Блог
Как все успевать на работе: 5 советов для риэлтора

Как все успевать на работе: 5 советов для риэлтора

Риэлтор — это не офисный работник, который может спланировать свой день. Он порой не знает, где окажется через час, так как может позвонить клиент и попросить провести показ «сегодня», хотя планировали «послезавтра». Агенты разрываются минимум между пятью делами, продолжительность которых предсказать невозможно. Как успевать все делать, когда приходится работать в режиме многозадачности, мы спросили у экспертов.

Тайм-менеджмент — это умение правильно планировать и вовремя выполнять дела. Эксперт Дмитрий Шапошников утверждает, что если в вашем рабочем дне есть больше 4-х дел, значит вам нужен тайм-менеджмент. Риэлторы безоговорочно подходят под этот критерий, а значит вопрос актуален: как правильно распоряжаться временем, чтобы все успевать?

Содержание:

I. Планируйте правильно
II. Делегируйте задачи
III. Найдите причину прокрастинации
IV. Подружитесь с многозадачностью
V. Подключите CRM-систему

Планируйте правильно

Опытный риэлтор и коуч Джошуа Джарвис касательно того, как все успевать на работе, советуют планировать дела с помощью Матрицы Эйзенхауэра, которую еще в 1950-х годах придумал президент США Дэвид Эйзенхауэр. Он много лет работал над методами по увеличению продуктивности и в конце концов предложил составлять вот такую таблицу:

как все успевать
Матрица Эйзенхауэра — способ разделить задачи по приоритетности

Таблица поможет распределить дела по срочности и важности. Разделите лист бумаги на четыре части.

  1. В левой верхней запишите важные и срочные дела. Их нужно сделать сразу.
  2. В правой верхней — менее срочные, но тоже важные. Их нужно записать в список дел и выполнять, когда важные и срочные дела закончатся.
  3. В левой нижней — срочные, но менее важные. Их стоит делегировать подчиненным.
  4. В правой нижней — менее важные и менее срочные. Их тоже можно делегировать или сделать, когда не останется более важных задач. Или вообще не делать никогда.

Если вам удобнее использовать компьютер вместо бумажного блокнота, то можно сделать аналогичный документ в таблице Excel или установить приложение для распределения дел по принципу Эйзенхауэра на свой смартфон, например Taskman для iPhone или My Effectiveness: Tasks, To-do для Android.

Как вариант, еще можно ставить себе цели по системе SMART, и тогда сколько бы ни возникало незапланированных дел, они не превратят вашу работу в хаос.

как правильно распределять время чтобы все успевать
Читать по теме
Чтобы больше успевать, надо больше отдыхать! Еще 9 советов о том, как эффективно распределять силы в рабочее время, читайте в блоге.

Назад к содержанию

Делегируйте задачи

Срочные, но не самые важные дела Эйзенхауэр предлагал делегировать. Сегодня в это понятие входит не только передача задач подчиненным, но и найм фрилансеров и специалистов на аутсорсе. Но какие дела стоит делегировать?

  1. Реклама и продвижение. Сюда входят холодные звонки, e-mail рассылки, написание объявлений, их размещение на сайтах недвижимости и публикация постов в соцсетях.
  2. Те задачи, с которыми ваши коллеги справятся лучше. Например, с холодными звонками — самоуверенный и общительный коллега, а с продажей квартиры молодей семье — риэлтор с маленьким ребёнком, который лучше понимает нужды клиента.

Не забывайте, что делегирование — не значит отсутствие контроля. Но и не стоит опекать исполнителей в мелочах — дайте им возможность все сделать самостоятельно.

как построить день чтобы все успевать
Читать по теме
89% компаний, которые передают дела на аутсор, ни разу не пожалели о своем решении. Почему так и что лучше для риэлтора: аутсорсинг или аутстаффинг, узнайте в нашем блоге.

Назад к содержанию

Найдите причину прокрастинации

Еще одна причина, почему вы не успеваете сделать на работе все, что планировали — этопрокрастинация. Так называют поведение человека, когда он откладывает наиболее важные дела на потом, посвящая время менее приоритетным и простым задачам. Прокрастинация — это способ нашего тела показать, что ему нужен отдых, а мозг таким образом дает сигнал, что задача ему не интересна.

Основное отличие прокрастинации от лени в том, что ленивому человеку абсолютно все равно, сможет ли он выполнить поставленную задачу. Тогда как прокрастинатору не все равно, он помнит о деле, но откладывает поручение до последнего момента, за счет чего ему приходится тратить на них больше сил, чем при планомерном подходе.

Выделяют 3 основных причины прокрастинации и тактики борьбы с ними.

  1. Перфекционизм. Риэлтор стремится сделать больше, чем способен, постоянно думает о том, как все успеть на работе, когда завал, но плохо делать не хочет. В результате откладывает задачи, которые не может выполнить идеально или растягивает обычную рутину, пытаясь довести мелкие дела «до блеска». Если вы когда-нибудь писали объявление о сдаче квартиры в течение часа, чтобы сделать его максимально привлекательным, то эта причина вам знакома.
  1. Боязнь провала. Знакомо рассуждение: «Не буду работать с этой квартирой, а то она проблемная — вдруг не продам»?
  1. Избегание скучной работы. В обязанностях риэлтора есть много рутины. Чего стоит только выкладывание объявлений на интернет-площадки: копировать — вставить, копировать — вставить… А если надо выложить сразу 10 объявлений на 7 площадок, то это затянется на часы. Это скучно, и тут же «включается» прокрастинация.
как начать все успевать
Читать по теме
Отучить себя от прокрастинации и работать, как настоящий джедай, можно, если правильно распределять свое мыслетопливо. Как это сделать, узнайте в нашем блоге.

Назад к содержанию

Подружитесь с многозадачностью

Гленн Уилсон, профессор института психиатрии Лондонского университета доказал, что когда люди нагружают себя одновременно несколькими интеллектуальными задачами, их уровень IQ снижается на 10 пунктов. Ученый утверждает, что такой эффект сравним с влиянием бессонницы или марихуаны. Согласно другим исследованиям, мультизадачность снижает продуктивность почти на 40%.

Совет, как организовать свое время, чтобы все успевать, прост: выполняйте задачи по очереди и не держите в голове несколько дел одновременно. Как этому научиться?

  1. Используйте технику Pomodoro. Разделите свой день на 30-минутные «помидоры», состоящие из 25 минут работы и 5 минут отдыха. В каждый из «помидоров» без отвлечений и переключений занимайтесь одной задачей. Если она крупная, то выделите на нее несколько «помидоров», а после отдохните столько 5-минуток, сколько было пропущено. Такой подход помогает в короткий срок выполнить даже сложную и неприятную работу. Не переживайте, если вас будут отвлекать звонками и срочными делами: такова специфика работы риэлтора. Просто остановите таймер и позже вернитесь к задаче или выделите на неё новый «помидор».
  2. Минимизируйте отвлекающие факторы. Выделите несколько периодов времени, в которых любое общение, кроме нежданных звонков от клиентов, следует исключить. Отключите уведомления в телефоне, закройте почту и соцсети, сосредоточьтесь на вдумчивых процессах: поиске и подборе объектов, оформлении наиболее важных документов.
  3. Продумайте список дел, не требующих глубокого погружения, которыми можно заполнить непредвиденные перерывы в работе. Например, во время ожидания опаздывающего клиента вполне можно успеть сделать несколько «холодных» звонков или связаться с другими клиентами.

Назад к содержанию

Подключите CRM-систему

Рутина, вроде подготовки отчетов, подбора объектов, публикации объявлений на сайты недвижимости занимает время и выматывает. Передайте ее искусственному интеллекту. Например, отраслевой CRM-системе. Один из облачных сервисов — SalesapCRM — разработан для работы с недвижимостью и автоматизирует почти любые процессы:

  1. Публикация объявлений на сайтах недвижимости

Для того, чтобы ваше объявление появилось на сайтах недвижимости, достаточно добавить их в систему, активировать интеграцию с сервисом Zipal и всего в 4 клика отправить объявление о продаже объекта на 213 сайтов недвижимости.

Как все успевать на работе: 5 советов для риэлтора
Так в SalesapCRM выглядит процесс выгрузки объявлений на сайты недвижимости
  1. Поиск объявлений от собственников

Вместо того, чтобы отдельно заходить на сайты и на каждом искать подходящие клиенту объекты, достаточно выставить прямо в системе фильтры, соответствующие искомым параметрам, и задать поиск. CRM сама проверит 14 популярных площадок и выдаст все подходящие объявления от собственников.

Как все успевать на работе: 5 советов для риэлтора
Так происходит парсинг объектов с внешний сайтов в SalesapCRM

Риэлтору останется только добавить объекты из этой выдачи в базу системы и начать с ними работать.

Как все успевать на работе: 5 советов для риэлтора
Так добавляются объекты после парсинга в базу объектов SalesapCRM

Так, вместо 1-2 дней объекты для клиента-покупателя можно найти в его присутствии в течение нескольких минут.

как успевать все делать на работе
Читать по теме
Чтобы выбрать самую удобную CRM-систему для своего агентства, надо сравнить и протестировать несколько вариантов. По каким параметрам их сравнивать и как не переплатить за лишний функционал, советы читайте в блоге.

Для риэлторов остро стоит вопрос, как успевать все делать на работе и заключать много успешных сделок за меньшее время. Пробуйте разные техники, о которых мы рассказали и найдите наиболее эффективную для себя. А чтобы разобраться с рутинными делами, внедряйте CRM-систему. Начните с тестирования SalesapCRM: в течение 7 дней можно бесплатно испытать ее максимальные возможности. Для этого достаточно только зарегистрироваться.

Назад к содержанию

Автор: Оксана Дубинецкая

Добавить комментарий