Кейс внедрения S2 в ГК «Техноресурс»:

«Менеджеры стали на 30% быстрее обрабатывать заявки»

Cover
Раньше учебный центр группы компаний «Техноресурс» вел учет в Excel. Данные приходилось искать по разным таблицам, менеджеры по ошибке дублировали заявки, забывали указывать статусы сделок, а на составление документов тратили уйму времени. Из-за путаницы некоторые заявки оставались без внимания, и клиенты уходили. Тогда руководитель компании решил внедрить CRM.
ГК «Техноресурс»

Московская компания, которая обучает сотрудников промышленных предприятий охране труда.

Avatar
Андрей Приходько,
гендиректор ГК «Техноресурс», рассказал, как S2 помогла ускорить бизнес-процессы и позволила быстрее принимать управленческие решения.
Зачем понадобилась CRM

«Мы теряли прибыль из-за неверных статусов в клиентской базе»

— Первые 2 года компания вела весь документооборот в Excel. У нас было несколько таблиц по разным направлениям. Например, в одной были шаблоны документов, в другой фиксировали процесс обучения и график занятий, в третьей вели финансовый учет и т. д. И даже в этом, казалось бы, порядке было непросто ориентироваться. У нас были проблемы:

  1. Менеджеры не могли быстро находить нужную информацию о клиентах и не понимали, на каком этапе находятся сделки. Часто сотрудники дублировали заявки и не ставили актуальные статусы. Был случай, когда необработанному лиду присвоили статус, будто ему уже сделали предложение. Оказалось, что этому клиенту никто не звонил, а он ждал и затем ушел к конкурентам.

    Вообще важно как можно быстрее обрабатывать заявки. А нам для этого приходилось собирать информацию из нескольких таблиц.

  2. Сотрудники долго составляли документы. Шаблоны договоров и закрывающих документов мы тоже хранили в отдельных таблицах. Менеджер вручную переносил туда данные клиента и тратил 15 минут на проверку реквизитов компании, сверку со списком оказанных услуг и т. д.
  3. Мне было сложно вести учет финансов. Я не мог в любой момент посмотреть отчет по расходам и доходам, мне приходилось ждать, пока бухгалтер предоставит эти данные, и потом их анализировать. Это занимало по часу в день.
  4. Было сложно контролировать задачи и сделки. Не было удобного инструмента для контроля сделок и сотрудников. Чтобы узнать, кто чем занят, надо было расспрашивать менеджеров: «А чем ты занимаешься? А как дела по такому-то клиенту, по такой-то сделке?». Это занимало много времени, и мне нужно было постоянно находиться в офисе. Если задачу закрыли, то мне снова приходилось спрашивать это у сотрудников или просить их составлять отчёт.

Чтобы решить эти проблемы, я решил попробовать CRM. Выбрал 20 сервисов, которые тестировал две недели. В основном обращал внимание на несколько параметров:

Kriterii

В итоге выбрали S2 CRM, которая отвечает всем этим критериям.

Как проходило внедрение S2 CRM

«Разбирались сами, техподдержка помогала»

— Мы подключили CRM в 2017 году и сами начали ее внедрять. Иногда обращались в техподдержку, но в целом не было ничего сложного. Что мы сделали:

  1. Импортировали базу клиентов и настроили свои поля. Клиентскую базу подгрузили в CRM за 5 минут.
  2. Настроили таск-менеджер. Теперь я вижу, какие задачи выполняют сотрудники, а не спрашиваю у каждого, какие у него планы на день. Менеджерам не нужно приносить мне в конце дня отчет о выполненных задачах. Они занимаются только работой с клиентами и думают, как качественно выполнить заказ и закрыть сделку.
  3. Настроили две воронки со статусами заявок и сделок, чтобы видеть, на каком этапе у нас находятся клиенты. В одной воронке контролируем продажи, во второй — процесс обучения от зачисления на курс до выдачи удостоверения.
  4. Создали шаблоны закрывающих документов. Обратились в техподдержку, чтобы нам помогли перенести наши шаблоны в CRM.
  5. Подгрузили список услуг компании в CRM, чтобы менеджер быстро прикреплял их к карточке сделки, видел сумму и мог выставить счет.
  6. Еще мы настроили автоматизацию. После поступления платежа менеджер указывает в карточке сделки, что услугу оплатили. Затем система переводит клиента с этапа продажи в воронку сопровождения и присваивает статус «Сотрудничаем». Благодаря этому не нужно каждый раз перетаскивать карточку в воронку обучения.
Результаты внедрения S2 CRM

«Экономлю 1 час в день и больше занимаюсь развитием бизнеса»

— В S2 CRM мы работаем 3 года, за это время добились таких результатов:

1. В базе нет дублей и видно историю по каждому клиенту

на 30%
ускорилась
обработка заявок

До внедрения CRM менеджеру приходилось собирать информацию о клиенте из нескольких таблиц. Теперь вся информация хранится одном месте — в карточке клиента, где видно, что и когда ему продали, примечания, контакты. А еще CRM показывает дубли, и мы их удаляем, чтобы не путаться в заявках. В итоге на поиск нужных данных уходит всего 2 минуты.

Screen 1
В карточке клиента есть лента активности, где зафиксирована вся история взаимодействия с клиентом.

2. Видно, на каком этапе каждая сделка

Мы создали две воронки. В одной контролируем продажи, во второй — процесс обучения. Затем разработали статусы и настроили автоматизацию.

100%
заявок
обрабатывают сотрудники

После поступления платежа менеджер указывает в CRM, что услугу оплатили. Тогда клиент автоматически переходит в другую воронку, и система присваивает ему статус «Сотрудничаем». Это тоже экономит время менеджера. Не нужно вручную перетаскивать карточку сделки в воронку обучения.

Благодаря актуальным статусам сделок менеджеры видят, какие заявки нужно обработать, и не путаются. Это обезопасило нас от потери выручки.

Screen 2
В воронке видны этапы и суммы всех сделок.

3. Быстрее составляем документы

10 минут
нужно, чтобы обработать заявку и выставить счет

Раньше, чтобы составить закрывающие документы, менеджер собирал данные о клиенте из нескольких таблиц, вносил их в шаблон, а потом перепроверял. Теперь он делает это в два клика. Благодаря S2 менеджеру достаточно всего 10 минут, чтобы обработать новую заявку и выставить клиенту счет.

CRM интегрирована с сервисом DaData. Поэтому в карточке клиента достаточно указать ИНН, а остальные реквизиты программа автоматически подгрузит: город, контакты, название компании, ОГРН и т. д. Эту же информацию система автоматически подтягивает в шаблон закрывающих документов. Благодаря этому менеджер не ошибается в реквизитах и экономит время.

Screen 3
S2 подгружает данные клиента в шаблон документа. Для этого нужно добавить туда метки переменных значений.

4. Быстро понимаю, кто чем занят

1 час
в день
я экономлю благодаря S2

Благодаря доске задач я вижу, над какими задачами работают сотрудники. В среднем это экономит мне около 1 часа в день, чтобы заняться стратегическим развитием бизнеса, а не рутиной.

Менеджеры теперь думают только о том, как качественно выполнить заказ, быстро обрабатывать лиды и закрывать сделки. Им не нужно в конце рабочего дня рассказывать, что успели сделать, сколько клиентов отказались от покупки и почему.

Screen 4
CRM показывает, какие дела у сотрудников запланированы или просрочены.

Результаты внедрения S2 в учебный центр ГК «Техноресурс»

Result
Quote
Андрей Приходько:

— У S2 CRM очень удобный интерфейс. Тот случай, когда CRM настраиваешь под бизнес, а не бизнес под CRM. Плюс в системе есть десятки функций за низкую цену.

Менеджеры стали работать на 30% быстрее, а я экономлю 1 час в день на контроле задач, которыми заняты сотрудники. Теперь я больше занимаюсь развитием бизнеса, а не рутиной.

Управляйте бизнесом с помощью решений S2

Мы точно знаем, что нужно делать, чтобы облегчить жизнь вам и вашим сотрудникам

Rotate smartphone
Для более удобного просмотра поверните телефон