Кейс внедрения S2 в рекламно-производственную компанию «Практика»:

«Снизили потерю заявок на 10%»

Cover
Почти 10 лет краснодарская рекламно-производственная компания «Практика» использовала в работе только блокноты и Excel. Бизнес терял заявки из-за путаницы в таблицах, а на подсчет зарплаты уходило полдня. Но все это закончилось после внедрения S2 CRM.
РПК «Практика»

производит и размещает наружную рекламу, создает брендированную и сувенирную продукцию, занимается полиграфией.

Avatar
Ксения Ряжских,
основательница и директор РПК «Практика», рассказала, как внедрение S2 помогло быстрее обрабатывать заявки и проще управлять командой.
Зачем понадобилась CRM

«Мы не успевали фиксировать заявки и теряли 10% лидов»

—  Я давно думала о CRM, но не решалась попробовать, потому что система, которую внедрили на моей прошлой работе, всех ужасно раздражала. Неудобный интерфейс, много кнопок и функций, в которых сложно разобраться, — менеджерам казалось, что вносить информацию в Excel куда проще и удобнее.

Позже я открыла свой бизнес, и мы тоже начали использовать Excel, а заодно купили 1С ради возможности создавать документы по шаблону. В 2019 году клиентов стало больше, и у нас начались сложности: два менеджера не справлялись с потоком заявок. Все данные вносили по старинке в Excel: фиксировали ФИО, контакты, вид услуг, цену и срок. Документ выглядел как сплошное текстовое полотно, в котором сложно было разобраться. Из-за этого у нас были проблемы:

  1. Мы не могли быстро находить нужную информацию о клиентах. Менеджеры вносили данные о размерах макетов, контактах и описании сделки в несколько разных таблиц и папок на «Яндекс.Диске». Из-за этого сотрудники тратили по полчаса в день, чтобы найти заявки, по которым нужно было сегодня, например, позвонить или выставить счет.

  2. Менеджеры не понимали, какие задачи нужно сделать сегодня. В таблицах и на «Яндекс.Диске» не было напоминаний, а из-за путаницы мы постоянно срывали дедлайны.

  3. Тратили полдня на подсчет оплат клиентов и зарплат сотрудников. Все денежные переводы менеджеры тоже вносили в таблицу, но там был такой беспорядок, что мне приходилось закрываться на 4 часа в кабинете и вручную проверять все оплаченные сделки в таблице, а затем сверять их с переводами на счет компании. Затем я вручную рассчитывала комиссию продажников и размер их зарплаты.

Из-за всего этого менеджеры упускали около 10% лидов, а я как руководитель тратила уйму времени на учет финансов и другую рутину.

В итоге мы решили попробовать CRM. Выбрали несколько сервисов и тестировали их 4 месяца. В основном я обращала внимание на несколько параметров:

  1. Смогут ли менеджеры быстро освоить программу

  2. Есть ли сервис для создания шаблонов закрывающих документов

  3. Можно ли заполнять посреднические заказы с фиксацией прибыли и расходов

  4. Можно ли составлять финансовые отчеты

В числе прочих мы пробовали и amoCRM, но она показалась нам очень сложной. В интерфейсе непросто разобраться, хотя по функционалу она, возможно, не хуже аналогов.

В итоге выбрали S2 CRM — у нее простой интерфейс: удобно делать закрывающие документы, в карточках клиентов отображаются расходы и прибыль с заказа, а финансовые показатели и другие отчеты видно на главном экране сервиса.

Как проходило внедрение S2 CRM

«Во всем разобрались сами, было очень просто»

— Мы подключили CRM в октябре 2019 года и сами начали ее внедрять. Оказалось, что настроить программу можно без специальных технических навыков. В итоге к январю все сотрудники начали работать в системе. Что мы сделали:


Еще мы настроили сценарии автоматизации. Например, теперь при выставлении счета клиенту автоматически создается непроведенный платеж. А когда менеджер отправляет заказчику расчет, то статус сделки меняется на «Перезвонить через два дня», и в положенный срок CRM напоминает связаться с клиентом.

Чтобы во всем разобраться, мы писали в техподдержку, где нам очень быстро отвечали. Но чаще всего нужную информацию мы находили в «Справке», где все просто и понятно описано.

Результаты внедрения S2 CRM

«Мы перестали терять заявки и ускорили работу менеджеров»

— В S2 CRM мы работаем 9 месяцев, и вот каковы результаты:

1. Видно всю историю взаимодействия с клиентом

в 10 раз
быстрее
менеджер обрабатывает заявки

До внедрения CRM, чтобы найти историю покупок клиента, приходилось проверять несколько таблиц Excel и папок «Яндекс.Диска». На это у каждого сотрудника уходило около 30 минут в день.

Теперь менеджеры фиксируют информацию о клиенте в карточке, где видны все заявки на услугу, история покупок, примечания, контакты, история переписки по почте. Благодаря этому на поиск нужных данных уходит всего 3 минуты.

Screen 1
В S2 вся информация о клиенте хранится в специальной карточке: история покупок, контакты, общие показатели выручки в рублях, количество выигранных сделок

2. Понятно, где в воронке продаж находятся сделки

Теперь видно, какие задачи стоят по сделке, ее статус и на каком этапе воронки продаж она находится. Менеджер быстро составляет список задач на день и не переживает, что забыл что-то сделать. CRM покажет, какие дела нужно выполнить сегодня, какие — завтра или к конкретной дате, а где уже сорвали сроки.

на 10%
снизили
потерю заявок

Данные по заказам удобно фильтровать по статусам: кому позвонить, написать или выставить счет. Выбрал, например, «Напомнить об оплате» — и перед тобой появились все карточки с нужными клиентами. Искать их в таблице Excel, как раньше, уже не надо. В результате мы перестали терять 10% заявок.

Screen 2
В карточке сделки видно, что клиент находится на втором из шести этапов (зеленая стрелка), а менеджер готовится к переговорам. Синим цветом выделен статус. Он сообщает, что услугу частично оплатили

3. Стали быстрее считать зарплату

в 8 раз
ускорился
подсчет зарплат

Теперь я свожу все оплаченные счета за месяц в одну таблицу в CRM, смотрю, сколько прибыли принес каждый менеджер и выполнил ли он план. Затем от этой суммы считаю процент и отправляю данные в банк для перевода зарплаты. Раньше я могла потратить на это 4 часа, утонув в цифрах. А теперь — максимум полчаса.

Screen 3
В таблице с отчетом по прибыли можно настроить ячейки и столбцы, как в Excel

4. Удобно смотреть финансовые отчеты

CRM автоматически формирует отчеты о доходах и расходах компании, и я в любой момент могу посмотреть их прямо на дашборде на рабочем столе. Документ можно распечатать или выгрузить в Excel.

Одна функция 1C обходилась дороже, чем вся S2

5. Экономим время и деньги на составлении закрывающих документов

Раньше мы использовали для этого дорогой сервис 1С, а в S2 CRM аналогичная функция уже входит в наш тариф, и мы хорошо сэкономили. Благодаря сервису шаблонов документов менеджер тратит на их оформление всего 15-30 минут в день.

Результаты внедрения S2 в компанию «Практика»

Result
Quote
Ксения Ряжских:

— У S2 CRM очень простой и понятный интерфейс, сервисом удобно пользоваться, его легко внедрить. Мы ускорили обработку заявок в 10 раз, снизили потерю лидов на 10%, упростили документооборот. Мне стало удобнее наблюдать за финансовыми показателями и принимать стратегические решения.

Мы внедрили еще не все инструменты S2, которые хотели. В будущем подключим SMS- и email-рассылки, чтобы информировать клиентов о статусе заявки, а также интегрируем телефонию и по записям звонков будем отслеживать качество обслуживания.

Управляйте бизнесом с помощью решений S2

Мы точно знаем, что нужно делать, чтобы облегчить жизнь вам и вашим сотрудникам

Rotate smartphone
Для более удобного просмотра поверните телефон