Собирайте больше лидов, быстрее работайте с клиентами и принимайте решения
Организуйте работу любых отделов, автоматизируйте аналитику и контроль
Управление любыми ресурсами, неограниченная гибкость, решение в закрытом контуре
Решение для компаний, ключевым процессом которых являются прямые продажи
Решение для компаний, производящих любые виды товаров
Решение для компаний, работающих в сфере B2B
Решение для компаний, работающих в сфере услуг
Решение для компаний, оказывающих услуги в сфере доп. образования
Решение для компаний, для которых ключевыми являются процессы набора персонала
Решение для компаний, предоставляющих медицинские услуги
Решение для компаний, оказывающих любые виды транспортно-логистических услуг
С 1 января 2021 года все без исключений работодатели должны вести трудовые книжки в электронном виде. Разбираемся, выгодно ли это сотрудникам и какие есть нюансы оформления для компаний.
Мария Романовская
Бухгалтер, ведет частную практику и экспертный блог
До конца 2020 года работодатели должны были собрать у сотрудников заявления — либо о просьбе продолжать ведение бумажной трудовой книжки (БТК), либо о просьбе вести только электронную трудовую книжку.
Переходить на электронную трудовую книжку (ЭТК) или нет — желание работника. Его нельзя обязать принудительно сменить формат трудовой книжки.
Если сотрудник захотел оставить бумажную трудовую книжку, тогда работодателю нужно вести и бумажную, и электронную трудовую одновременно.
Когда не надо вести бумажную трудовую:
Пример
Иван в июле 2020 года только окончил университет. Он никогда не работал официально и планировал начать только после учебы.
Пока Иван сдавал диплом, отмечал окончание и переезжал в Москву, наступил 2021 год. После январских праздников он ходил на собеседования и 30 января Ивана взяли на официальную работу секретарем.
С 1 января 2021 года работодателям не надо заводить бумажную трудовую для сотрудников, которые выходят на работу впервые в жизни. Поэтому на первой официальной работе Ивану завели сразу электронную трудовую книжку.
Если бы он устроился на работу 30 декабря, у него был бы выбор — вести бумажную книжку или нет.
С 2020 кадровые изменения надо отражать в отчете СЗВ-ТД. Отчеты нужны по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору. Составлять их нужно только в случае кадровых изменений. Если ничего не происходило — подавать отчет по нему не нужно.
Кадровые изменения это:
Вернемся к примеру с секретарем Иваном
Когда Ивана приняли на официальную работу — подали отчет. Если бы он устроился на работу, когда еще существовали обязательные бумажные трудовые, он бы написал заявление об отказе или желании ее вести, после заявления подали бы отчет СЗВ-ТД.
Он работал 2 месяца — отчеты по нему не подавали. Иван дослужился до повышения, теперь он младший менеджер — снова подали отчет.
Он был младшим менеджером примерно 1 год. В это время отчет по нему не подавали. Через 1 месяц ему присвоили квалификацию, он стал младшим менеджером по продажам — снова подали отчет.
В итоге Иван проработал в компании 1,5 года и уволился — после этого подали последний отчет СЗВ-ТД по Ивану.
Отчеты готовят бухгалтеры или кадровики. Сдают его в Пенсионный фонд России.
Что пишут в отчете:
Когда подавать отчет:
Если сотрудник отказался переходить на электронную книжку, штрафа не будет. Но если компания планово не сдает в ПФР отчеты с кадровыми изменениями, то за это начисляют штраф от 300 до 500 рублей.
Для бизнеса:
Для сотрудников:
Для бизнеса — трата времени и усилий для перехода на новую систему. Нужно уведомить сотрудников, сдавать отчет по форме СЗВ-ТД и решить вопрос с внутренними документами, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками.
Для сотрудников недостатков нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.
Сотрудник может получить сведения или в бумажном, или в электронном виде с цифровой подписью. Такую выписку можно распечатывать, отправлять по email или просто хранить как файл.
Ничего. Только проконтролировать, чтобы ему выдали бумажную трудовую на руки.
Пока что в электронную книжку заносятся те же сведения, что и в бумажную: Ф.И.О., где и когда работал, должность/ профессия/ специальность, квалификация/разряд, даты приема, увольнения, перевода на другую работу, причины увольнения.
Да, если сотрудник выбрал электронную книжку, бумажную отдают на руки и больше не ведут. Все сведения будут передаваться в ПФР в электронном формате.
7 важных тезисов:
Автор: Полина Ладина
1500+ компаний выбрали нас. Определим ключевые задачи и предложим лучшее решение