5 шагов, чтобы автоматизировать документооборот

Каждую неделю мы пишем об обновлениях S2 — в том числе о новых сценариях автоматизации, создании счетов и документов, отправке писем из карточек объектов. Сегодня мы хотим показать, что все эти функции позволяют не только упростить документооборот, но и автоматизировать его всего за 5 шагов. 

Шаг 1: создайте шаблоны необходимых документов и писем

Подготовить коммерческие предложения, заполнить договоры, просчитать сметы и написать письма клиентам — эти рутинные действия отнимают большую часть рабочего дня. 

Составьте список всех документов и писем, которые вы используете в работе, и создайте шаблоны для них. Помните, что в шаблоны можно добавлять метки, вместо которых система автоматически подставит нужную информацию — имя клиента, сумму сделки и пр.

Шаг 2: автоматизируйте выставление счетов и подготовку документов

На втором шаге мы настроим систему таким образом, чтобы документы и счета не пришлось создавать вручную. Для этого нужно добавить сценарии для автоматической подготовки документов при наступлении определённых условий.

Например, компания поставляет строительные материалы и в ответ на каждый запрос отправляет клиенту смету. На предыдущем шаге менеджер создал шаблон для подготовки сметы из привязанных к заявке продуктов. Достаточно настроить сценарий, и смета будет автоматически генерироваться при переводе заявки на этап «Подготовка документов». 

Таким же образом можно настроить и выставление счетов.

Теперь документы автоматически генерируются в нужный момент:

1. клиенты не ждут, пока вы создадите или заполните документ;
2. забыть заполнить нужные бумаги или не выставить счёт невозможно — система сделает всё сама.

Шаг 3: автоматизируйте отправку счетов и документов клиенту

Итак, мы уже добились того, чтобы нужные документы в нужное время автоматически создавались в S2. Пришло время настроить их автоматическую отправку клиентам на почту. Для этого также используются сценарии автоматизации.

Вернёмся к предыдущему примеру и дополним настройку автоматизации отправкой письма:

1. отметим галочкой «Прикрепить к почтовому сообщению», чтобы система подготовила документ к отправке;
2. добавим следующее действие — непосредственно отправку письма клиенту, выбрав нужный почтовый шаблон.

Готово! Ещё недавно вы вручную подготавливали каждый документ, а сейчас система не только создаёт, но и сама отправляет клиентам необходимые бумаги.

Шаг 4: упростите взаимодействие между отделами компании

Осталось сделать так, чтобы документы из CRM отправлялись еще и сотрудникам — например, для согласования.

К примеру, клиент из прошлого примера оценил смету и готов оплатить товары. Менеджер переводит заявку в сделку, система автоматически генерирует договор и счёт, а затем отправляет их клиенту. Клиент оплачивает необходимую сумму и сделка переводится на новый этап — «Поставка». Пора передавать список нужных товаров на склад, а информацию об объёме заказа и адресе доставки — в отдел логистики. 

Вместо того, чтобы каждый раз делать это вручную, мы рекомендуем использовать автоматизацию: при переводе сделки на этап «Поставка» S2 отправит в отдел логистики e-mail с адресом клиента и информацией о заказе, а письмо со списком товаров — на склад.

Шаг 5: используйте базу знаний

Обмен документами с клиентами и между отделами автоматизирован, остаётся решить внутренние дела компании:

1. где взять образец служебной записки с актуальной шапкой?
2. кто-то знает, где последняя версия графика отпусков?
3. у кого есть должностная инструкция с правками от юриста?

Все эти вопросы решаются при помощи внутренней базы знаний, которую можно вести прямо в S2: 

1. хранить актуальные версии всех внутренних документов, чтобы сотрудники всегда знали, где искать нужные образцы;
2. выстроить свою систему обучения, добавив в базу знаний раздел с необходимыми материалами;
3. собрать ответы на все вопросы новичков — от дресс-кода до расчёта премий.