Решения
По размеру

Малый бизнес

Собирайте больше лидов, быстрее работайте с клиентами и принимайте решения

Средний бизнес

Организуйте работу любых отделов, автоматизируйте аналитику и контроль

Крупный бизнес

Управление любыми ресурсами, неограниченная гибкость, решение в закрытом контуре

По отрасли

CRM для продаж

Решение для компаний, ключевым процессом которых являются прямые продажи

CRM для производства

Решение для компаний, производящих любые виды товаров

CRM для B2B

Решение для компаний, работающих в сфере B2B

CRM для B2C

Решение для компаний, работающих в сфере B2C

CRM для образования

Решение для компаний, оказывающих услуги в сфере доп. образования

CRM для рекрутинга

Решение для компаний, для которых ключевыми являются процессы набора персонала

CRM для клиник

Решение для компаний, предоставляющих медицинские услуги

CRM для логистики

Решение для компаний, оказывающих любые виды транспортно-логистических услуг

Все отрасли

+7 499 490-71-05
Вход

5 шагов, чтобы автоматизировать документооборот

Каждую неделю мы пишем об обновлениях S2 — в том числе о новых сценариях автоматизации, создании счетов и документов, отправке писем из карточек объектов. Сегодня мы хотим показать, что все эти функции позволяют не только упростить документооборот, но и автоматизировать его всего за 5 шагов. 

Шаг 1: создайте шаблоны необходимых документов и писем

Подготовить коммерческие предложения, заполнить договоры, просчитать сметы и написать письма клиентам — эти рутинные действия отнимают большую часть рабочего дня. 

Составьте список всех документов и писем, которые вы используете в работе, и создайте шаблоны для них. Помните, что в шаблоны можно добавлять метки, вместо которых система автоматически подставит нужную информацию — имя клиента, сумму сделки и пр.

Шаг 2: автоматизируйте выставление счетов и подготовку документов

На втором шаге мы настроим систему таким образом, чтобы документы и счета не пришлось создавать вручную. Для этого нужно добавить сценарии для автоматической подготовки документов при наступлении определённых условий.

Например, компания поставляет строительные материалы и в ответ на каждый запрос отправляет клиенту смету. На предыдущем шаге менеджер создал шаблон для подготовки сметы из привязанных к заявке продуктов. Достаточно настроить сценарий, и смета будет автоматически генерироваться при переводе заявки на этап «Подготовка документов». 

Таким же образом можно настроить и выставление счетов.

Теперь документы автоматически генерируются в нужный момент:

  1. клиенты не ждут, пока вы создадите или заполните документ;
  2. забыть заполнить нужные бумаги или не выставить счёт невозможно — система сделает всё сама.

Шаг 3: автоматизируйте отправку счетов и документов клиенту

Итак, мы уже добились того, чтобы нужные документы в нужное время автоматически создавались в S2. Пришло время настроить их автоматическую отправку клиентам на почту. Для этого также используются сценарии автоматизации.

Вернёмся к предыдущему примеру и дополним настройку автоматизации отправкой письма:

  1. отметим галочкой «Прикрепить к почтовому сообщению», чтобы система подготовила документ к отправке;
  2. добавим следующее действие — непосредственно отправку письма клиенту, выбрав нужный почтовый шаблон.

Готово! Ещё недавно вы вручную подготавливали каждый документ, а сейчас система не только создаёт, но и сама отправляет клиентам необходимые бумаги.

Шаг 4: упростите взаимодействие между отделами компании

Осталось сделать так, чтобы документы из CRM отправлялись еще и сотрудникам — например, для согласования.

К примеру, клиент из прошлого примера оценил смету и готов оплатить товары. Менеджер переводит заявку в сделку, система автоматически генерирует договор и счёт, а затем отправляет их клиенту. Клиент оплачивает необходимую сумму и сделка переводится на новый этап — «Поставка». Пора передавать список нужных товаров на склад, а информацию об объёме заказа и адресе доставки — в отдел логистики. 

Вместо того, чтобы каждый раз делать это вручную, мы рекомендуем использовать автоматизацию: при переводе сделки на этап «Поставка» S2 отправит в отдел логистики e-mail с адресом клиента и информацией о заказе, а письмо со списком товаров — на склад.

Шаг 5: используйте базу знаний

Обмен документами с клиентами и между отделами автоматизирован, остаётся решить внутренние дела компании:

  1. где взять образец служебной записки с актуальной шапкой?
  2. кто-то знает, где последняя версия графика отпусков?
  3. у кого есть должностная инструкция с правками от юриста?

Все эти вопросы решаются при помощи внутренней базы знаний, которую можно вести прямо в S2: 

  1. хранить актуальные версии всех внутренних документов, чтобы сотрудники всегда знали, где искать нужные образцы;
  2. выстроить свою систему обучения, добавив в базу знаний раздел с необходимыми материалами;
  3. собрать ответы на все вопросы новичков — от дресс-кода до расчёта премий.

Получите полный доступ и план внедрения

1500+ компаний выбрали нас. Определим ключевые задачи и предложим лучшее решение