Автоматизация бизнес-процессов: кому нужна и для чего проводится?

Автоматизация бизнес-процессов — один из способов сокращения расходов в компаниях. Она освобождает сотрудников от рутинных и малопродуктивных задач, позволяет сократить количество персонала.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов — делегирование повторяющихся задач программам или сервисам. Алгоритмы программ решают задачи, которые раньше делали сотрудники вручную. В результате работники тратят меньше времени на выполнение рутинных операций.

---

Пример результата: повышается скорость коммуникации между отделами и специалистами и снижается риск ошибок из-за человеческого фактора.

Что автоматизация даёт бизнесу?

Основные цели и задачи автоматизации:

1. Экономия времени на выполнение рутинных задач и, как следствие, рост эффективности труда.
2. Минимизация ошибок из-за человеческого фактора.
3. Возможность контроля. В программах можно увидеть отчёты или просмотреть историю активности работника.
4. Перспективы для масштабирования бизнеса. Выставить 10—20 счетов можно вручную, а для 1 000 счетов уже потребуется программное обеспечение.

Автоматизация считается успешной, если расходы на изменение процесса, сервис и адаптацию окупаются после внедрения. Например, автоматизация процесса подготовки и обработки счетов на оплату высвобождает рабочее время менеджеров, и они заключают больше договоров.

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать?

Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс (БП) или целые системы бизнес-процессов. Система БП — это последовательность всех процессов, нацеленных на достижение целей компании. Отлично систематизируются и подчиняются машинным алгоритмам процессы, которые можно выразить через цифры или математические формулы.

Чаще всего в компаниях автоматизируют:

1. Бухгалтерию. Тут можно автоматизировать документооборот, проверку контрагентов, Для ведения бухгалтерского и налогового учёта, как правило, выбирают «1С». Программу можно дорабатывать под особенности бизнеса.
2. Управление сотрудниками. В отделе кадров можно автоматизировать: ведение табеля рабочего времени и графика отпусков, учёт больничных листов, составление и поддержание в актуальном состоянии списков сотрудников и их личных дел. После интеграции и внедрения, например, СБИС, эйчар может увидеть дополнительный эффект в снижении текучки кадров и большей удовлетворённости работой.
3. Управление проектами. Системы S2, «Битрикс24» и AmoCRM помогают оптимизировать взаимодействие между подразделениями, повысить качество постановки задач и контроль их выполнения. Системное ведение проектов сокращает сроки на согласование и бюрократические проволочки.
4. Клиентский сервис. Решения автоматизируют общение с покупателями, формирование базы данных клиентов, проведение маркетинговых кампаний. Часто используют: AmoCRM, «Битрикс». Роботизация клиентского сервиса помогает оперативно доводить до целевой аудитории актуальную информацию с помощью рассылок, цепочек сообщений, пуш-уведомлений; чтобы оптимизировать сбор данных о покупателях, используют различные CRM-системы.
5. Для крупного бизнеса и корпораций доступно решение по комплексной автоматизации. Для этой цели подойдут такие ПО, как Oracle.

Что нельзя автоматизировать?

Процессы, которые не получится автоматизировать:

— Требуют критического мышления, принятия сложных и нестандартных решений.В подобных ситуациях программы могут только помочь со сбором данных для анализа. Например, процесс решения, отпускаем ли товар по постоплате. Изменение влечёт риск роста задолженности покупателей, но и увеличение объёма продаж. Аналитик соберёт данные о клиентах, которые хотят покупать с отсрочкой, составит прогноз роста продаж. Руководитель анализирует собранную информацию и принимает решение отпускать товар по постоплате или нет.

— Невозможны без участия человека. К таким БП относят процессы, где важен человеческий контакт: предоставление обратной связи, собеседование с кандидатами на трудоустройство и увольнение работников.

— Часто изменяются или не имеют чёткой последовательности действий. Если для выполнения задачи приходится постоянно использовать новые правила, работа требует творческого подхода. Например, разработка и запуск промоакции. Сотрудники мониторят конкурентов, придумывают креативные идеи для привлечения клиентов и прогнозируют эффекты.

Автоматизацию не внедряют в следующих случаях:

1. бизнес только запустили, и требуется время на формирование рабочих процессов;
2. компания не растёт активно, сотрудникам хватает ресурса на выполнение всех задач;
3. затраты выше экономического эффекта от внедрения улучшений;
4. отсутствуют налаженные процессы.

Когда нужна автоматизация?

Внедрение автоматизации облегчает жизнь любому предприятию: от небольших интернет-магазинов до крупных промышленных заводов.

При этом способы различаются.

Малые предприятия и ИП не готовы инвестировать крупные суммы, поэтому выбирают преимущественно недорогие коробочные или облачные решения.

Коробочное ПО — это готовый инструмент, который поддерживается штатным специалистом («1С-Рарус: Бухгалтерия»).

Облачное решение — обеспечение на сайте и поддержка разработчиком, а клиент получает только доступ (Финтабло).

Средние компании активно интегрируют ИT-решения, комплекс модулей, требующих доработок и расширения функциональности (Oracle), для оптимизации процессов.

Крупные предприятия нанимают команду разработчиков, которые пишут программу специально под потребности, стремятся создать корпоративную комплексную систему, чтобы охватить все службы, подразделения и филиалы организации.

Когда покупка ПО оправдана?

1. Сотрудники ежедневно тратят значительную часть времени на повторяющиеся действия.
2. Растут объёмы информации, с которой работает компания.
3. Есть проблемы с коммуникацией внутри коллектива, например, сотрудники долго ждут ответа друг от друга.
4. Увеличился объём заказов и клиентской базы. Время на обработку заказов растёт.
5. Нужно контролировать нормативные требования и стандарты.

Пример автоматизации: учёт НДС

Учёт нужен всем компаниям, которые работают с НДС. Без него компания не знает корректной выручки и рискует переплатить сумму налога.

Очищать каждую операцию от НДС вручную долго, а также есть риск допустить ошибку.

Автоматический учёт НДС позволяет:
— видеть сумму НДС к уплате в бюджет и подлежащую возврату из бюджета;
— видеть чистую выручку за вычетом НДС и определение сумм к отражению в декларации;
— делать сверку по всей деятельности компании и контролировать работу бухгалтера.

---

Ирина Алиева продакт-менеджер Финтабло

Сервис автоматически считает НДС и сумму налога. В конце периода предприниматель может сравнить сумму из сервиса и из бухгалтерской отчётности. Часто разница удивляет предпринимателей, обнаруживается переплата, о которой по-другому бы никак не узнали.

В случае если на рынке есть готовое решение по автоматизации, выгоднее внедрить его, оценить функционал. И только если решение не подойдёт, задумываться о собственной разработке.

Какие системы используют?

Название	Функция	Наименование ПО
СRM	Управление продажами, коммуникации с клиентами	S2, amoCRM, «Битрикс», «1С: CRM», «Мегаплан», «Планфикс»
HRM	Управление работниками	СБИC, «БОСС-Кадровик», «1С: Зарплата и управление персоналом»
EСM	Электронный документооборот и система хранения инструкций и обучающих материалов	Tessa, СБИС
BPM	Моделирование бизнес-процессов	Elma, Business Studio, Bitrix
WMS	Управление складскими запасами	«1С: WMS Логистика», «МойСклад»
ERP	Комплекс, объединяющий различные инструменты	«1С: ERP», Microsoft, «Галактика»

На российском ИT-рынке представлено много платформ, которые делят на категории в зависимости от назначения.

CRM — самый популярный инструмент. С помощью CRM упрощается сбор клиентской базы, общение с клиентами, время получения и обработки заявок. Классические варианты CRM направлены на оптимизацию процессов построения воронки продаж и маркетинга. На каждом этапе воронке можно настроить свои автоматические действия, например, рассылать сообщения тем, до кого не удалось дозвониться.

HRM — системы для кадровой работы и управления работниками. Без них сложно обойтись в компаниях со штатом более 50 человек. HRM поможет вести кадровую документацию, графики отпусков, рассчитывать заработную плату, контролировать сроки прохождения периодических медосмотров, инструктажей по ОТ и ТБ.

ECM — системы электронного документооборота. Цель внедрения — упрощать процесс составления, обмена и хранения документов. Без ECM все документы требуется распечатывать, согласовывать и подписывать на бумаге, а для их передачи пользоваться услугами курьеров. После внедрения СЭД работа с документацией занимает минимум времени, а для подписания и отправки бумаг работникам не нужно вставать из-за стола.

BPM — программы, помогающие моделировать все бизнес-процессы и управлять ими. С их помощью составляют БП в виде блок-схем, подбирают пути для их улучшения.

WMS — специальное ПО, рассчитанное на управление складскими запасами. Показывает статистику по каждой операции на складе с момента поступления товара до его отгрузки.

ERP — комплекс, объединяющий в единое целое разные инструменты (CRM, ECM, HRM и т. д.). ERP востребованы среди крупных предприятий. Логично, что ERP дороже других программ, но можно приобретать продукт частично, а не целый комплекс.

Пример: продажи с помощью CRM

Стандартный день менеджера по продажам состоит из звонков клиентам, подготовки и отправки договоров и счетов на оплату. У каждого клиента свои требования: когда звонить, в каком мессенджере писать, какой ассортимент интересует, какие договоренности учесть в договоре. Чем больше клиентов будет на одного менеджера, тем чаще будут возникать ошибки в работе и нарушаться сроки заключения договоров. Чтобы их исключить — внедрите CRM.

В CRM можно:

1. установить запрет на сохранение карточки клиента без номера телефона;
2. поставить напоминания о том, что Ивану Петровичу звонить только с 11:00 до 12:00, а Анне Николаевне только после 14:00;
3. автоматически ставить задачи на перезвон сотрудникам с обязательным уведомлением о прочтении в том случае, если до клиента не удалось дозвониться;
4. настроить автоматическое создание, заполнение договоров и их последующую отправку на электронную почту клиента;
5. отправлять счёт после его формирования в системе;
6. контролировать все показатели отдела продаж в режиме реального времени.

Ведение клиентской базы «классическими» методами при помощи ежедневников или Excel таблиц подходит для малого бизнеса. При росте количества клиентов эффективность будет падать, а число ошибок — расти.

Пример: автоматизация финансового учёта

Сервисы по автоматизации управленческого учёта позволяют собирать информацию о выручке, расходах и прибыли. Рассмотрим, когда нужно их внедрение.

Если в компании 50—60 операций в месяц, можно легко записывать их в табличке.

Но ручной учёт будет занимать много сил, если:

1. операций больше;
2. деньги хранятся на нескольких счетах;
3. есть платежи в валюте или учёт НДС;
4. подключен эквайринг;
5. есть несколько направлений или филиалов;
6. есть кредит или другое заёмное финансирование.

В таких случаях на помощь приходит сервис, в котором собираются все счета и автоматически подтягиваются операции. Программа покажет, будет ли кассовый разрыв, позволяет планировать и сравнивать факт с планом, помогает контролировать расходы. В результате владелец видит аналитику и знает, куда уходят деньги и сколько остаётся прибыли.

Другая боль бизнеса — кассовый разрыв. В Финтабло легко создать и вести Платёжный календарь, чтобы не забыть об оплате счетов и планировать поступления, контролировать дебиторскую задолженность.

Эффект от автоматизации — экономия времени, получение информации вовремя, а значит, возможность быстро реагировать на ситуацию.

Как измерить эффективность?

После внедрения ПО необходимо отслеживать эффективность проведённых преобразований, находить точки для дальнейшего роста. Внедрение не всегда даёт моментальные результаты. До установки ПО необходимо собрать показатели «как было», чтобы сравнить с тем, «как стало».

На что ориентироваться:

1. снижение себестоимости;
2. время выполнения одной операции;
3. производительность;
4. сокращение потерь (брака и лишних движений);
5. изменения ФОТа.

Ключевой показатель эффективности: ROI — окупаемость инвестиций.

Показатель рассчитывается за квартал или год.

Если ROI > 0 — изменение эффективно,

ROI = 0 — улучшения окупились, но прибыли не принесли,

ROI < 0 — проект не окупился.

Рассмотрим на примере. В результате внедрения процедуры проверки остатков на складе и формирования счета сократили одного специалиста с зарплатой 30 000 руб. в месяц. Затраты на внедрение составили 250 000 руб.

Зарплата сотрудника за год − 30 000 × 12 = 360 000 руб.

Срок окупаемости рассчитывается по формуле:

Переведём значение коэффициента в месяцы:

12 месяцев × 0,69 = 8,3 месяца срок окупаемости.

Средний срок окупаемости зависит от конкретной ситуации, особенностей управления и масштабов бизнеса. Например, внедрение складского учёта или CRM покажет прирост выручки через полгода-год, тогда как подключение торгового эквайринга увеличит прибыль уже через пару месяцев.

Заключение

Автоматизация бизнес-процессов обеспечивает компаниям конкурентное преимущество на рынке. Внедрение программ и роботизации помогает экономить на организационных и административных расходах, обеспечивает высокую производительность при выполнении монотонных и повторяющихся операций.