Что такое электронный документооборот: польза и как на него перейти

Если вы только задумываетесь о переходе на электронный документооборот (ЭДО), то наш материал поможет понять, как работает ЭДО, чем он полезен и как компании на него перейти.

Содержание: 

1. Как работает электронный документооборот
2. Сравнение бумажного и электронного документооборота
3. Как перейти на электронный документооборот
4. Выводы

Екатерина Родина,
руководитель центра компетенций Контур.Диадока

Как работает электронный документооборот

Процесс похож на обмен email-письмами или сообщениями в соцсетях. Только передаются юридически значимые документы, которые потом можно представить по требованию в налоговую.

Передавать друг другу электронные документы и управлять документооборотом позволяет специальный сервис ЭДО. Им можно пользоваться через web-браузер или интегрировать с учетной системой, в которой работают сотрудники, — например, 1С. Визуально сервис ЭДО напоминает интерфейс соцсетей: есть папки с входящими и исходящими, поиск, список контрагентов. Бизнес-партнеров можно «добавлять в друзья» и удалять из списка, когда прекратили сотрудничать. Обмен документами через такой сервис безопасен — каналы связи защищаются шифрованием.

Электронные документы можно создавать прямо в сервисе или загружать с компьютера. Если у компании небольшой поток исходящих, то подойдет первый вариант. Во втором случае удобнее всего настроить интеграцию — то есть связать учетную систему (1С или любую другую) и сервис ЭДО.

Обмен электронными документами выглядит так

Обмен электронными счетами-фактурами выглядит по-другому: продавец подписывает и отправляет счет-фактуру → оператор ЭДО фиксирует дату выставления, передает документ покупателю и фиксирует дату получения → покупатель принимает счет-фактуру, система автоматически уведомляет продавца о завершении документооборота. 

Подписывать электронные документы можно только цифровой подписью. Нельзя отправить документ с электронной подписью, а получить с рукописной. Поэтому с ЭДО не получится работать одному: обе стороны должны подготовиться.

Сравнение бумажного и электронного документооборота

Электронный

Бумажный

Срок доставки 

Электронные документы мгновенно

приходят контрагентам. Сразу после подписания с документом можно работать, не нужно ждать возвращения документа отправителю. 

Отправляют почтой. Ждут 2-4 дня. Если вы отправляете документы каждый месяц, за год больше месяца уходит только на ожидание. 

Время на подписание 

Секунды:

сотрудники получают уведомления о новых

документах и подписывают их. Контрагент также получает оповещения о документах, требующих подписания.

Перед отправкой проходит несколько этапов: распечатка, проставление печатей, подписание у руководителя. Если

кого-то нет на месте, процесс затягивается.

Для завершения документооборота необходимо дождаться тех же действий со стороны контрагента.

Размеры архива

Документы хранятся

в электронном архиве — например, сервис Контур.Диадок бесплатно и бессрочно

размещает документы на своих серверах.

По закону бухгалтерские документы должны

храниться 5 лет. Чтобы хранить документы по правилам, нужно помещение и ответственные

сотрудники.

Себестоимость документооборота 

Доставка, печать, обслуживание принтеров — 0 рублей, если работаете через сервис ЭДО. Например, в Контур.Диадоке клиент платит только за отправленные документы, максимум — 9 рублей за документ.

Доставка «‎Почтой России» 1 листа А4 при минимальном тарифе — 24 рубля. Рассчитать можно на сайте.

Себестоимость печати 1 листа А4 с учетом стоимости бумаги и расхода принтера — 4 рубля.

Итого — минимум 28 рублей за отправку одного документа. 

Как перейти на электронный документооборот

Выберите оператора ЭДО. Документы передает оператор ЭДО — аккредитованная коммерческая компания, которая оказывает услуги другим организациям по обмену электронными документами. Так их передавать безопаснее, чем по электронной почте, — ведь почту могут взломать. А некоторые документы — счета-фактуры, УПД — разрешено передавать только через оператора ЭДО, приказ Минфина № 174н. 

Список операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС. При выборе оператора учитывайте важные для вас критерии: цену, надежность, скорость работы, наличие готовых решений для интеграции с 1С и опыт настройки сложных интеграций.

Составьте цепочку документооборота. Определите, кто из сотрудников согласовывает и подписывает документы, в каком порядке документы перемещаются по отделам. Так вы поймете, кому из сотрудников и к каким документам нужно настроить доступ. 

Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Подписывать электронные документы нужно специальной подписью, чтобы они имели юридическую силу. Она понадобится тем, кто будет подписывать электронные документы от лица вашей компании. 

Для электронного документооборота нужна усиленная квалифицированная подпись, Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Подписи выпускают удостоверяющие центры в среднем за один рабочий день. Список центров есть на сайте Минцифры России.

Подключите контрагентов. Документооборот — процесс двусторонний. Поэтому важно сообщить партнерам о переходе на ЭДО. Если у вас общий оператор, можно выслать приглашение и добавить друг друга «в друзья». Когда компания примет приглашение, можно начинать обмен документами. Предпочтительнее выбирать оператора, с которым работает больше ваших контрагентов и у которого настроены роуминговые связи с другими провайдерами. Если роуминга между операторами нет, то обмениваться документами не получится. Посмотреть взаимодействие операторов между собой можно в таблице на сайте ассоциации РОСЭУ.  

Выводы:

• Чтобы перейти на ЭДО, компании важно выбрать оператора и подключить контрагентов.
• Подписывать электронные документы нужно специальной подписью, чтобы они имели юридическую силу. Счета-фактуры нужно подписывать только квалифицированной электронной подписью. 
• Подписи выпускают удостоверяющие центры и их представители — список центров есть на сайте Минцифры России.
• Документы передаются через оператора ЭДО — аккредитованную ФНС компанию. Так их передавать безопаснее, чем по email, ведь почту могут взломать. Счета-фактуры можно передавать только через оператора ЭДО. Выбрать оператора ЭДО можно на сайте ФНС. 
• Документооборот — процесс двусторонний. Поэтому важно сообщить партнерам, что вы перешли на ЭДО. Не важно, какой оператор у вашего партнера: системы сотрудничают между собой в любом случае. 
• Не менее 5 лет нужно хранить бухгалтерские документы. Ответственный за хранение — сам налогоплательщик, а не оператор ЭДО. 

Автор: Полина Ладина