Электронные трудовые книжки: выгода для сотрудников и нюансы оформления для компаний

С 1 января 2021 года все без исключений работодатели должны вести трудовые книжки в электронном виде. Разбираемся, выгодно ли это сотрудникам и какие есть нюансы оформления для компаний.

Мария Романовская

Бухгалтер, ведет частную практику и экспертный блог

Обязательно ли всем сотрудникам переходить на электронные трудовые книжки?

До конца 2020 года работодатели должны были собрать у сотрудников заявления — либо о просьбе продолжать ведение бумажной трудовой книжки (БТК), либо о просьбе вести только электронную трудовую книжку. 

Переходить на электронную трудовую книжку (ЭТК) или нет — желание работника. Его нельзя обязать принудительно сменить формат трудовой книжки. 

Если сотрудник захотел оставить бумажную трудовую книжку, тогда работодателю нужно вести и бумажную, и электронную трудовую одновременно. 

Когда не надо вести бумажную трудовую:

1. Человек впервые устроился на работу в 2021. 
2. Сотрудник отказался вести бумажный вариант трудовой.

Пример 
 
Иван в июле 2020 года только окончил университет. Он никогда не работал официально и планировал начать только после учебы. 
 
Пока Иван сдавал диплом, отмечал окончание и переезжал в Москву, наступил 2021 год. После январских праздников он ходил на собеседования и 30 января Ивана взяли на официальную работу секретарем. 
 
С 1 января 2021 года работодателям не надо заводить бумажную трудовую для сотрудников, которые выходят на работу впервые в жизни. Поэтому на первой официальной работе Ивану завели сразу электронную трудовую книжку. 
 
Если бы он устроился на работу 30 декабря, у него был бы выбор — вести бумажную книжку или нет.

Как изменилась отчетность

С 2020 кадровые изменения надо отражать в отчете СЗВ-ТД. Отчеты нужны по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору. Составлять их нужно только в случае кадровых изменений. Если ничего не происходило — подавать отчет по нему не нужно. 

Кадровые изменения это:

• прием на работу;
• увольнение;
• перевод на другую должность;
• присвоение квалификации/специальности; 
• подача заявления об отказе/желании вести бумажную трудовую. 

Вернемся к примеру с секретарем Иваном
 
Когда Ивана приняли на официальную работу — подали отчет. Если бы он устроился на работу, когда еще существовали обязательные бумажные трудовые, он бы написал заявление об отказе или желании ее вести, после заявления подали бы отчет СЗВ-ТД.
 
Он работал 2 месяца — отчеты по нему не подавали. Иван дослужился до повышения, теперь он младший менеджер — снова подали отчет. 
 
Он был младшим менеджером примерно 1 год. В это время отчет по нему не подавали. Через 1 месяц ему присвоили квалификацию, он стал младшим менеджером по продажам — снова подали отчет. 
 
В итоге Иван проработал в компании 1,5 года и уволился — после этого подали последний отчет СЗВ-ТД по Ивану.

Скачать шаблон отчета

Отчеты готовят бухгалтеры или кадровики. Сдают его в Пенсионный фонд России. 

Что пишут в отчете:

• О компании или ИП, где работает сотрудник;
• О работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС, должность;
• О самой работе: о приеме, переводе, повышении или увольнении;
• О документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Когда подавать отчет: 

• Приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня.
• В остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.

За что могут штрафовать

Если сотрудник отказался переходить на электронную книжку, штрафа не будет. Но если компания планово не сдает в ПФР отчеты с кадровыми изменениями, то за это начисляют штраф от 300 до 500 рублей.

Преимущества электронных трудовых книжек

Для бизнеса: 

• Меньше бумажной работы;
• Если в офисе случится пожар или потоп, меньше книжек нужно восстанавливать;
• Если все сотрудники перейдут на электронный вариант трудовой, не нужно будет приобретать, вести и хранить бумажные;
• Удобно вести удаленную бухгалтерию и трудоустраивать людей дистанционно.

Для сотрудников: 

• Информация о трудовой деятельности всегда под рукой — можно в любой момент сделать выписку из Госуслуг и взять кредит или ипотеку. 
• При выходе на пенсию не надо собирать справки, чтобы доказать свой стаж — все данные уже будут в ПФР. Сейчас любой человек может обратиться лично в ПФР, чтобы ему перенесли бумажный стаж в электронный. С бумажной трудовой книжкой при выходе на пенсию однозначно придется обращаться в ПФР для подтверждения стажа.
• Облегчается жизнь при миграции внутри страны. Например, женщины в декрете переезжают на ПМЖ в другие регионы. И при увольнении встает вопрос, как передать бумажную трудовую. Многим приходится ехать за ними либо писать доверенности на знакомых.
• Снижается риск ошибки в заполнении бумажной трудовой. Например, работник приходит писать заявление на получение пенсии. И выясняется, что работодатель неверно указал данные о профессии, поэтому стаж не засчитывают и пенсия будет меньше. Такие случаи часто происходят спустя 10-20 лет с момента увольнения. 
• Нет необходимости хранить и беречь бумажную трудовую. Например, ее можно так же потерять, как и паспорт. Только паспорт восстановить — без проблем, а вот ваш трудовой стаж — придется попотеть. 

Недостатки электронных трудовых книжек

Для бизнеса — трата времени и усилий для перехода на новую систему. Нужно уведомить сотрудников, сдавать отчет по форме СЗВ-ТД и решить вопрос с внутренними документами, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками.

Для сотрудников недостатков нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

FAQ — ответы на популярные вопросы

Как сотруднику узнать информацию из электронной трудовой книжки?

1. Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или Портала Госуслуг; 
2. В многофункциональном центре (МФЦ); 
3. У последнего работодателя. 

Сотрудник может получить сведения или в бумажном, или в электронном виде с цифровой подписью. Такую выписку можно распечатывать, отправлять по email или просто хранить как файл. 

Что нужно сделать сотруднику при переходе на электронную трудовую?

Ничего. Только проконтролировать, чтобы ему выдали бумажную трудовую на руки.

Какая информация будет в электронной трудовой книжке?

Пока что в электронную книжку заносятся те же сведения, что и в бумажную: Ф.И.О., где и когда работал, должность/ профессия/ специальность, квалификация/разряд, даты приема, увольнения, перевода на другую работу, причины увольнения.

При увольнении информация будет только в электронном виде?

Да, если сотрудник выбрал электронную книжку, бумажную отдают на руки и больше не ведут. Все сведения будут передаваться в ПФР в электронном формате.

Что запомнить

7 важных тезисов:

1. Переводить работника на электронную трудовую книжку можно только по его желанию. Нельзя обязать человека сменить формат книжки. 
2. Если сотрудник захотел оставить бумажную трудовую книжку (БТК), тогда работодателю нужно вести и бумажную, и электронную трудовую одновременно. 
3. Работодателю не надо вести бумажную трудовую в двух случаях: если человек впервые устроился на работу в 2021 году или если отказался вести бумажный вариант. 
4. С 2020 года кадровые изменения надо отражать в отчете СЗВ-ТД. Отчеты нужны по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору. Составлять их нужно только в случае кадровых изменений. Если ничего не происходило, подавать отчет по нему не нужно. 
5. Если сотрудник отказался переходить на электронную книжку, штрафа не будет. Но если компания планово не сдает в ПФР отчеты с кадровыми изменениями, то за это начисляют штраф от 300 до 500 рублей. 
6. Сведения из трудовой книжки можно узнать тремя способами: через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или Портала Госуслуг, в многофункциональном центре (МФЦ), у последнего работодателя. 
7. Если вы приняли на работу или уволили сотрудника, нужно подать отчет не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.

Автор: Полина Ладина