Блог S2: от тех и для тех, чей подход имеет значение

Электронные трудовые книжки: выгода для сотрудников и нюансы оформления для компаний

С 1 января 2021 года все без исключений работодатели должны вести трудовые книжки в электронном виде. Разбираемся, выгодно ли это сотрудникам и какие есть нюансы оформления для компаний.

Мария Романовская
Бухгалтер, ведет частную практику и экспертный блог

Обязательно ли всем сотрудникам переходить на электронные трудовые книжки?

До конца 2020 года работодатели должны были собрать у сотрудников заявления — либо о просьбе продолжать ведение бумажной трудовой книжки (БТК), либо о просьбе вести только электронную трудовую книжку. 

Переходить на электронную трудовую книжку (ЭТК) или нет — желание работника. Его нельзя обязать принудительно сменить формат трудовой книжки. 

Если сотрудник захотел оставить бумажную трудовую книжку, тогда работодателю нужно вести и бумажную, и электронную трудовую одновременно. 

Когда не надо вести бумажную трудовую:

  1. Человек впервые устроился на работу в 2021. 
  2. Сотрудник отказался вести бумажный вариант трудовой.

Как изменилась отчетность

С 2020 кадровые изменения надо отражать в отчете СЗВ-ТД. Отчеты нужны по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору. Составлять их нужно только в случае кадровых изменений. Если ничего не происходило — подавать отчет по нему не нужно. 

Кадровые изменения это:

  • прием на работу;
  • увольнение;
  • перевод на другую должность;
  • присвоение квалификации/специальности; 
  • подача заявления об отказе/желании вести бумажную трудовую. 

Скачать шаблон отчета

Отчеты готовят бухгалтеры или кадровики. Сдают его в Пенсионный фонд России. 

Что пишут в отчете:

  • О компании или ИП, где работает сотрудник;
  • О работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС, должность;
  • О самой работе: о приеме, переводе, повышении или увольнении;
  • О документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Когда подавать отчет

  • Приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня.
  • В остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.

За что могут штрафовать

Если сотрудник отказался переходить на электронную книжку, штрафа не будет. Но если компания планово не сдает в ПФР отчеты с кадровыми изменениями, то за это начисляют штраф от 300 до 500 рублей.

Преимущества электронных трудовых книжек

Для бизнеса: 

  • Меньше бумажной работы;
  • Если в офисе случится пожар или потоп, меньше книжек нужно восстанавливать;
  • Если все сотрудники перейдут на электронный вариант трудовой, не нужно будет приобретать, вести и хранить бумажные;
  • Удобно вести удаленную бухгалтерию и трудоустраивать людей дистанционно.

Для сотрудников: 

  • Информация о трудовой деятельности всегда под рукой — можно в любой момент сделать выписку из Госуслуг и взять кредит или ипотеку. 
  • При выходе на пенсию не надо собирать справки, чтобы доказать свой стаж — все данные уже будут в ПФР. Сейчас любой человек может обратиться лично в ПФР, чтобы ему перенесли бумажный стаж в электронный. С бумажной трудовой книжкой при выходе на пенсию однозначно придется обращаться в ПФР для подтверждения стажа.
  • Облегчается жизнь при миграции внутри страны. Например, женщины в декрете переезжают на ПМЖ в другие регионы. И при увольнении встает вопрос, как передать бумажную трудовую. Многим приходится ехать за ними либо писать доверенности на знакомых.
  • Снижается риск ошибки в заполнении бумажной трудовой. Например, работник приходит писать заявление на получение пенсии. И выясняется, что работодатель неверно указал данные о профессии, поэтому стаж не засчитывают и пенсия будет меньше. Такие случаи часто происходят спустя 10-20 лет с момента увольнения. 
  • Нет необходимости хранить и беречь бумажную трудовую. Например, ее можно так же потерять, как и паспорт. Только паспорт восстановить — без проблем, а вот ваш трудовой стаж — придется попотеть. 

Недостатки электронных трудовых книжек

Для бизнеса — трата времени и усилий для перехода на новую систему. Нужно уведомить сотрудников, сдавать отчет по форме СЗВ-ТД и решить вопрос с внутренними документами, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками.

Для сотрудников недостатков нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

FAQ — ответы на популярные вопросы

Как сотруднику узнать информацию из электронной трудовой книжки?

  1. Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или Портала Госуслуг
  2. В многофункциональном центре (МФЦ); 
  3. У последнего работодателя. 

Сотрудник может получить сведения или в бумажном, или в электронном виде с цифровой подписью. Такую выписку можно распечатывать, отправлять по email или просто хранить как файл. 

Где можно получить сведения из электронной книги и что с ними можно днлать

Что нужно сделать сотруднику при переходе на электронную трудовую?

Ничего. Только проконтролировать, чтобы ему выдали бумажную трудовую на руки.

Какая информация будет в электронной трудовой книжке?

Пока что в электронную книжку заносятся те же сведения, что и в бумажную: Ф.И.О., где и когда работал, должность/ профессия/ специальность, квалификация/разряд, даты приема, увольнения, перевода на другую работу, причины увольнения.

При увольнении информация будет только в электронном виде?

Да, если сотрудник выбрал электронную книжку, бумажную отдают на руки и больше не ведут. Все сведения будут передаваться в ПФР в электронном формате.

Что запомнить

7 важных тезисов:

  1. Переводить работника на электронную трудовую книжку можно только по его желанию. Нельзя обязать человека сменить формат книжки. 
  2. Если сотрудник захотел оставить бумажную трудовую книжку (БТК), тогда работодателю нужно вести и бумажную, и электронную трудовую одновременно. 
  3. Работодателю не надо вести бумажную трудовую в двух случаях: если человек впервые устроился на работу в 2021 году или если отказался вести бумажный вариант. 
  4. С 2020 года кадровые изменения надо отражать в отчете СЗВ-ТД. Отчеты нужны по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору. Составлять их нужно только в случае кадровых изменений. Если ничего не происходило, подавать отчет по нему не нужно. 
  5. Если сотрудник отказался переходить на электронную книжку, штрафа не будет. Но если компания планово не сдает в ПФР отчеты с кадровыми изменениями, то за это начисляют штраф от 300 до 500 рублей. 
  6. Сведения из трудовой книжки можно узнать тремя способами: через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или Портала Госуслуг, в многофункциональном центре (МФЦ), у последнего работодателя. 
  7. Если вы приняли на работу или уволили сотрудника, нужно подать отчет не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.

Автор: Полина Ладина

Пользуйтесь S2 CRM семь дней бесплатно

За это время вы поймете, подойдет ли CRM для вашей компании: как работает IP‑телефония, e-mail и sms-рассылки, удобно ли ей пользоватся сотрудникам.

Оцените статью по пятибалльной шкале

Средняя оценка 5 / 5. Количество оценок: 4

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Добавить комментарий

Your Header Sidebar area is currently empty. Hurry up and add some widgets.