Как получить электронную подпись ИП и юрлицу
Подписать счет-фактуру, трудовой договор, отправить отчет в налоговую и обменяться документами с банком удаленно — реально. Для этого нужна электронная подпись. В этой статье мы рассказываем, как ее получить, если вы ИП или юрлицо.
Шаг 1. Выберите вид электронной подписи
Шаг 2. Соберите документы для получения электронной подписи
Шаг 3. Обратитесь в удостоверяющий центр
Шаг 4. Заберите электронную подпись и пользуйтесь
**Выводы
**
Есть 3 вида электронных подписей. Они указаны в статье 5 ФЗ «Об электронной подписи». У каждого из них своя область применения и юридическая сила.
Это комбинация логина и пароля или СМС-кода. Такую подпись используют для проведения банковских операций, получения госуслуг, авторизации на онлайн-платформах. С ПЭП вы сталкиваетесь, когда заходите на свою страничку в соцсети или оплачиваете покупку в интернете.
Код подтверждения от Сбербанка — простая электронная подпись. Источник: S2 CRM.
В бизнесе такую подпись можно использовать для внутреннего документооборота. Например, вы с коллегой обмениваетесь документами по почте. Чтобы придать вашей переписке юридическую силу, вы можете вписать в документы код электронной подписи. Это нужно, чтобы при возникновении трудовых споров вы могли обратиться с документами в суд. Если документы не будут иметь юридическую силу, суд их не примет. Перед тем как обмениваться документами с такой подписью, вам нужно заключить дополнительное соглашение.
Наталья Фомина,
юрист:
— Простая электронная подпись не имеет юридической силы, пока стороны не заключат соглашение о ее использовании и признании электронной подписи аналогом собственноручной. Только после этого подписанный документ имеет юридическую силу.
Требования к содержанию соглашений каждое предприятие разрабатывает самостоятельно, но основные установлены статье 9 ФЗ «Об электронной цифровой подписи»:
1. Должны быть придуманы правила, которые позволят определить лицо, подписавшее документ.
2. Лицо, создающее и (или) использующее ключ простой электронной подписи, должно соблюдать конфиденциальность.
ПЭП нельзя использовать для подписания трудовых договоров, счетов-фактур и других документов, где должна стоять печать организации. Также ей нельзя подписывать документы, которые содержат гостайну.
В бизнесе НЭП используют во внешнем и внутреннем документообороте. Например, чтобы подписать неформализованные документы — письма, доверенности, техническую документацию.
Как и в случае с простой электронной подписью, сторонам нужно заключить дополнительное соглашение о взаимном признании такой подписи как собственноручной.
Наталья Фомина,
юрист:
— Согласно ГК РФ, электронная подпись — это аналог собственноручной подписи, поэтому передача электронной подписи другому лицу запрещена. Можно уполномочить другого человека сделать что-то в ваших интересах, так часто случается при сдаче бухгалтерских отчетов, но представитель, конечно же, должен ставить свою подпись на документах.
НЭП можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России.
Такую подпись можно использовать во внутреннем электронном документообороте компании, для обмена документами с внешними контрагентами, участия в электронных торгах, обмена документами с ФНС, сдачи отчетности в контролирующие органы.
Например, вы решили участвовать в электронных торгах. Чтобы получить аккредитацию на электронной торговой площадке, вам потребуется КЭП.
КЭП придает документам юридическую силу без дополнительных соглашений. Создать такую подпись самому невозможно, ее может выдать только удостоверяющий центр.
ИП и юрлица могут получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Для этого нужны оригиналы документов или их нотариально заверенные копии:
- Паспорт — для ИП;
- СНИЛС — для ИП;
- ИНН;
- Выписка из ЕГРИП или ЕГРЮЛ;
- Документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени другого лица, — нужен, если подпись получает представитель.
Еще в удостоверяющем центре нужно будет заполнить заявление на изготовление электронной подписи.
Найдите ближайший удостоверяющий центр на сайте Минкомсвязи. При выборе центра обратите внимание на то, чтобы у него не закончилась аккредитация. Заявку можно подать лично, либо онлайн на сайте центра. Время рассмотрения заявки — от 1 до 3 дней.
После того как заявку одобрят, оплатите услугу. Стоимость электронной подписи разная. Например, в Национальном удостоверяющем центре в Москве сертификат электронной подписи для ИП и юрлиц будет стоить 1650-3200 рублей.
Цена зависит от назначения сертификата. Например, можно получить электронную подпись только для работы с ЕГАИС или для сдачи отчетности в контролирующие органы. Вам нужно будет сказать в удостоверяющем центре, для каких целей нужна электронная подпись.
Сертификат вы можете получить в любом городе, не обязательно по месту прописки, главное — чтобы вы смогли забрать электронную подпись лично.
Наталья Фомина,
юрист:
— Если говорить о практической стороне вопроса, электронную подпись можно получить удаленно. Если говорить о законности такой подписи, то, конечно, подпись, выданная удаленно, незаконна, только если удостоверяющим центром не производились дополнительные меры по идентификации личности клиента.
Для работы с электронной подписью нужна программа СКЗИ. Можно купить ее в интернете или приобрести токен с уже встроенной СКЗИ в удостоверяющем центре.
Во втором случае вы сможете пользоваться электронной подписью с любого устройства, просто вставив в него токен.
Так выглядят токены от разных производителей — Рутокен и eToken. Источник: S2 CRM.
Самая распространенная СКЗИ в России — «КриптоПро GSP». Она позволяет регистрироваться на государственных порталах, подписывать документы, проверять подлинность электронной подписи, шифровать и расшифровывать документы. Стоимость годовой лицензии на эту программу при условии ее установки на одном рабочем месте — 1 350 рублей.
Выпуск сертификата занимает не более 2 дней. Забирайте электронную подпись в удостоверяющем центре лично. ЭП передается владельцу в виде USB-флешки, которая называется токен.
Чтобы начать работу с электронной подписью, вставьте флешку в USB-разъем компьютера, откройте программу СКЗИ, выберите сертификат, который установлен на флешке, и подпишите документ.
Перед тем как подписывать документ, убедитесь, что его больше не нужно редактировать. После подписания документ нельзя исправить.
Максимальный срок действия сертификата — один год. После этого подпись становится недействительной и ее нужно продлевать. Сделать это можно в удостоверяющем центре.
Чтобы получить электронную подпись, нужно:
1. Выбрать тип электронной подписи. Убедитесь, что подпись подойдет для решения ваших задач. Если выбираете ПЭП или НЭП, не забудьте про дополнительные соглашения, чтобы документы, подписанные ими, имели юридическую силу.
2. Собрать документы для электронной подписи. Вам понадобится паспорт, СНИЛС, ИНН, выписка из ЕГРИП или ЕГРЮЛ. При подаче документов вы можете использовать нотариально заверенные копии вместо оригиналов.
**
3. Подать документы с заявлением на изготовление подписи в ближайший удостоверяющий центр и оплатить услугу.** Уточните стоимость сертификата электронной подписи в своем удостоверяющем центре.
4. Забрать токен с сертификатом электронной подписи. Поделитесь открытым ключом с теми, кому будете отправлять подписанные документы. Обязательно установите программу СКЗИ, без нее ЭП не будет работать.
Автор: Дарья Милакова
