Как выбрать CRM для языковой школы и учебного центра
Чем больше учебный центр, тем сложнее им управлять. Большую часть дня отнимает учёт: составить график занятий, отследить посещаемость и загрузку персонала, посчитать оплату преподавателям по разным ставкам. Чтобы освободиться от этой рутины, можно внедрить CRM.
На рынке много сервисов, но не все подойдут именно для образовательной ниши. Как правильно выбрать CRM, объяснил эксперт по внедрению Андрей Трофимов, который автоматизировал бизнес-процессы в десятках компаний малого и среднего бизнеса.
Андрей Трофимов,
руководитель отдела внедрения S2 CRM
CRM — это как пульт управления бизнесом. Сервис помогает быстрее обрабатывать заявки клиентов, напомнить о начале урока, оперативно отвечать на вопросы учеников, контролировать загрузку преподавателей, начислять им зарплату и вести расписание занятий. Рассказываю, на что важно обратить внимание при выборе CRM для онлайн-школы.
Базовый функционал каждой CRM-системы подойдет практически любому бизнесу: управление клиентам и сделками, интеграция с IP-телефонией, SMS и email-рассылки, постановщик задач, хронология взаимодействия с клиентом, история и контроль оплат, онлайн-отчеты. Эти функции есть у большинства CRM, выбирайте любую и пользуйтесь.
И вроде бы все хорошо, часть рутины исчезнет: будет проще продавать, видно, чем заняты сотрудники, финансовые отчеты можно делать хоть каждые 5 минуть и регулярно фиксировать важные для вас показатели. Но на самом деле вы автоматизировали лишь половину бизнеса и не избавили себя от рутины.
Ведь нужно еще контролировать посещаемость, учитывать нагрузку на персонал и считать зарплату по плавающим ставкам. Для этого нужно снова сводить данные из Excel и тратить кучу времени.
Если в CRM нет этих 4 функций, вы зря потратите деньги
- учет посещаемости учеников
- уведомления клиентам о начале занятий
- учет нагрузки персонала в графиках
- расчет зарплаты персоналу
Учет посещаемости важен для контроля нагрузки преподавателей. Если не учитывать посещаемость, вы не сможете правильно посчитать оплаты учеников, оценить нагрузку и зарплату сотрудников. В итоге отчеты о прибыли будут расходиться с количеством учеников, которые купили обучение. Вам придется заново сверять информацию с помощью Excel или считать все в блокноте.
Бывает, занятия проходят по месячному абонементу, и тут нужно фиксировать каждый визит клиента, как делают, например, в фитнес-клубах. А кто-то вообще ходит нерегулярно и покупает только разовые занятия. Все это придется вести в лучшем случае в Excel, нанимать ассистента или делегировать преподавателям.
Поэтому вам необходима CRM, которая автоматически фиксирует отсутствие ученика и собирает данные в отчет за любой период.
Уведомления клиентам о начале занятий. Допустим, ученик записался на три занятия на этой неделе и забыл, во сколько они начинаются и в какой день. За полчаса до начала ему приходит напоминание, чтобы клиент посетил на урок и не пришлось переносить занятие.
Учет нагрузки персонала в графиках. Приходится вести график занятий в Excel по каждому преподавателю, там же отменять или переносить уроки, учитывать при этом количество учеников в группе. Это важно, чтобы вы могли понять, нужно ли еще привлекать клиентов или, наоборот, кто-то из преподавателей перегружен и не успевает качественно работать. CRM составляет простой график загруженности. Вам нужно только указать преподавателя, учеников, дату и время занятий.
Расчет зарплаты персоналу. Тут есть сложность: гонорар рассчитывается по плавающей ставке с учетом проведенных занятий и количества учеников. Чаще всего у преподавателя нет оклада, его гонорар ― процент от стоимости занятия. А бывает, что учитель работает за оклад или у него почасовая оплата. Сводить всех преподавателей в одну таблицу и считать гонорар по разным условиям придется вручную в Excel. Но это еще полбеды.
Допустим, у педагога заболели три ученика в мае. Из 20 занятий 5 нужно перенести на июнь. Тогда преподавателю нужно начислить гонорар только за проведенные уроки, а остальные перенести на другой месяц. Эти данные тоже приходится долго сводить вручную, чтобы правильно посчитать зарплату.
Если же в CRM есть функционал для начисления зарплат, то вы освободитесь от этой работы: программа автоматически учтет все нюансы графика и посещаемости и рассчитает оплату преподавателя.
По рекомендациям нашего спикера мы собрали 3 CRM, которые лучше всего подходят для онлайн-курсов.
Учет посещаемости
Есть
Уведомления клиентам о начале занятий
Есть
Учет нагрузки персонала в графиках
Есть
Расчет и отправка зарплаты персоналу
Есть
Есть дополнительные функции:
- Виджет для онлайн-записи клиентов на занятия через сайт.
- В карточке ученика сохраняется история взаимодействия с ним и фиксируются оплаты. Туда же можно прикрепить, например, данные родителей или примечания преподавателей.
- Можно настроить автоматические сценарии, чтобы отслеживать важные для клиента даты. Например, отправлять ему поздравительные сообщения. Через эту же систему CRM напомнит менеджеру, что у клиента заканчивается абонемент и надо ему позвонить, чтобы продлить.
- Через интеграцию с SMSsms-рассылками можно напоминать студентам о начале занятий, информировать потенциальных клиентов о статусе обработки их заявки, получении оплаты и других операцияхй.
Показываем, как работает S2 CRM, в ролике:
Учет посещаемости
Есть
Уведомления клиентам о начале занятий
Есть
Учет нагрузки персонала в графиках
Есть
Расчет и отправка зарплаты персоналу
Есть
В сервисе у каждого ученика есть личный кабинет, где видны все домашние задания с оценками педагогов, расписание занятий. Там же ученик может оплатить выставленный счет.
Так выглядит карточка ученика. Тут видно, какой курс он проходит, расписание занятий и статус по оплатам
Учет посещаемости
Есть
Уведомления клиентам о начале занятий
Есть
Учет нагрузки персонала в графиках
Есть
Расчет и отправка зарплаты персоналу
Есть
Оплата за абонементы снимается автоматически с банковской карты ученика. Еще сервис создает списки клиентов, у которых заканчивается абонемент, и предлагает продлить обучение в личном кабинете. «Параплан» считает зарплату по плавающим ставкам:
- оклад;
- ставка за групповое и индивидуальное занятие;
- почасовая оплата;
- ставка в зависимости от количества учеников;
- процентная схема от продажи абонементов.
Есть и мобильная версия «Параплана», чтобы контролировать бизнес, где удобно
Когда выбираете CRM, не смотрите только на базовый функционал, больше обращайте внимание на отраслевые функции. Только так CRM-система сможет стать действительно эффективной для вас.
Автор: Андрей Горелов
