Кейс: как избежать остановки бизнеса за 15 минут

Доброго времени суток! Обычно CRM-система внедряется для того, чтобы оптимизировать работу отдела продаж: чтобы менеджеры успевали контролировать сделки (о чем уже было рассказано в сотне кейсах любых интеграторов CRM), заявки сами падали в систему, создавались задачи, ответственные лица ничего не теряли….а вот про оптимизацию «внутренней кухни» предприниматели и владельцы бизнеса задумываются редко и очень даже зря, ведь, например, промедление в оплате исходящих платежей может серьезно замедлить или даже остановить бизнес на какое-то время, а это приводит к дополнительным расходам и серьезным убыткам.

Как обычно происходит? Менеджер подготавливает счет на оплату и отправляет его главному бухгалтеру на согласование, если тот подтверждает оплату, то счет дальше направляется генеральному директору на подпись, а затем уже опускается до бухгалтера и проводится оплата. Ух, вроде ничего не забыли, да?

Однако часто бывает, что срок исходящей оплаты увеличивается из-за того, что у главного бухгалтера много счетов и вот этот вот конкретный она забыла обработать, генеральный забыл совсем о том, что нужно что-то подписать и так далее…

Сегодня мы покажем, как один наш клиент, который владеет производством мебели, за 15 минут автоматизировал контроль исходящих платежей при помощи нашей CRM, что позволило сократить время на процесс согласования и, таким образом, обеспечить беспрерывность производства. Все потому, что для владельца данного бизнеса подход к делу имеет значение.

Шаг первый: менеджер по закупкам выбрал наиболее подходящее предложение на рынке, уточнил у поставщика все детали, определена итоговая сумма , пора бы уже согласовать и провести оплату, чтобы получить запчасти в срок, а чтобы все прошло как по маслу — по нажатию менеджером кнопки создается сделка на согласование внутри карточки компании поставщика

Создание по кнопке из карточки компании сделки на согласование

Шаг второй: после нажатия кнопки внутри карточки компании создалась сделка, где менеджеру по закупкам необходимо выполнить следующие действия:

• указать номер исходящего счета;
• указать комментарий к оплате;
• выбрать дату желаемой оплаты;
• прикрепить счет на оплату.

Внутри карточки компании появилась сделка «Согласование исходящего счета»

Заполнение полей по сделке на согласование платежа

Шаг третий: после того, как нужные поля заполнены, дата выбрана и счет прикреплен, менеджер нажимает на кнопку “Отправить на согласование”

Cработка кнопки

Шаг четвертый: по нажатию на кнопку сделка автоматически перемещается на этап “Согласование” (на изображении это второй этап из шести доступных), на 1-го согласователя ставится задача (в нашем случае это — главный бухгалтер) с названием «Прошу Согласовать исх. счет!»

По нажатию кнопки поменялся этап воронки и поставилась задача на главного бухгалтера

Шаг пятый: после того как главный бухгалтер закрыл задачу (на изображении с комментарием «Согласую!») и выбрал в строке “Согласовано Гл. Бух.” — “Да”, задача автоматически ставится на директора с названием «Бухг. согласовал, прошу согласовать оплату!»

Автоматическая постановка задачи на директора после согласования главным бухгалтером

Шаг шестой: когда директор закрывает задачу (на изображении с комментарием «подтверждаю! покупаем!») и выбирает в строке «Согласовано Дир» — «Да», автоматически сделка переходит на следующий этап (в нашем случае это 3 из 6 возможных этапов — «Оплата согласована») и ставится задача на бухгалтера с названием «Согласовано, определиться с датой оплаты!»

После того как два ответственных лица согласовали оплату, создается задача на бухгалтера и меняется этап воронки

Шаг седьмой: бухгалтер после того как получает задачу, указывает комментарий в поле «Ответ бухгалтерии» (в нашем случае указано лаконично «подтверждаю»), ставит дату фактической оплаты (в примере — 14.04.2022) и закрывает задачу с нужным комментарием («дату подтверждаю, 14 платим»), а система, после заполнения данных, автоматически двигает сделку на следующий этап «В графике на оплату» и ставит задачу на менеджера с названием «Оплата согласована! Проверить дату оплаты!».

Оплату подтвердили оба ответственных лица, бухгалтер указал дату фактической оплаты

Шаг восьмой: дождаться в установленную дату проведения оплаты (задача, которая автоматически была поставлена на менеджера на предыдущем шаге, не даст ему забыть об этом) и переместить сделку на этап «Оплачено»

Этапность процесса и общая картина

Итог: сильно сократилось время между выставлением счета, его согласованием и оплатой, исчезли ошибки, связанные с забывчивостью ответственных лиц, и предприятие работает как часы.

Преимущество технологии low-code/no-code состоит в том, что владельцу бизнеса не пришлось разбираться в коде или привлекать к работе программистов, он смог настроить эту воронку вручную, понимая только логику, что из чего должно следовать.

Через месяц работы процесс был дополнен клиентом настройками прав на поля, а именно менеджерам запретили редактировать поля согласования, сделав их только возможными для чтения, была добавлена автоматическая задача на день оплаты для бухгалтера для того, чтобы подстраховать его от забывчивости + мы настроили отправку уведомлений о задачах в личные сообщения в Telegram для сотрудников, дополнив, таким образом, процесс общей настройки и доведя его до идеала.

Данный пример — только 1 из 1000+ возможностей по автоматизации внутренней кухни бизнеса в нашей CRM.