Обновления февраля: разобрались с сотрудниками-призраками, запустили обратный отсчет и не только
Для документов появились новые шаблоны, которые можно изменять и дорабатывать. Тем, кто работает со складом, стало удобнее контролировать остатки. Компаниям с большим штатом теперь проще разграничивать права доступа. И стало понятно, что делать с учетками уволившихся. А тем, кто одновременно запускает много длительных процессов с разным периодом, теперь можно не бояться ошибиться со сроками.
Только стандартные шаблоны для актов и счетов. Трудности с конвертацией валют: если в системе указаны цены в рублях, а счет надо выставить в долларах, то автоматически подставлялись цены из системы, то есть в рублях.
Причем вот таким интересным образом. Допустим, Товар-1 у нас стоит 100 рублей. Прикрепляем в счет, и видим цену $100. А не $1. Приходилось вручную переписывать значок валюты.
Уникальные шаблоны для актов и счетов. Например, компания работает по счету-договору, а не просто по обычному текстовому договору. Теперь можно сделать свой собственный шаблон: написать там нужный текст, добавить таблицы, дополнительные колонки и даже вывести в документ любые атрибуты продуктов.
Если у бизнеса несколько юрлиц, то теперь в S2 для каждого можно сохранять отдельный набор шаблонов.
Валюта стала конвертироваться автоматически в ту, которая указана в шаблоне.
Как это может помочь на практике
При формировании счета в нем надо указывать разные виды продуктов. А еще — какой транспорт нужен для их транспортировки. Это все влияет на стоимость.
Допустим, оптовая компания поставляет продукты в рестораны. Есть те, которые хранятся долго. Их отгружают на обычном автомобиле. А есть скоропортящиеся. Их нужно привозить на машине с рефрижератором.
В стандартный шаблон счета нельзя добавить дополнительные столбцы для транспорта и атрибута товаров “Срок хранения”. Приходится вручную создавать подобные документы. А с новыми доработками можно самостоятельно сверстать нужную таблицу,сделать в ней сколько угодно строк и колонок, вывести в нее любые параметры и атрибуты, которые предусмотрены договором с клиентом.
Менеджеры станут в 3 раза быстрее делать закрывающие документы и не допускать ошибок.
Чтобы увидеть остатки на складах, нужно было заходить в каждый продукт по отдельности. Анализировать остатки по общей таблице тоже было неудобно, потому что не было нужных фильтров.
В разделе “Склад” сделали отдельную таблицу «Остатки». В ней есть удобные фильтры, по которым можно смотреть, сколько товара есть в наличии, на каких складах. И даже сколько зарезервировано.
Допустим, крупная оптовая компания хранит товары на трех складах. Отгрузка и получение происходят почти непрерывно. Клиенты то и дело бронируют партии товаров.
Если у менеджера нет общей картины по остаткам на всех складах, то он может тратить на оформление одной заявки до получаса. Потому что клиенты заказывают крупные партии товаров, которые хранятся на разных складах.
Оформление заявки выглядит примерно так. Менеджер открывает карточку Товара-1. Переписывает его остаток и на каком складе он лежит. То же самое делает с остальными товарами. А их может быть 10 и 20.
А с новой таблицей “Остатки” он просто выставляет несколько фильтров и видит все параметры по каждому товару. И таким образом экономит 20 минут на каждой заявке.
В отделе продаж опытные менеджеры могут по одной кнопке совершать разные действия: принять товар со склада, оформить или приостановить сделку, продлить сроки и т.д. А новичкам доверяют только оформлять новые сделки и формировать документы.
Но и те, и другие видели сразу все кнопки. Приходилось выбирать нужные действия из огромного списка с риском нажать что-то не то. Или руководитель вручную настраивал для каждого сотрудника, какие кнопки он видит.
Теперь всех новичков можно добавить в группу «Новички» и задать отображение кнопок сразу для всей группы. И в аналитике можно посмотреть статистику по задачам для каждой группы отдельно.
Если рядовые менеджеры имеют доступ к функциям удаления сделки, то последствия могут быть плохими. Например, при увольнении менеджер от обиды удалит свои сделки и тем самым нарушит работу с многими клиентами. К тому же сломает отчетность.
А рядовых менеджеров 150 человек. РОП физически не может каждому настроить индивидуальные права.
Теперь обе проблемы решаются двумя действиями. Первое: руководитель единожды разбивает сотрудников на группы и настраивает для каждой набор прав и кнопок. Второе: добавляя нового сотрудника в S2, его относят в нужную группу. И все.
Только два способа убрать уволившегося сотрудника из системы: совсем удалить вместе с его активностями и просто отключить. Первое нарушало работу системы. Второе мешало при составлении статистики и нарушало работу автоматизаций.
Теперь в основных правах появилась специальная галочка. Если ее поставить, то система не даст сделать никаких действий с отключенным сотрудником. В системе останется его учетка со всеми активностями. Но в числе действующих сотрудников он не отображается.
Как нарушается работа системы, если удалить сотрудника. Исчезают все его письма клиентам, переписки, комментарии к сделкам, выполненные задачи, записи звонков. В них может быть нужная информация по сделке, которая пригодится другому менеджеру. Поэтому удалять сотрудников — не вариант.
Почему было опасно отключать. Сотрудник оставался в системе, просто не имел к ней доступа. Можно было случайно сделать его ответственным, на него могла автоматически упасть заявка, он попадал в статистику и искажал ее своим «бездействием».
Теперь обе проблемы решаются. Отключенные сотрудники автоматически отключаются и от автоматизаций. Система даже не выдает их в списке, если РОП вручную назначает ответственного. Аналитика их не учитывает. Но их активность видна сотрудникам.
Дедлайны по задачам приходилось ставить в виде даты и времени. Если длительность задачи измеряется в днях или часах, то приходилось в уме считать дату или час окончания работы. Часто случались ошибки.
Теперь можно поставить срок выполнения задачи не только исходя из точной даты, но и через определенное время от текущего. Достаточно просто вбить в таймер нужное количество дней, и система запускает обратный отсчет.
Например, при внедрении IT-продукта один из процессов рассчитан на 85 дней. После чего должна выполняться следующая задача.
Руководитель проекта вручную высчитывает дату и ставит дедлайн. На основе этой даты планируются сроки следующих этапов. Если проджект ошибётся в подсчетах и вместо 2 марта поставит 4 марта, то все остальные сроки в будущем придется сдвигать. Соответственно, нарушатся все сроки и даже работа по другим проектам.
Теперь не придется в уме и с календарем считать дату дедлайна. В специальном окошке можно поставить “85 дней” и все. Рядом с задачей появляется обратный отсчет и менеджер всегда видит, сколько дней или часов осталось.
Вот такие доработки мы сделали сделали этой зимой. И еще столько всего в процессе! Следующие новинки представим в конце месяца. Так что следите за обновлениями.
