От партнера: почему мы опаздываем и что с этим делать

Хоть раз в жизни, но опаздывал или не укладывался в сроки каждый из нас. Другое дело, когда привычка затягивать задачи и проекты и приходить не вовремя становится систематической. От этого часто страдают и общая продуктивность, и репутация, и отношения с партнерами и коллегами.

Мы попросили наших друзей, разработчиков планировщика дел и задач SingularityApp, поделиться тонкостями: в статье они рассказывают, почему люди склонны опаздывать и какие инструменты и лайфхаки помогут отучиться от этой вредной привычки.

Топ причин опозданий и срыва сроков

1. Стресс подстегивает работу

Любимая игра всех адреналиновых наркоманов: когда сроки жмут и чувствуется спешка — адреналин подстегивает бежать-делать-достигать. А когда времени вагон — можно расслабиться. Ошибка в том, что нельзя предугадать наверняка, справитесь ли вы с новой ситуацией в последний момент так же круто, как в прошлый раз. Просто потому что ситуации бывают разные, и не всегда можно знать заранее все их подводные камни.

2. «Это всё биоритмы»

Мол, я сова, поэтому мне так трудно приходить на работу, учебу или встречу к 8 утра. Да, совы действительно энергичнее во второй половине дня. Но далеко не каждый из тех, кто с утра вялый и апатичный, на самом деле сова. Часто в невозможности сосредоточиться по утрам виноваты банальный недосып и навязчивые гаджеты: яркие экраны и огромный поток информации не дают мозгу расслабиться и настроиться на сон.

Чтобы выяснить раз и навсегда, сова вы или нет, пригодится метод биоритмов. Он поможет понять, в какие часы в течение дня вы активны, а в какие тело требует отдыха и покоя. Благодаря этим знаниям можно скорректировать часы активности: приходить на работу раньше или позже и планировать важное на периоды прилива сил. Только не думайте, что одно лишь это решит проблему опозданий.

3. Особенности характера

Ученые нашли идеальную отговорку для вечно опаздывающих: согласно исследованиям, у них действительно есть нечто общее — проблемы с самоконтролем, тревожность, оптимизм и тяга к приключениям. У таких людей внутренние часы обычно врут — это тоже доказывают исследования.

В 2001 году профессор психологии Джефф Конте разделил участников своего эксперимента на две группы: в группе А собрал амбициозных и склонных к конкуренции участников, в группе В — творческих и склонных к приключениям. Все участники должны были засечь минуту времени, не имея под рукой реальных часов. Людям из группы А показалось, что минута прошла в среднем за 58 секунд, из группы В — за 77.

Если вы такой же, как участники второй группы — не стоит верить своим ощущениям времени. Лучше пользуйтесь почасовым расписанием: так надежнее.

4. Нет страха перед последствиями

Когда последствия опозданий и срывов сроков не пугают (а может быть, их вовсе нет), опаздывать нестрашно. Парадокс в том, что негативные последствия в виде наказаний работают, но гораздо хуже поощрений. Но не ждите, пока кто-то извне начнет вас стимулировать всё делать вовремя: станьте таким человеком сами. Сдали проект в срок — идете ужинать в крутое место, неделю приходили на работу вовремя — едете за город в выходные.

5. Неприязнь к задачам, начальству или коллегам

Если человеку не нравится работа, начальство или какие-то правила, он может показывать эту неприязнь через опоздания. Иногда за опозданиями прячется желание самоутвердиться: человеку нравится, что его все ждут, потому что он тайно уверен: его не ценят, а опоздания — попытка обратить на себя внимание.

Неприятные задачи и проекты тоже часто сдаются не вовремя, потому что мы все время оттягиваем их выполнение до последнего. Не надо так: лучше съесть эту «лягушку» с утра, а потом спокойно работать над остальными задачами.

6. Ошибка планирования

При планировании затрат на дела люди склонны преуменьшать количество необходимого времени. На работу к 9 — выйду за 30 минут, всегда успевал. Сдать отчет в пятницу — сделаю во второй половине дня четверга, в прошлый раз успел. Проблема в том, что предсказать будущее сложно: по пути на работу можно попасть в пробку, а сделать отчет в этот раз окажется не так легко.

7. Виноваты обстоятельства

Пробки, очереди, дурная погода, плохое самочувствие, проверка документов дорожной полицией и еще миллион других причин. Угадать такое нельзя, но можно помнить про закон Мёрфи: «если какая-то неприятность может случиться, она случится». А значит, нужно всегда иметь план В и какой-то запас времени на случай непредвиденного.

8. Проблемы с приоритетами

Бывает, что мы опаздываем и срываем сроки просто потому, что сейчас для нас это неважно. Снова пришли на встречу позже обычного — на самом деле вы вообще не хотите разговаривать с этими людьми. Снова затянули с проектом — скорее всего, он вам неинтересен или сделать вовремя его не так уж важно.

То, что человеку действительно важно, он обычно делает вовремя и без опозданий.

Чтобы понять, что вам важно, а что не очень, стоит расставить приоритеты. В этом помогут матрица Эйзенхауэра, алфавитный метод Брайана Трейси или хотя бы маркировка приоритетов в онлайн-планировщике: когда видны действительно важные дела, остальное может подождать.

10 лайфхаков, чтобы перестать опаздывать и срывать сроки

1. Лягушка по утрам: самые противные дела — в первую очередь, чтобы не тянуть время и точно успеть к сроку.
2. Матрица Эйзенхауэра: важное — делаем сразу, неважное — переносим на другие даты, делегируем или выбрасываем из списка. Меньше энергии на ненужное — больше шансов успеть к сроку.
3. Декомпозиция: задача делится на части, и вы оцениваете сроки выполнения по каждой из них — так проще увидеть, если вы вдруг начнете опаздывать на каком-то этапе.
4. Таймер: с ним вы увидите, сколько времени уходит на каждую задачу, и сможете точнее планировать сроки выполнения подобных дел в будущем.
5. Работа интервалами: пользуйтесь таймером Помодоро: 25 минут — работаете, 5 минут — отдыхаете. Подход улучшает продуктивность, а вы успеваете больше за меньшее время.
6. Страховка по времени: Добавляйте к сроку 20−30% времени в запас. Лишние 15 минут в пути спасут от неожиданностей на дороге, а пара лишних часов к задаче помогут успеть, если что-то пойдет не так.
7. Измерить результат: зная, сколько страниц должно быть в отчете и сколько вы можете написать за день, вам проще спланировать реалистичный срок выполнения.
8. Знать свои биоритмы: зная часы активности и спада, вам проще спланировать день и проснуться вовремя, а вечерами отдыхать вместо работы вполсилы.
9. Поощрять себя: сделайте из своей пунктуальности челлендж и поощряйте себя за успехи. Для оценки прогресса пригодится трекер привычек, который не даст себя обмануть.
10. Сдвинуть часы на 15 минут вперед: метод, который действительно работает. Правда, если полагаться лишь на него, есть риск привыкнуть к новому времени и снова начать опаздывать. Пробуйте осторожно.

Проще всего попробовать внедрить какие-то из этих лайфхаков — в приложении-планировщике. Например, в Сингулярити: он всегда под рукой, работает на любых устройствах и помогает спланировать все сферы жизни в одном месте и за пару кликов.

Скачать планировщик SingularityApp

Успехов в пунктуальности!