Пошаговая инструкция по переезду из одной CRM-системы в другую

Всем привет! Обращаемся ко всем компаниям, кто столкнулся с текущей ситуацией, когда разработчики западного ПО решили приостановить продажу и поддержку в России или же вообще уйти с рынка.

Мы решили написать эту статью, чтобы помочь коллегам, другим интеграторам и просто читателям показать, что можно сделать в текущей ситуации.

В свое время, когда мы только начали разрабатывать и внедрять нашу CRM-систему S2, мы, конечно, столкнулись с тем, что многие наши потенциальные заказчики выбирают зарубежное ПО, потому что оно тогда казалось кому-то более продвинутым, надежным или вообще кто-то не верил в российское ПО в принципе, а нам же оставалось только дорабатывать и улучшать функционал.

Мы сделали важный рывок в работе нашей CRM, в нас поверили в том числе и крупные компании, такие как GeekBrains (про весь путь перехода этой компании с Salesforce расскажем отдельно), а сейчас, в связи с последними событиями, мы столкнулись с тем, что бизнес пытается найти, как быстро и без потерь перестроиться к работе в текущих условиях, поэтому хотим показать на одном из наших недавних кейсов то, как можно максимально быстро перенести свои бизнес-процессы с зарубежной CRM на S2 CRM.

Опишем пример переезда по шагам : 

Первый и самый главный шаг, как и при обычном переезде, — это сбор вещей:

1. Заходим в текущую CRM и выясняем через базу знаний или техническую поддержку, как можно выгрузить данные из CRM в форматы *.xls или *.csv. 

2. Если разработчик вашей CRM позаботился о своих клиентах, то Вы сможете забрать всю информацию легко и, что ВАЖНО, выгрузить её по сущностям (это значит, что Вы сможете забрать Контрагентов, Контактных лиц контрагентов, Сделки и Активности по листам из CRM). Очень просто научиться этому, введя запрос в Яндекс или любую другую поисковую систему: “Экспорт данных из CRM *здесь пишем название нужной системы*

3. Если удается, получаем в идеале отдельные файлы по каждой из нужных сущностей ( Компании, Контакты, Сделки и т.д.) или всё это одним файлом. ВАЖНО! Если у вас в системе так нельзя, можете просто копировать информацию, выделяя страницами текст и вставляя его в файл Экселя (это, конечно, занимает большое времени, но это лучше, чем потерять всю информацию)

Пример заполненной экселевской таблицы с сущностями

Второй шаг: подготовка или загружаем багажник вещами

1. Заходим на сайт salesap.ru, нажимаем “Попробовать бесплатно” и проходим регистрацию (на самом деле, метод, который мы описываем, применим почти на любой CRM, главное при переезде понимать, что система решает 2 запроса:

Первый запрос: Текущий функционал, который нужен был еще вчера, можно быстро настроить;

Второй запрос: В выбранной системе есть запас роста для вашего бизнеса и процессов.

Важно! Самая частая ошибка при выборе CRM как при покупке костюма: берем точно по-размеру, не пытаемся влезть в более узкую модель, дабы при приседании брюки не превратились в шорты!

2. Импортировать нужно будет один раз (если вам нужна только база клиентов и все активности вы хотите загнать в примечания внутри карточки Компании (юр. лица)) или несколько раз, согласно вашей информации, которую Вы взяли из прошлой CRM.

Пример соотнесения сущностей в CRM-системе

ВАЖНО! чтобы Импортировать правильно, нужно создать необходимые поля внутри карточки Компании (как столбцы в Excel) и вывести их в видимость в табличном виде отображения Компаний. Звучит сложно? Все решается в несколько шагов! Смотрите ниже понятную инструкцию.

Третий шаг: Выполнение Импорта в S2 CRM:

1. Заходим в раздел Компании в настройках S2 CRM:

Переход в создание и настройку дополнительных полей раздела «Компании»

2. Если у вас есть поля, отличные от стандартных полей, создаем нужные поля в нужной сущности (Компания, Контакт, Сделка)

Параметры дополнительного поля

3. После создания нужных полей, выводим их в видимость в Табличном виде Компаний

Настройка видимости дополнительных полей в разделе «Компании»

4. Когда Вы сделали, чтобы поля в S2 CRM и названия столбцов в Таблице стали одинаковыми, производим Импорт:

Переход к импорту данных

5. При Импортировании можно сопоставлять поля вашего исходного файла с системными, что очень сильно упрощает процесс Импорта.

6. В результате получаем Вашу базу клиентов внутри S2 CRM за считанные минуты + сразу же получаем настроенные поля в системе для работы по сущности Компания.

Важно: Если у вас 3 файла отдельно по Компаниям, Контактам и Сделкам, то делаем аналогичные действия с другими сущностями системы и по полю в Excel, например, ИНН, система сама осуществит их привязку друг к другу.

По данной инструкции очень просто сделать переезд из одной CRM-системы в другую, будь то S2 CRM или любая другая правильная система с возможностями “Импорт — Экспорт” через файлы форматом *.xls и *.csv. Всех, кто рассматривает переезд с зарубежных CRM-систем или с тех, из которых ваша Компания выросла, мы готовы абсолютно бесплатно проконсультировать, ответить на любые вопросы и подсказать, какая из систем на Российском рынке Вам подойдет.