Пошаговая инструкция по переезду из одной CRM-системы в другую

Всем привет! Обращаемся ко всем компаниям, кто столкнулся с текущей ситуацией, когда разработчики западного ПО решили приостановить продажу и поддержку в России или же вообще уйти с рынка.

Мы решили написать эту статью, чтобы помочь коллегам, другим интеграторам и просто читателям показать, что можно сделать в текущей ситуации.

В свое время, когда мы только начали разрабатывать и внедрять нашу CRM-систему S2, мы, конечно, столкнулись с тем, что многие наши потенциальные заказчики выбирают зарубежное ПО, потому что оно тогда казалось кому-то более продвинутым, надежным или вообще кто-то не верил в российское ПО в принципе, а нам же оставалось только дорабатывать и улучшать функционал.

Мы сделали важный рывок в работе нашей CRM, в нас поверили в том числе и крупные компании, такие как GeekBrains (про весь путь перехода этой компании с Salesforce расскажем отдельно), а сейчас, в связи с последними событиями, мы столкнулись с тем, что бизнес пытается найти, как быстро и без потерь перестроиться к работе в текущих условиях, поэтому хотим показать на одном из наших недавних кейсов то, как можно максимально быстро перенести свои бизнес-процессы с зарубежной CRM на S2 CRM.

Опишем пример переезда по шагам : 

Первый и самый главный шаг, как и при обычном переезде, — это сбор вещей:

1) Заходим в текущую CRM и выясняем через базу знаний или техническую поддержку, как можно выгрузить данные из CRM в форматы *.xls или *.csv. 

2) Если разработчик вашей CRM позаботился о своих клиентах, то Вы сможете забрать всю информацию легко и, что ВАЖНО, выгрузить её по сущностям (это значит, что Вы сможете забрать Контрагентов, Контактных лиц контрагентов, Сделки и Активности по листам из CRM). Очень просто научиться этому, введя запрос в Яндекс или любую другую поисковую систему: “Экспорт данных из CRM *здесь пишем название нужной системы*

3) Если удается, получаем в идеале отдельные файлы по каждой из нужных сущностей ( Компании, Контакты, Сделки и т.д.) или всё это одним файлом. ВАЖНО! Если у вас в системе так нельзя, можете просто копировать информацию, выделяя страницами текст и вставляя его в файл Экселя (это, конечно, занимает большое времени, но это лучше, чем потерять всю информацию)

Второй шаг: подготовка или загружаем багажник вещами

1) Заходим на сайт salesap.ru, нажимаем “Попробовать бесплатно” и проходим регистрацию (на самом деле, метод, который мы описываем, применим почти на любой CRM, главное при переезде понимать, что система решает 2 запроса:

Первый запрос: Текущий функционал, который нужен был еще вчера, можно быстро настроить;

Второй запрос: В выбранной системе есть запас роста для вашего бизнеса и процессов.

Важно! Самая частая ошибка при выборе CRM как при покупке костюма: берем точно по-размеру, не пытаемся влезть в более узкую модель, дабы при приседании брюки не превратились в шорты!

2) Импортировать нужно будет один раз (если вам нужна только база клиентов и все активности вы хотите загнать в примечания внутри карточки Компании (юр. лица)) или несколько раз, согласно вашей информации, которую Вы взяли из прошлой CRM.

ВАЖНО! чтобы Импортировать правильно, нужно создать необходимые поля внутри карточки Компании (как столбцы в Excel) и вывести их в видимость в табличном виде отображения Компаний. Звучит сложно? Все решается в несколько шагов! Смотрите ниже понятную инструкцию.

Третий шаг: Выполнение Импорта в S2 CRM:

1) Заходим в раздел Компании в настройках S2 CRM:

2) Если у вас есть поля, отличные от стандартных полей, создаем нужные поля в нужной сущности (Компания, Контакт, Сделка)

3) После создания нужных полей, выводим их в видимость в Табличном виде Компаний

4) Когда Вы сделали, чтобы поля в S2 CRM и названия столбцов в Таблице стали одинаковыми, производим Импорт:

5) При Импортировании можно сопоставлять поля вашего исходного файла с системными, что очень сильно упрощает процесс Импорта.

6) В результате получаем Вашу базу клиентов внутри S2 CRM за считанные минуты + сразу же получаем настроенные поля в системе для работы по сущности Компания.

Важно: Если у вас 3 файла отдельно по Компаниям, Контактам и Сделкам, то делаем аналогичные действия с другими сущностями системы и по полю в Excel, например, ИНН, система сама осуществит их привязку друг к другу.

По данной инструкции очень просто сделать переезд из одной CRM-системы в другую, будь то S2 CRM или любая другая правильная система с возможностями “Импорт — Экспорт” через файлы форматом *.xls и *.csv. Всех, кто рассматривает переезд с зарубежных CRM-систем или с тех, из которых ваша Компания выросла, мы готовы абсолютно бесплатно проконсультировать, ответить на любые вопросы и подсказать, какая из систем на Российском рынке Вам подойдет.