Упростили подсчет НДС, добавили новые поля в автоматизации и связи
В этом обновлении S2 CRM мы добавили функцию автоматического расчета НДС для всех продуктов в сделке, упростили работу с соисполнителями и группами пользователей, а также улучшили формы онлайн-записи и поле типа «Связь». Рассказываем, как эти обновления помогут вам в работе.
Чтобы правильно посчитать стоимость товаров и услуг, необходимо учитывать НДС. В S2 вы можете указать ставку в карточке продукта. Так менеджеру не придется считать налог вручную и прибавлять его к стоимости продукта.
Раньше, если вы добавляли несколько продуктов в карточку сделки или заявки, приходилось смотреть, какой НДС у каждого из продуктов, и суммировать их вручную. Расчеты осложнялись тем, что у разных товаров разные ставки НДС. Эта информация прописывается индивидуально в разделе «Продукты».
Считать вручную было неудобно, потому что менеджер мог ошибиться и дать клиенту неправильную цену. К тому же приходилось тратить на это много времени.
Теперь для всех объектов, к которым можно привязать продукты, доступно поле «Сумма НДС». Это значит, что при добавлении продуктов в объект система автоматически посчитает сумму НДС по всем продуктам.
С новым полем сумма НДС рассчитывается автоматически, поэтому исчезает вероятность ошибки при вычислении конечной цены заказа, а менеджер не тратит рабочее время на расчеты.
Если ваш бизнес устроен так, что клиенты записываются на прием заранее, то вы можете разместить на своем сайте специальную форму для записи, доступную в S2 CRM. Это поможет менеджеру не тратить время на прием звонков от клиентов и ведение графика посещений.
При размещении формы на сайте клиент видит свободных мастеров и даты, выбирает подходящее время и специалиста, заполняет форму, и данные автоматически попадают в календарь.
Раньше в форму можно было добавить только стандартные системные поля. Например, «Имя» и «Телефон». Этой информации может быть недостаточно, если вам нужно что-то уточнить у клиента.
Например, если у вас салон красоты, то вам нужно понять, какой лак для ногтей стоит подготовить заранее. А если у вас автомастерская, то может понадобиться узнать у клиента, какая у него марка машины. Раньше, чтобы это выяснить, менеджеру приходилось перезванивать клиенту и уточнять дополнительную информацию по телефону.
Теперь кроме стандартных полей в форму записи можно добавить пользовательские поля, в которых можно будет написать числа или текст. С этой функцией вы сможете заранее прописать дополнительные вопросы, клиент сможет указать необходимую информацию, а менеджер не будет тратить время на уточнения.
Мы улучшили поле «Связь», которое используется для быстрого доступа к связанным объектам. Раньше с помощью этого поля вы могли «привязать» к карточке только заявку, сделку, контакт, компанию, задачу, запись, сотрудника или продукт. Теперь этот функционал доступен также для договоров и документов.
Связь с документом удобна, когда над сделкой работают сразу несколько специалистов, например, менеджер, который ведет клиента, дизайнер, который разрабатывает для него макет, и юрист, который проверяет бумаги. Чтобы юристу и дизайнеру не приходилось пересматривать все файлы во вкладке «Документы» и искать актуальную версию, менеджер просто добавляет ссылки на нужный документ в карточке.
Связь с договором удобно использовать, когда вы сотрудничаете с компанией уже достаточно долго и заключаете уже не первый договор. Вместо того, чтобы искать актуальную версию договора во вкладке «Договоры», вы можете закрепить ее в карточке компании с помощью поля «Связь».
Эта функция доступна только администраторам. С ее помощью вы можете открывать пользователям системы данные других пользователей.
Бывает так, что вам нужно просмотреть много документов другого пользователя — например, выбрать дизайн для павильона на выставке из тех, которые дизайнер делал раньше. Вместо того, чтобы просить дизайнера загрузить все на файлообменник и отправить вам ссылку по почте, администратор может дать вам доступ к документам дизайнера, и вы выберете нужный проект.
Также функция может быть полезной, если к вам в компанию пришел новый менеджер, и вы хотите, чтобы кто-то из более опытных сотрудников контролировал его работу. Для этого теперь можно просто дать опытному менеджеру доступ к объектам молодого коллеги.
Функция включается в разделе «Настройки» → «Сотрудники» и «Права» → «Права».
Каждый платеж в CRM можно привязать к определенному проекту. Например, в вашем агентстве среди множества направлений есть «Наружная реклама», и все задачи, связанные с согласованием, проектированием и изготовлением вывесок попадают в соответствующий проект.
Вы можете использовать это для настройки автоматизаций: каждый раз, когда от клиента поступает оплата наружной рекламы, система сама поставит необходимые задачи:
- дизайнеру, который разрабатывает макет;
- юристу, который согласовывает вывеску;
- менеджеру, который курирует весь процесс.
В S2 CRM можно назначить группу пользователей, которым доступна задача, чтобы они сами решили, кто может за нее взяться. Это удобно, если руководитель не уверен, кто именно из сотрудников сейчас загружен больше всего — он может отметить сразу несколько исполнителей, а задачу возьмет тот, у кого есть на нее время.
Раньше можно было выбрать только группу пользователей, например, сотрудников из группы «Отдел маркетинга». Теперь вы можете сделать задачу доступной для людей определенной должности. Например, вместо того, чтобы создавать задачу на проектирование баннера для всего рекламного отдела, вы открываете доступ к ней только дизайнерам.
Когда вы создаете счет, система формирует акт выполненных работ, счет-фактуру и УПД. Раньше, чтобы скачать эти документы, вам приходилось открывать счет, переходить на вкладку с нужным документом и скачивать его вручную.
Переход из одной вкладки в другую занимает время, которое можно потратить более продуктивно.
Теперь нужные документы можно скачать прямо из выпадающего меню, не открывая счет.
Когда для скачивания необязательно открывать карточку со счетом, менеджер будет тратить на это меньше времени и успеет сделать больше полезной работы.
Иногда в сделке участвует несколько исполнителей. Чтобы не забывать, кто занимается сделкой, вы можете добавить всю команду в карточку с помощью в разделе «Соисполнители».
Раньше посмотреть, кто привязан к карточке в качестве соисполнителя, можно было только в поле «Соисполнители». Теперь вы можете видеть эту информацию еще и в режиме таблицы или карточки.
Вы можете добавить к каждому исполнителю его должность и номер телефона или email, чтобы связываться с ним напрямую, а не через его руководителя в сделке.
Эта функция удобна, потому что теперь вы можете быстро найти, кто из исполнителей ответственен за определенную часть работы. Например, если вам нужно выписать инвойс по сделке, а руководитель отдела продаж занят на совещании, вы сможете найти еще одного ответственного менеджера по этой сделке и поставить задачу ему напрямую. Так вы разгрузите руководителя и быстрее получите необходимый инвойс.
Добавили системное поле «Группа пользователей» для сотрудников в карточках и табличном виде. С помощью него вы сразу увидите, в каком отделе работает сотрудник: менеджмент, отдел продаж, дизайнерский или какой-то другой отдел. Это удобно использовать в больших компаниях, когда менеджер не знаком со всеми сотрудниками. С помощью этого поля ему будет легче понять, с кем он общается и к кому можно обращаться со своими задачами.
Поле «Группа пользователей» можно настроить в разделе «Сотрудники» → «Настройка» → «Видимость полей».
Если вы хотите узнавать о новых функциях первыми, не дожидаясь, пока мы опубликуем новости в блоге, заглядывайте в changelog или подписывайтесь на канал с обновлениями в Telegram — @salesapcrm_tech.
