Как найти дубли в системе

S2 умеет отслеживать дубли в базе контактов и компаний и «отмечать» объекты, которые совпадают по одному или нескольким полям.

Вы сами решаете, что сделать с найденными дублями — удалить один из объектов, перенеся в нужный контакт/компанию всю информацию, или проигнорировать совпадения (например, если отмеченные как совпадающие контакты оказались просто однофамильцами).

Чтобы автоматически получать актуальную информацию о дублях, вам достаточно один раз настроить систему.

Шаг первый: установите правила для поиска дублей

Правило поиска дублей — это набор (одно или несколько) полей, на которые будет обращать внимание система, проверяя базу данных на совпадения. Например, правило «Имя и Телефон» для контактов найдёт всех клиентов, у которых совпадает и имя, и номер телефона, а правило «Название и e-mail» для компаний найдёт юр. лиц, у которых совпадает и название, и электронная почта.

Также вы можете добавить несколько правил для поиска дублей. Например, первое правило — «Фамилия и Телефон», а второе — «E-mail и Телефон». Так система найдёт дубли даже если менеджер допустил опечатку, когда вносил фамилию или адрес электронной почты —  в любом случае сработает или первое, или второе правило.

Обратите внимание: мы не рекомендуем искать дубли компаний только по названию, а дубли контактов — только по имени. Имена, как и названия, могут совпадать, и это приведёт к ложным срабатываниям функции поиска дублей.

Комбинируйте поле Название и Имя с другими полями. Например, с телефоном или почтой. В таком случае поиск дублей будет выполняться точнее.

Чтобы настроить критерии для поиска объектов-дублей, перейдите в Настройки — Поиск дублей. Слева выберите объект, для которого хотите создать новое правило — Контакт или Компанию. Нажмите Добавить напротив Правила поиска.

Укажите поля, которые хотите добавить в правило поиска и установите опцию “Обязательное правило”, если это необходимо. Нажмите Создать для сохранения настроек.
Включите опцию “Обязательное правило”, если хотите, чтобы данное правило полностью запрещало создание дублей, а не только находило и помечало их.  Если галочка установлена, то только пользователь с правами «Игнорировать обязательные правила поиска дублей» сможет создавать дубли объектов

Подробно: Как сотруднику дать право создавать дубли

Шаг второй: включите отображение меток рядом с объектами-дублями

Проверка базы данных на совпадения активна, осталось отобразить метки напротив совпадающий объектов. Перейдите в раздел Контакты или Компании, кликните на значок ••• в правом верхнем углу, выберите пункт Видимость колонок, отметьте галочкой Дубли и сохраните изменения.

Теперь в колонке Дубли напротив объектов, совпадающих по установленным в правилах полям, загорится синий значок связи и число, отображающее количество объектов-дублей. Эту колонку можно отфильтровать  убыванию, чтобы контакты с наибольшим количеством «двойников» отобразились вверху списка.

Нажмите на значок связи, чтобы увидеть, с какими объектами и по каким полям совпадает выбранный контакт или компания.

Также система сообщит вам о найденных дубля в момент создания объекта.