Как создать и использовать маршруты согласования документов

Пользователи S2 могут добавлять в систему маршруты документов. Функционал будет полезен, если в процессе работы с документами вам нужно согласовывать их с сотрудниками компании. В этом случае вы можете создать для документов этапы согласования и закрепить за ними сотрудников, которые будут подтверждать или отклонять перемещение документа с одного этапа на другой.

Как создать и настроить маршрут согласования документов

1. Перейдите в Настройки — Документы — Маршруты и нажмите на +;

2. Установите название маршрута;

3. Выставьте настройки возвращения документа на доработку;

4. Добавьте нужное количество этапов согласования;

5. Выберите для каждого этапа сотрудников или группу сотрудников, которые будут согласовывать документ;

6. Установите для каждого этапа длительность согласования;

7. Сохраните маршрут.

Как использовать маршруты в  документах

1. Перейдите в раздел Документы и откройте карточку нужного документа;

2. Нажмите Назначить маршрут и выберите созданный ранее маршрут согласования;

3. Нажмите Запустить согласование.

Маршрут запущен. Чтобы перевести документ на следующий этап согласования, сотрудник должен нажать кнопку Принять, при необходимости ввести комментарий к этапу и нажать на Сохранить.

Если сотрудник нажмет на кнопку Отклонить, то документ отправится на доработку в соответствии с параметрами, установленными в настройках маршрута. Чтобы перевести документ на следующий этап, нужно снова нажать кнопку Принять.

После того, как все этапы будут пройдены, статус маршрута изменится на Согласовано.

Если один из этапов маршрута будет просрочен, то сотрудники, которые участвуют в согласовании документа, получат уведомление об этом.

Чтобы отследить процесс согласования документа, нажмите в карточке на прогресс-бар этапов. Перед вами откроется интерфейс, из которого можно узнать:

• Кто запустил маршрут согласования документов;
• Количество этапов согласования документа;
• Сколько раз и на каких этапах маршрут согласования удалялся или перезапускался;
• Сотрудников, ответственных за каждый этап согласования;
• На каком этапе согласования документ находится на данный момент;
• Хронологию подтверждения или отклонения согласования документа;
• Комментарии, которые сотрудники оставляли при подтверждении или отклонении этапа.

Из этого же интерфейса, сотрудник, который запустил согласование документа может перезапустить маршрут (иконка круглой стрелки) или удалить его (иконка корзины).