Примеры автоматизации бизнес-процессов: ТОП-15 самых нужных сценариев

На складе Amazon трудится 15 тысяч роботов. Так компания решила сразу несколько проблем: роботы ошибаются реже людей, а работать могут хоть 24/7. Чтобы вы тоже могли избегать ошибок и успевать больше, мы расскажем простым языком, как можно автоматизировать бизнес-процессы. В качестве бонуса — ТОП-15 самых полезных автосценариев на примере CRM-программы.

Содержание

I. Автоматизировать — это как?
[II. 7 причин автоматизировать бизнес-процессы](#7 причин автоматизировать)
[III. Что можно автоматизировать?](#Что можно автоматизировать)
[IV. Сценарии автоматизации в CRM](#Сценарии автоматизации)
[1. Продавайте быстрее и больше](#Продавайте быстрее и больше)
[2. Повышайте лояльность клиентов](#Повышайте лояльность клиентов)
[3. Не пропускайте ничего важного](#Не пропускайте ничего важного) 
[4. Управляйте сотрудниками](#Управляйте сотрудниками)
[5. Автоматизируйте документооборот](#Автоматизируйте документооборот)

Автоматизировать — это как?

Бизнес-процессы в компании — это последовательность действий и операций, которые нужны для создания продукта или оказания услуги. Например, продажа товара через интернет-магазин состоит из ряда операций:

1. получение заявки от клиента;
2. уточнение менеджером деталей заказа по телефону;
3. получение оплаты от клиента;
4. резервирование товара на складе;
5. передача данных заказа в логистическую службу.

Чаще всего  эти действия совершают люди, но иногда им помогают программы — тогда говорят об автоматизации бизнес-процессов. Для чего это нужно? Во-первых, чтобы ускорить процесс и сэкономить время сотрудников, а во-вторых, чтобы исключить ошибки человеческого фактора.

Например

В случае с тем же интернет-магазином: если процесс не автоматизирован и менеджер вручную проверяет почту с заявками, то клиент может прождать звонка от менеджера несколько часов или дней. А может и вовсе не дождаться, если письмо с уведомлением затеряется в груде других писем. Если же процесс автоматизирован, то программа сама назначает ответственного менеджера,  высылает ему уведомление в программе, и он может перезвонить покупателю уже через минуту.

Таким образом, автоматизация бизнес-процессов — это делегирование сложных или рутинных задач и функций специальной программе, как правило, CRM-системе. Бывает трудно самостоятельно понять, какие процессы можно автоматизировать. В этом случае лучше начать с полного аудита компании.

Закажите бесплатный аудит!

Эксперт S2 поможет вам проанализировать вашу систему продаж по 50-ти показателям, чтобы вычислить ее слабые места. Всего 20 минут, и у вас будет готовый перечень шагов по повышению эффективности бизнеса.

Заказать аудит

Назад к содержанию

7 причин автоматизировать бизнес-процессы

Есть минимум семь выгод, которые вы можете получить благодаря CRM-автоматизации бизнес-процессов:

1. Меньше переработки, больше продуктивности. Если работники «вкалывают» по 8 часов подряд, то они устают и работают не так хорошо, как хотелось бы. Убираем из их рабочего дня ненужную рутину, например, создание однотипных документов, ручное обновление данных о сделках, рассылку типовых писем и СМС, обработку заявок — и вот, сотрудники справляются с той же работой в два раза быстрее, а потому могут работать не на количество, а на качество.

2. Все заняты своим делом. Ваша команда сможет не зарываться в мелких задачах, а сосредоточиться на самом важном. Менеджеры работают с клиентами, руководство занимается разработкой стратегии развития — все заняты лишь своим основным делом.

3. Человеческий фактор сведен к минимуму. Человеку свойственно ошибаться. Банальная опечатка — и вот уже внесены неверные данные о клиенте или о сделке. Потерялся стикер с напоминанием — менеджер забыл сделать важный звонок. И вообще, зачем заставлять людей сводить вручную отчёты, подсчитывать стоимость услуг и делать другие задачи, которые вмиг сделает компьютер? Оставим людям то, с чем они справляются лучше, а остальное куда эффективнее сделает программа.

4. Экономия на зарплате. Программе не надо платить зарплату и отчислять за нее взносы в ПФР. Вы можете сэкономить, не нанимая людей на чисто механическую работу. Зачем брать отдельного сотрудника только на рассылку сообщений клиентам или писем тем, кто сделал заказ на сайте?

5. Статистика в реальном времени. Когда проведена комплексная автоматизация CRM, вы можете в пару кликов посмотреть, что происходит, как меняются ваши показатели, как это влияет на ваш бизнес. И принимать решения будет куда проще — в отличие от ситуаций, когда одни данные у вас содержатся в документе Word, другие в таблице Excel, третьи на стикере, а четвёртые и вовсе лишь в голове у менеджера.

6. Клиенты не теряются. Система вовремя отреагирует на любой входящий запрос и сразу назначит на него ответственного — в итоге число потерянных заявок резко сократится. Также система напомнит вовремя предложить клиенту дополнительные услуги или связаться с ним для повторной продажи.

7. Сделки завершаются быстрее. Система может ставить задачи на каждом этапе продаж — и менеджер не запутается и всё будет делать вовремя: отправлять коммерческие предложения, перезванивать, выставлять счета.

Читать по теме
а ещё CRM помогает менеджерам избегать частых ошибок. Как? Читайте в нашей статье.

Назад к содержанию

Что можно автоматизировать?

Автоматизация CRM может касаться самых разных задач — от рассылки смс до формирования документов.

Задача

Как она решается в CRM

Рассылка уведомлений

CRM может автоматически рассылать клиентам уведомления о статусе их заказа, например, при помощи СМС.

Поддержание актуальности данных

CRM может обновлять данные в карточках объектов, например, поменять статус сделки при достижении определённой суммы.

Помощь менеджерам

CRM подсказывает менеджерам, что нужно сделать на следующем этапе воронки продаж, а также напоминать о важных задачах.

Подготовка документов

CRM может формировать документы по шаблонам в соответствии с заданными требованиями.

Работа с сайтом

CRM автоматически захватывает заявки с вашего сайта.

Распределение задач

CRM может автоматически распределять задачи между менеджерами, например, назначить более опытного на сделку с более высокой суммой.

Подробнее про автоматизацию бизнес-процессов в SalesapCRM вы можете прочитать здесь.

Сценарии автоматизации в CRM

Мы проанализировали опыт автоматизации CRM-системы в 150 компаниях, которые используют SalesapCRM, и выбрали для вас топ-15 лучших сценариев. Это 15 способов облегчить свою работу и сэкономить время.

Что интересно, для настройки автоматизации не нужны специальные знания или помощь программиста. Все можно подключить буквально за пару минут.

Назад к содержанию

Продавайте быстрее и больше

Источник: giphy.com

Создание заявки по условию

База ежедневно пополняется новыми контактами, а заявок не становится больше? Возможно, менеджеры просто не «отрабатывают» новых клиентов.

Настройте систему, чтобы она автоматически открывала заявку при добавлении нового контакта в CRM. Чем всё закончится — переходом в сделку или проигрышем, зависит уже от сотрудника, но забыть про клиента не получится точно!

Настройка сценария

В блоке «Условия» задайте условия:

• контакт был создан.

В блоке «Действия» настройте событие:

• создать заявку;

• введите название,  укажите этап и назначьте ответственного;

• поставьте галочку в чекбоксе «Сделать объект автоматизации объектом заявки», чтобы объектом заявки стал созданный контакт.

Автопостановка задачи при выполнении условия

Теряете много «теплых» лидов из-за того, что сотрудники забывают или не хотят перезванивать им после первого недозвона?

Создайте автоматический сценарий, и система будет создавать новую задачу для менеджера после первого недозвона клиенту: «Перезвонить через 2 часа» Напоминание в системе не даст упустить сделку

Настройка сценария

В блоке «Условия» задайте условия:

• сделка была изменена;
• статус стал равно «Недозвон».

В блоке «Действия» настройте событие:

• создать задачу;

• введите тему, тип — «Звонок»;

• назначьте ответственного;

• укажите длительность выполнения (дедлайн).

Наполнение сделки продуктами и автоматический расчет стоимости

Менеджеры берут таймаут во время разговора с клиентами, чтобы рассчитать окончательную стоимость сделки? К сожалению, через полчаса заказчик может не взять трубку или уже работать с другой компанией.

Застрахуйтесь от потери клиента, настроив систему таким образом, чтобы она помогала вам быстрее рассчитывать стоимость продуктов и услуг. Например, если вы делаете ремонт, то при разговоре с клиентом выясняете и указываете в карточке сделки: комната 5× 6 метров, потолки — 3 м, стены — кирпич, и программа сама добавляет продукты в сделку (штукатурка и обои в нужном количестве, услуги мастеров), и сразу же выдает вам общую сумму.

Настройка сценария

Создайте формулу, результатом вычисления которой станет необходимое количество продукта (в нашем случае мы вычисляем площадь комнаты, чтобы определить необходимое количество подложки и ламината).

В блоке «Условия» задайте условия:

• сделка была создана;
• воронка равна «Ремонт под ключ».

В блоке «Действия» настройте событие:

• добавить продукт;
• укажите по какому правилу проверять продукты на дубли;
• выберите продукты, которые необходимо прикрепить к сделке;
• в поле «Количество» выберите, какое значения подтянуть (в нашем случае с ламинатом и подложкой это площадь комнаты).

Обратите внимание: вы должны указать способ расчета сделки по сумме продуктов в настройках воронки, чтобы система автоматически посчитала полную сумму сделки.

Назад к содержанию

Повышайте лояльность клиентов

Начисление бонуса или скидки по условию

На вашем сайте есть информация о бонусах или скидках, а менеджеры порой забывают учесть их при расчете стоимости сделки? Вероятность того, что клиент останется недоволен, велика.

Создайте сценарий, по которому система сама рассчитает и применит скидки, чтобы не упустить клиентов и повысить их лояльность!

Настройка сценария

Для начала создадим формулу с расчетным списком: если пользователь выберет «Да» в поле «Рассчитать скидку», то сумма к оплате уменьшится на 5%.

Расчетный список

Формула

В блоке «Условия» задайте условия:

• сделка была создана;
• сумма больше или равна 5 000.

В блоке «Действия» настройте событие:

• изменить данные;
• значение поля «Рассчитать скидку» заменить на «Да».

Обратите внимание: эта автоматизация срабатывает на этапе создания сделки (сумму нужно вводить сразу). Если рассчитывать скидку нужно в процессе работы, замените условие на «Сделка была изменена и сумма стала больше или равно…».

Автоматическая отправка sms по расписанию

Клиенты не часто возвращаются к вам снова, а привлечение новых лидов — довольно затратное дело?

Настройте автоматическую рассылку sms заказчикам, которые уже воспользовались вашими услугами, например, месяц назад. Количество повторных обращений возрастет. Таким же образом можно настроить отправку любых других  sms-уведомлений. Например, напомнить клиенту о времени встречи за один день до запланированной даты.

Настройка сценария

В блоке «Условия» задайте условия:

• контакт — расписание;
• «Дата последнего заказа» меньше текущей даты на 30 дней;
• переопределить время запуска (установить время отправки sms).

В блоке «Действия» настройте событие:

• отправить сообщение клиенту;
• выберите провайдера, имя отправителя, телефон клиента введите текст сообщения.

Обратите внимание: имя отправителя необходимо заранее зарегистрировать у вашего провайдера!

Уведомление о статусе заказа

Клиенты обрывают телефон, чтобы узнать статус заказа, а менеджеры не справляются с этим наплывом и отвлекаются от работы?

Система может взять рутину на себя и автоматически отправлять sms с уведомлениями заказчикам, когда менеджер меняет статус заказа в системе.

Настройка сценария

В блоке «Условия» задайте условия:

• сделка была изменена;
• этап стал равно «Отправлено почтой».

В блоке «Действия» настройте событие:

• отправить sms клиенту;
• выберите провайдера, имя отправителя, телефон клиента введите текст сообщения.

Обратите внимание: имя отправителя необходимо заранее зарегистрировать у вашего провайдера!

Назад к содержанию

Не пропускайте ничего важного

Фиксация даты события

Менеджеры забывают вовремя продлевать договоры, напоминать клиентам о подошедших сроках техобслуживания или повторного визита к врачу?

Создайте сценарий, который будет фиксировать даты. Например, автоматически менять в карточке контакта дату в поле «Последний визит/Последняя покупка». Вы сможете использовать это поле для создания автозадачи: напомнить клиенту про повторную процедуру/покупку через месяц после последнего визита.

Настройка сценария

В блоке «Условия» задайте условия:

• контакт был изменен;
• статус стал равен  «Договор подписан».

В блоке «Действия» настройте событие:

• изменить данные;

• значение поля «Дата заключения договора» заменить на дату срабатывания сценария (отметить галочкой «Использовать время запуска сценария»).

Сортировка почты по условию

В день вам приходят сотни писем, среди которых может затеряться действительно важное сообщение?

Настройте сценарий автоматизации, который будет перемещать письма, на которые уже ответили менеджеры, в отдельную папку.

Настройка сценария

В блоке «Условия» задайте условия:

• почтовое сообщение было изменено;
• статус стал равен «Отвечено».

В блоке «Действия» настройте событие:

• изменить данные;

• папка —> укажите, куда переместить письмо.

SMS о письмах от конкретного заказчика

Менеджеры отвечают на письма ключевых заказчиков не сразу, просто не замечая их в общей почте? Давайте исправим эту ситуацию, чтобы важные клиенты всегда получали ответ мгновенно.

Создайте сценарий, и система будет отправлять sms ответственному, когда на почту придет письмо, тема которого содержит ключевые слова.

Настройка сценария

В блоке «Условия» задайте условия:

• почтовое сообщение было создано;
• тема содержит «СнабСервис»;
• тип равно «Входящее».

В блоке «Действия» настройте событие:

• отправить sms сотруднику;
• выберите провайдера, введите текст сообщения и выберите получателя.

Назад к содержанию 

Управляйте сотрудниками

Источник: giphy.com

Добавление в сделку соисполнителя по условию

Взаимодействие между сотрудниками не налажено? Работники тратят время, чтобы попросить коллег о помощи или поделиться подробностями сделки со всеми исполнителями?

Настройте добавление соисполнителя по условию. Например, если описание созданной сделки содержит ключевое слово «потолки», система автоматически назначит соисполнителем по сделке мастера по натяжным потолкам, и он получит доступ ко всей информации по объекту.

Настройка сценария

В блоке «Условия» задайте условия:

• сделка была создана;
• описание содержит слово «потолки».

В блоке «Действия» настройте событие:

• добавить соисполнителя;

• выбрать нужного сотрудника.

Смена ответственного по условию

Опасаетесь доверять менеджерам-новичкам крупные заказы? Действительно, «солидные» сделки должны вести опытные сотрудники, которые точно смогут довести дело до выигрыша.

Создайте сценарий, который будет автоматически передавать сделки с суммой выше, например, 100 000 рублей старшему менеджеру.

Настройка сценария

В блоке «Условия» задайте условия:

• сделка была изменена;
• сумма стала больше 100 000.

В блоке «Действия» настройте событие:

• изменить данные;

• значение в поле «Ответственный» изменить на старшего менеджера или руководителя.

Отправка уведомлений сотрудникам по условию

Тратите много времени на планерки и совещания, чтобы контролировать все сделки компании? Эти несколько часов в неделю можно посвятить чему-то действительно важному!

Не бойтесь упустить момент, когда сотрудникам понадобится помощь: система автоматически пришлет вам уведомление, если менеджер изменит статус сделки на «Есть проблемы».

Настройка сценария

В блоке «Условия» задайте условия:

• сделка была изменена;
• статус стал равен «Есть проблемы».

В блоке «Действия» настройте событие:

• отправить сообщение;

• введите текст сообщения и укажите получателя.

Назад к содержанию 

Автоматизируйте документооборот

Автозаполнение документации

Подготовка документации «съедает» значительную часть рабочего времени сотрудников? SalesapCRM умеет автоматически заполнять документы в нужный момент!

Настройте простой сценарий, и при переводе сделки в статус «Подготовка документов» система мгновенно заполнит все необходимые бумаги, «подтянув» данные из карточки контакта и сделки. Менеджеру останется просто скачать или распечатать документы и передать их заказчику!

Настройка сценария

В блоке «Условия» задайте условия:

• сделка была изменена;
• статус стал равен «Подготовка документов».

В блоке «Действия» настройте событие:

• подготовить документ;

• выберите нужный шаблон.

Создание счетов по условию

Хотите сократить время между согласием клиента на оплату и выставлением счета, чтобы свести к нулю риск поражения сделки на последнем этапе?

Настройте автоматическое выставление счета при переводе сделки в статус «Клиент готов оплатить». Менеджер мгновенно распечатает или скачает уже готовый счет и отправит его заказчику.

Настройка сценария

В блоке «Условия» задайте условия:

• сделка была изменена;
• статус стал равен «Клиент готов оплатить».

В блоке «Действия» настройте событие:

• создать счет;

• выберите счет, укажите основание, ставку НДС и срок оплаты (указывается в днях с момента создания счета).

Супер-комбо: мгновенное создание коммерческого предложения

Делимся главным секретом Благодаря SalesapCRM ИНДИВИДУАЛЬНОЕ коммерческое предложение можно сгенерировать автоматически, во время разговора с потенциальным клиентом!

Настраиваем формулы с расчетными списками, подключаем всего одну автоматизацию, и готово! Ваш менеджер отправит коммерческое с расчетами, сделанными под конкретного заказчика, ещё во время телефонного разговора.

Настройка сценария

Добавьте в систему свои поля, в которые вы будете «вписывать» полученные от клиента данные, и формулы, которые будут сразу рассчитывать стоимость ваших услуг. Используйте расчетные списки, чтобы создать действительно универсальный «калькулятор».

Например, вы введете только размеры комнаты, высоту потолков и материал стен, а система сама рассчитает стоимость необходимого количества обоев, клея и цену за работу.

Также создайте шаблон коммерческого предложения, куда система сможет подставить рассчитанные значения.

Следующий шаг — создание расчетного списка «Сгенерировать КП» всего с одним значением «Да».

Теперь вы можете настроить автоматический сценарий, чтобы после заполнения всех полей, подсчета стоимости сделки и  выбора «Да» в поле «Сгенерировать КП» система мгновенно подготавливала индивидуальное коммерческое предложение с рассчитанными значениями.

В блоке «Условия» задайте условия:

• сделка была изменена;
• поле «Сгенерировать КП» стало равно «Да».

В блоке «Действия» настройте событие:

• подготовить документ;

• выберите шаблон коммерческого предложения.

Назад к содержанию

Автор: Любовь Аброськина