Автоматизация HR без дополнительных затрат: миф или реальность?

По данным SilkRoad, одного из крупнейших разработчиков систем управления талантами, 72% HR-специалистов считают, что отсутствие автоматизации управления персоналом негативно влияет на успешность компании. Цифры нешуточные, поэтому мы решили разобраться, что в работе специалиста по HR можно автоматизировать, какие программы для этого использовать и можно ли обойтись без дополнительных затрат.

Что будем автоматизировать?

По состоянию на 2015 год в каждой пятой российской организации автоматизированы процессы коммуникации, обучения и оценки персонала. И лишь 15% компаний ведут работу с персоналом полностью вручную, отмечают эксперты сервиса интернет-рекрутмента HeadHunter. При этом используются специализированные программы, способные автоматизировать то, чем обычно занимаются HR-специалисты:

1. размещение вакансий на специализированных сайтах;
2. отбор соискателей среди откликнувшихся;
3. обучение сотрудников;
4. составление штатного расписания;
5. расчет зарплаты.

---

Андрей Облов ведущий эксперт HeadHunter

В российских компаниях автоматизация управления персоналом обычно не относится к приоритетным задачам. Фактически все используют бухгалтерские решения для кадрового учета и расчета зарплаты, но очень мало компаний двигается в сторону автоматизации других HR-процессов: подбора персонала, адаптации на рабочем месте, оценки, развития, обучения, удержания. На Западе нет, пожалуй, ни одной крупной компании, где эти процессы не были бы автоматизированы самым серьезным образом. В России ситуация другая: важность автоматизации осознают не все.

Читать по теме:
Примеры автоматизации бизнес-процессов, которые облегчат вашу работу

Программы для HR: как упростить работу кадровика

Для каждой описанной выше функции найдется несколько решений для автоматизации управления персоналом. Но по словам Андрея Облова, основной их минус состоит в высокой стоимости и длительных сроках внедрения. Это и является барьером для их повсеместного распространения среди российских компаний. Если вас не пугают эти проблемы, мы предлагаем ознакомиться с подборкой программного обеспечения для автоматизации HR-процессов.

1. Эффективный рекрутинг

Программы для автоматизации поиска новых сотрудников размещают вакансии на сайты вроде hh.ru и superjob.ru. Они информируют об откликах соискателей и позволяют искать по резюме, выложенным на сторонних базах.

По данным компании Capterra, специализирующейся на подборе ПО для бизнеса, сервисы для автоматизации рекрутинга дают эффект в 94% случаев.

Примеры ПО:

1. e-Staff Рекрутер. Помогает размещать/искать заявки в сети, работать с кандидатами, собирать по каждому из них подробную информацию; хранит данные о нанятых работниках, ведет статистику, интегрируется с популярным ПО вроде 1С.
2. Experium. Помимо размещения вакансий, позволяет осуществлять массовые рассылки, работать с соцсетями, синхронизироваться с сайтами, бронировать переговорные комнаты. Одна из наиболее старых и авторитетных систем.
3. FriendWork Recruiter. Может размещать вакансии/искать резюме на популярных сайтах, интегрироваться с почтой/календарями, готовит аналитические отчеты.
4. Staffim. Позволяет получать вакансии от кадровых агентств в режиме онлайн, размещать вакансии/искать резюме в сети, вести общие календари. Имеется только веб-приложение без десктопной версии.

Читать по теме:
Ищем кадры: 25 вопросов для менеджера по продажам

2. Системы управления талантами

Это более продвинутые программы, они автоматизируют обучение сотрудников и управляют их ростом внутри компании. Такие системы следят за тем, чтобы каждый сотрудник регулярно прокачивал навыки, вовремя обновлял набор своих функций, чтобы не заскучать на одном проекте. Они помогают рассчитывать премии в зависимости от уровня достижения целей и определять лучших кандидатов на продвижение по должности.

Примеры ПО:

1. SuccessFactors HCM Suite. Лидер рынка, причём, не только в России. Содержит решения для рекрутинга, адаптации, обучения и развития персонала; для разработки системы вознаграждений и управления эффективностью.
2. Lumesse ETWeb. Осуществляет рекрутинг, позволяет управлять эффективностью сотрудников, их навыками и компетенциями, карьерой и системой преемственности, обучением и развитием.

Читать по теме:
Способы мотивации сотрудников: 30+ эффективных методов.

3. Учет и отчетность – больше не ваша головная боль

Самый популярный вид программ на постсоветском пространстве, согласно исследованию HeadHunter — это ПО для кадрового учёта. К его функциям относятся расчёт зарплаты, налогов и расходов на сотрудников, а также формирование отчётности для госорганов.

Иногда эти программы не относят к HR, потому что они больше про финансы, но справедливо будет их упомянуть: они упрощают ведение кадрового учета.

Примеры ПО:

1. 1С. Зарплата и управление персоналом 8. Один из лидеров отрасли. Ведёт учёт кадров, начисляет зарплату, планирует занятость, готовит отчёты в ПФР.
2. БОСС-Кадровик. Рассчитывает зарплату, ведёт учёт персонала. Имеет также рекрутинговые модули и наглядные аналитические отчеты.

CRM: используем подручные средства

При всех преимуществах описанных решений, они вряд ли подойдут малому бизнесу, где работа с кадрами ведется не в глобальных масштабах. Затраты на дорогостоящее ПО для найма 2-3 человек в месяц едва ли можно считать оправданными.

Но малый бизнес тоже хочет вести HR эффективнее, правда? Да, многие «навороты» будут лишними, но научить сотрудников грамотно работать — это важно для бизнеса любых масштабов. А еще хотелось бы автоматизировать рутинные процессы, связанные с рекрутингом и ростом персонала.

К счастью, решение есть, и находится у вас под рукой. Для частичной автоматизации процессов управления персоналом можно использовать CRM. Да, расчет больничного и отчет в налоговую она вряд ли составит, но заняться обучением и отслеживанием эффективности сотрудников поможет. Вот четыре простых примера:

1. Кто сказал, что проектный модуль только для работы с клиентами? Обучение нового сотрудника — чем не проект? Разбейте его на понятные этапы. Например, на первом этапе он регистрируется в CRM, на втором знакомится с приложенной прямо в ней должностной инструкцией, на третьем — общается с руководителем по поводу методики работы и так далее. Понятно, что процесс обучения у вас будет отличаться, но общий принцип будет тот же.
2. Можно использовать CRМ и для обучения новичков. В таких автоматизированных программах управления персоналом есть наглядная воронка продаж — серия этапов, по которым нужно пройти для завершения сделки. А некоторые системы позволяют для каждого этапа прописать подробные скрипты и чек-листы для менеджеров: что они должны сделать на каждом шаге взаимодействия с клиентом. Просто читай и выполняй — успех гарантирован.
3. Отслеживайте статистику! Наблюдая, кто и как работает с клиентами, вы сможете оценить эффективность сотрудников и понять, кому нужно дополнительное обучение.
4. Ведение учёта рабочего времени позволит отследить, какой вклад вносит каждый сотрудник в конкретный проект. Вы сможете дисциплинировать персонал и на основе этой информации принимать решения о поощрении/порицании работников.

Читать по теме:
Какую выбрать CRM для малого бизнеса: что важнее для малых фирм?
Для чего нужна CRM-система: что она дает и как это работает?

Естественно, всех HR-задач CRM-система для управления персоналом не решит, но если потребностей у вас минимум, то это отличное бюджетное решение. Вы можете оценить это уже сейчас: зарегистрируйтесь на сайте SalesapCRM и бесплатно пользуйтесь функционалом сервиса.