Работа с конфликтными клиентами: 7 правил и 30 стоп-слов
Конфликт с клиентом может сильно сказаться на репутации бренда: недовольный покупатель оставит отзыв на сайте, пожалуется в соцсетях, расскажет друзьям. Однако если грамотно решить спор на месте, то количество негатива снижается в 25 раз: из всех плохих отзывов только 4% принадлежит перу тех, чью жалобу «обработали» здесь и сейчас. Мы предлагаем разобраться, какие бывают типы клиентов и какой подход нужен к каждому.
Теория продаж учит, что конфликтные ситуации бывают двух типов: конструктивные и деструктивные. Первые возникают, когда есть конкретные претензии: продали бракованный товар или затянули сроки. Устраните причину недовольства и предоставьте клиенту бонус, например, скидку на следующую покупку.
С деструктивными сложнее: клиент переполнен эмоциями, хамит, уже не помнит суть претензий, а возможно, у него просто плохое настроение. В этом случае нужно задавать наводящие вопросы, чтобы узнать причины раздражения.
Казалось бы, все просто, но на практике этих правил недостаточно для разрешения конфликтных ситуаций с клиентами.
Тимур Асланов — бизнес тренер, руководитель в сфере продаж и автор книги «Альфа-продавцы: спецназ в отделе продаж» предлагает следующие 7 правил поведения в конфликте:
1. Реагируйте незамедлительно. Мысль: «Если немного подождать, проблема сама рассосется», — самое плохое, что может прийти вам в голову. Решайте проблему сразу, а если нужно время, то узнайте контакты клиента, и как только найдете ответ, сообщите ему об этом.
2. Сохраняйте спокойствие. Демонстрация гнева или повышенные тона играют не в вашу пользу: будущие отношения с клиентом окажутся под угрозой, как и ваша репутация.
3. Внимательно слушайте без оправданий. Вместо того, чтобы защищаться и искать причины, которые клиента не интересуют, сделайте все, чтобы он понял: вы на его стороне.
4. Принесите извинения. Добейтесь расположения к себе и заложите фундамент для конструктивного диалога.
5. Предложите пути решения, даже если объективно вины вашей нет. Любое предложение должно быть направлено на устранение причины недовольства.
6. Предоставьте компенсацию. Теперь самое время вознаградить терпение клиента комплиментом от компании. Предоставьте ему бонус с wow-эффектом, который перекроет испытанный негатив.
7. Относитесь к спору позитивно. Грамотное урегулирование конфликтов с клиентами помогает лучше узнавать их потребности. А кроме того, как и любой опыт, учит безошибочно действовать в сложных ситуациях.
Читать по теме:
Как улучшить клиентский сервис: 5 эффективных способов
Проблемные клиенты попадаются в каждой компании. Недовольство в свой адрес можно получить по любому поводу: не так оказали услугу, не тот товар выдали, не так все оформлено. Перечислять можно долго.
Станислав Емельянов, автор учебников по PR, составил типологию конфликтных личностей, а Елена Иванова, бизнесвумен с 25-летним опытом руководителя, адаптировала ее под бизнес-реалии. Получились рекомендации, которые помогут решать конфликты с разными типами клиентов:
При решении конфликтов с клиентами, независимо от их типа, следите за тем, что и как говорите: некоторые фразы придется исключить из лексикона навсегда, другие — перефразировать. Вместе с Леонидом Клименко, автором передачи о телефонных продажах «Это Леонид звонит!» и экспертом по созданию и развитию отделов продаж, мы составили список фраз, которые вам лучше забыть.
Запрещенные фразы:
- «Вы что-то путаете»;
- «Это невозможно»;
- «Вы не правы!». Даже если клиент действительно не прав;
- «Вам нужно было сделать по-другому»;
- «Я тут ни при чем/это была не моя смена/виноват наш поставщик»;
- «Вы мне врете!»;
- «Ничем не могу вам помочь»;
- «Читайте наш сайт/каталог/прайс, там все написано»;
- «Не нравится — не покупайте. Вас никто не заставляет»;
- «На вас на всех не угодишь!»;
- «Да, обслуживание клиентов у нас не на высоте»;
- «Я не знаю»;
- «Вы меня не поняли»;
- «Не могу ничего обещать»;
- «Вы должны»;
- «Вы обязаны»;
- «Вы уверены …?»;
- «Вы задаете слишком много вопросов»;
- «Я займусь вами, как только освобожусь»;
- «Это не мои проблемы»;
- «Надо было раньше …»;
- «А что же вы хотели за такие деньги?».
Использовать с осторожностью, в зависимости от контекста фразы:
- «Такое часто случается»;
- «Вы первый, кто говорит подобные вещи»;
- «В таких случаях мы всегда так поступаем».
Леонид Клименко эксперт по построению и развитию отделов продаж
Я бы не стал добавлять в этот список откровенно хамские фразы вроде: «Не надо на меня кричать», «Какое право вы имеете разговаривать со мной таким тоном?», «Вас много, а я одна», «Жалуйтесь сколько угодно! Меня этим не напугаешь!», — такое встречается слишком редко.
Перевести диалог в конструктивное русло получится, подобрав более дипломатичные выражения:
| Неприемлемо | Дипломатично |
|---|
| «Женщина/мужчина/девушка, послушайте…» | Обращение по имени |
| «Только не надо нервничать/успокойтесь!» | «Возможно, я могу ошибаться, давайте спокойно разберемся» |
| «Давайте скорее перейдем к делу» | «Предлагаю обсудить, как я могу вам помочь» |
| «Вы ничего не понимаете/не знаете наших правил» | «На эту ситуацию можно посмотреть с другой стороны» |
| «Мне жаль, что это вас так задевает, но вернуть деньги мы не сможем» | «Мне жаль, что мы не вправе вернуть вам деньги. Можем ли мы сделать для вас что-нибудь другое?» |
Читать по теме:
Как вести учет клиентов: отвечаем на 5 главных вопросов
Продавцы, менеджеры, администраторы — именно на их долю выпадает работа с конфликтными клиентами. Обучите их поведению в сложной ситуации, и тогда ваше вмешательство сведется к минимуму.
Чтобы сотрудник понимал, как урегулировать конфликт с клиентом, он должен разбираться:
а) В законе «О защите прав потребителей» и знать, что вправе требовать клиент;
б) В ассортименте и особенностях продукта/услуги, чтобы ответить на любой вопрос или парировать необоснованную претензию;
в) В психологии — тогда он не станет принимать недовольство покупателя на свой счет и будет хладнокровно следовать правилам.
Составьте инструкцию с четким алгоритмом: когда с ситуацией нужно справляться самостоятельно, в каких случаях следует прибегать к помощи руководства, а когда — звать охрану.
Хотите, чтобы конфликтов было как можно меньше? Регулярно проверяйте, что думают клиенты о вашем продукте и сервисе. Сделать это можно, рассчитав CSI.
CSI (Customer Satisfaction Index) — индекс удовлетворенности клиента. Он решает три важные задачи:
- Показывает сильные и слабые стороны вашего сервиса;
- Помогает улучшать продукт даже после запуска;
- Выявляет процент довольных и недовольных клиентов.
Руководитель платформы «Mail.ru для бизнеса» Иван Бойцов предлагает считать CSI так:
1. Выделите наиболее важные параметры вашего продукта или услуги. Например, цена, уровень сервиса, качество и т. д.
2. Составьте анкету, в которой клиент может оценить каждый параметр по пятибалльной шкале. Включите в анкету вопрос, какой параметр наиболее важен для конкретного клиента.
3. Отправьте анкету постоянным клиентам и тем, кто только недавно купил у вас продукт.
4. Соберите результаты, подсчитайте, сколько максимально баллов получилось по каждой из шкал. Затем переведите этот показатель в проценты по отношению к количеству опрошенных.
Пример анкеты на определение индекса CSI.
| Параметр | Важность параметра | Шкала оценки параметра |
|---|
| Сервис | 1 — не важно, 2 — важно(1 — очень недоволен, 2 — недоволен, 3 — нейтрально, 4 — доволен, 5 — очень доволен | |
| Цена | 1 — не важно, 2 — важно | 1 — очень недоволен, 2 — недоволен, 3 — нейтрально, 4 — доволен, 5 — очень доволен |
| Качество | 1 — не важно, 2 — важно | 1 — очень недоволен, 2 — недоволен, 3 — нейтрально, 4 — доволен, 5 — очень доволен |
Например, вы решили узнать у 30 клиентов, насколько они удовлетворены уровнем сервиса в вашей компании. Предположим, что 15 из них поставили по 5 баллов, 10 — 4 балла, а оставшиеся 5 — 2 балла. Считаем общее количество полученных баллов:
15*5 + 10*4 + 5*2 = 130 баллов.
Максимально возможное количество по шкале «Сервис»:
30*5 = 150 баллов.
Высчитываем процент удовлетворенности клиентов сервисом:
(130:150)*100 = 86%
Хороший результат — не менее 95%. Он показывает, что большинство клиентов довольны работой вашей компании.
Параметр, который клиенты выделили как наиболее приоритетный, покажет, на чем нужно сфокусировать внимание. Самый низкий индекс по одному из параметров позволит увидеть слабое место в вашем продукте или услуге.
Вместо заключения
Успешное управление конфликтными ситуациями с клиентами требует от представителей бизнеса не только профессиональных навыков, но и глубокого понимания психологии человеческих взаимоотношений. Применение описанных в статье стратегий поможет не только разрешить текущие конфликты, но и минимизировать возможность их возникновения в будущем. Эффективная работа с конфликтами повышает лояльность клиентов и способствует созданию стабильного, позитивного имиджа компании. Помните, что каждый конфликт — это возможность не только испытать свои навыки, но и улучшить качество обслуживания, сделав его более адаптивным и клиентоориентированным.
Автор: Данила Сидоров
