Уменьшение расходов в компании: ошибки и работающие способы

Для оптимизации расходов зарубежные компании еще 20 лет назад стали использовать аутсорсинг, что позволило на 20-40% снижать затраты на бухучет и экономить по $8 млн на HR-функции! Мы собрали мнения экспертов о сокращении расходов компании и представили два списка: что делать нельзя, а что, наоборот, нужно.

Содержание: 

I. Оптимизация расходов: как нельзя
1. Экономия на сотрудниках
2. Сокращение расходов на маркетинг
3. Ухудшение качества продукта или услуги
II. План оптимизации расходов: как надо
1. Откажитесь от офиса или используйте аутсорсинг
2. Привяжите мотивацию сотрудников к выполнению плана
3. Снизьте налоговую нагрузку
4. Объединяйтесь с другими компаниями для продвижения
5. Сократите статьи расходов внутри компании
6. Используйте современные системы для бизнеса

Оптимизация расходов: как нельзя

Если неправильно провести мероприятия по оптимизации расходов, то можно снизить прибыль, испортить имидж компании и потерять клиентов. Вот то, что точно нельзя делать.

>Экономия на сотрудниках

Сокращение штата, снижение зарплаты, уменьшение расходов на корпоративы и обучение плохо влияют на работу компании. Оставшиеся сотрудники, как правило, начинают искать дополнительный заработок и уделять меньше времени основным делам. И их продуктивность падает еще больше.

Леонид Гаврилов,
партнер инвестиционного бутика Qviqa

— Жадность ведет к бедности. Лучше, наоборот, вкладываться в обучение кадров: чем выше их квалификация, тем больше они заработают для компании. Нельзя сильно сокращать расходы на корпоративный отдых, потому что совместный отдых разряжает атмосферу и помогает легче пережить кризис.

Читать по теме
Голосовые и обычные чат-боты: как сократить расходы на кол-центр                                                                                                                                     

Сокращение расходов на маркетинг

Самый влиятельный теоретик менеджмента Питер Друкер заявил, что маркетинг — это затраты, которые приносят прибыль. Потому что это сбор знаний о потребностях клиентов, чтобы сделать продукт полезным для них и вызвать естественное желание купить. Вот и представьте, как вы будете продавать, если не знаете, нужен ваш продукт людям или нет?

Часто компании сокращают маркетинговые расходы, пропорционально уменьшая бюджеты на все каналы. Но это ведет к тому, что клиентов становится еще меньше, прибыль сокращается, и бюджет снова приходится уменьшать. Но можно сделать по-умному: выяснить, по каким каналам приходит меньше всего клиентов, и сократить расходы только на них. Делают это путем опросов клиентов, подключая коллтрекинг, отслеживая эффективность воронки продаж с помощью сервисов сквозной аналитики. В итоге расходы на маркетинг снизятся, а его эффективность — нет.

Роман Федосов,
гендиректор digital-агентства «Компот»

— Внедрив коллтрекинг, мы выяснили, что клиенты оставляют заявки при переходе по одному и тому же слову в контексте, на которое уходило всего 5% рекламного бюджета. Остальные рекламные каналы не работали. Мы отключили все лишнее и, сократив бюджет в 20 раз, достигли результата намного быстрее, чем планировали.

Читать по теме
6 маркетинговых приемов для увеличения продаж                                                                                                                                                     

Если вы тоже подозреваете, что часть денег уходит на неэффективную рекламу, но не можете найти эти каналы, то закажите аудит у специалистов. Они проанализируют деятельность вашей компании по 50 разным показателям и помогут выявить проблемные моменты.

Ухудшение качества продукта или услуги

Компания BMW оценила поведение своих покупателей и выяснила, что в среднем один неудовлетворенный клиент рассказывает о неудачном взаимодействии 10 своим знакомым, формируя у них негативное отношение к компании.

Поэтому будьте уверены: если качество вашего товара станет хуже, об этом сразу узнает много людей, и вы лишитесь клиентов.

Андрей Зинкевич,
специалист по интернет-маркетингу

— Вместо ухудшения качества можно, например, повысить сумму минимального заказа для бесплатной доставки, чтобы покрывать почтовые или транспортные расходы. А если клиенты не готовы платить много, то уменьшайте количество услуг или вес/состав товаров.

Все помнят историю пропавшего яйца из десятка, который превратился в «девяток», и как в литровый пакет молока стали заливать всего 900 мл. Это и есть примеры того, как можно сэкономить на количестве, сохранив качество.

План оптимизации расходов: как надо

Чтобы оптимизация расходов не принесла новых финансовых проблем, сокращать затраты надо по-умному. А все хорошие способы уже придуманы до нас.

Откажитесь от офиса или используйте аутсорсинг

Американские исследователи подсчитали, что если половину времени сотрудники работают из дома, то компания экономит до $110 000 в год на оплате коммунальных услуг, уборке офиса и покупке расходников. Кроме того, удаленные сотрудники реже берут внеплановые выходные и больничные, которые обычно обходятся компании в $1 800 в год на каждого. При этом продуктивность на удаленке возрастает на 35-40%, отчего повышается прибыль компании.

Еще один безопасный способ сократить расходы компании — передать часть функций на аутсорсинг. Например, вместо того чтобы держать в штате юриста, можно заключить договор на юридическое сопровождение со сторонней компанией. Тогда вместо ежемесячной зарплаты вы будете только оплачивать счета за конкретные услуги.

Сергей Шухрин,
гендиректор компании «Фабрика чистоты»

— На ГАЗе около 1000 человек обслуживали (клининг) 43 цеха. Издержки были очень высокими, потому что раз в месяц сотрудники ГАЗа ездили за расходными материалами, для чего выделялись несколько машин, водители, снабженцы. Когда завод передал нам на аутсорсинг клининговые услуги, мы сократили его издержки до минимума, и расходников потребовалось меньше. Теперь их возит только один автомобиль. Выведя персонал за штат, ГАЗ получил ежегодную экономию около 10 млн рублей.

Привяжите мотивацию сотрудников к выполнению плана

Вы уверены, что 10 менеджеров, которые сидят на одинаковых окладах, приносят компании одинаково много денег? Чтобы зря не платить тем, кто ничего не зарабатывает, нужно избавляться от неэффективных сотрудников или мотивировать их на большие продажи.

Для этого внедряют систему оценки личных показателей менеджера (KPI). Она строится на основе небольшого фиксированного оклада и процентов от личных продаж или других надбавок за личные заслуги. Ленится — получает 10 000 рублей, работает усердно — 70 000.

Читать по теме
Внедрение KPI: как разрабатывать и контролировать                                                                                                                                                   

Снизьте налоговую нагрузку

Если у вас ИП, традиционный способ снизить налоговую нагрузку — переход на спецрежим: УСН, Патент, ЕСХН. Считайте и сравнивайте, что выгодно именно вам. Подробнее про патентную систему налогообложения можно узнать на сайте nalog.ru.

В случае, если ваша выручка за квартал не превышает 2 млн рублей без учета налогов, вы можете получить освобождение от уплаты НДС (п. 1 ст. 145 НК РФ).

Объединяйтесь с другими компаниями для продвижения

Хороший способ сэкономить на рекламе — объединиться с другими компаниями для проведении рекламных акций и промо. Например, вы хотите организовать мероприятие для привлечения новых клиентов и повышения узнаваемости бренда, но понимаете, что не потяните бюджет. Привлеките партнеров, организуйте совместный бизнес-завтрак, мастер-класс, конференцию. 

Так вы не только сэкономите на бюджете, но и расширите свою клиентскую базу за счет аудитории других компаний.

Сократите статьи расходов внутри компании

Сколько вы тратите на канцелярские товары, салфетки, печеньки, кофе? Так ли важны эти расходы? Руководители расходятся во мнениях, так как сотрудники не всегда разделяют желание начальника сэкономить на этих вещах. Но в кризис советуют все же отказываться от «плюшек», откровенно объяснив эту необходимость коллективу. Бывает, что в целях экономии приходится прибегать и к более радикальным мерам.

Роман Федосов,
гендиректор digital-агентства «Компот»

— Представьте, что вам нужно сократить каждую статью расходов в два раза. Ни в коем случае не сокращайте зарплаты. А вот офис можно выбрать дешевле, отказаться от корпоративных подарков или крутого соцпакета, ведь люди работают у вас не ради кофемашины или страховки. Попросите у поставщиков скидку за объем или за то, что вы с ними давно сотрудничаете.

Используйте современные системы для бизнеса

Сегодня крупные компании используют сразу по 3-5 программ для автоматизации бизнес-процессов: CRM — для продаж, HRM — для управления кадрами, EMP — для управления производством и т. д. Все они по-разному помогают экономить: CRM помогают вычислить ленивых сотрудников, HRM — удерживать лучших.

Леонид Гаврилов,
партнер инвестиционного бутика Qviqa

— В датской компании «Лундбек» я застал HRM-систему для управления персоналом. Согласно концепции, если в штате больше 250 человек, то организуется отдел Team Infrastructure. Он работает в связке с отделом кадров и службой безопасности. Его задача — привлечь и удержать ценных специалистов, собрать эффективные рабочие отделы по 5-7 человек, способствовать их развитию и предотвращать конфликты. С такой системой компании проще сократить издержки на увольнение и найм, потому что штат изначально формируется из высокоэффективных сотрудников, которые не увольняются и быстро вникают в работу.

Если HRM, 1С и подобные системы подходят только для крупных компаний, то CRM полезна всем — хоть 5 человек у вас в штате, хоть 1000. Вот почему:

• CRM-системы автоматизируют процессы, а значит, берегут время сотрудников. Вы можете безболезненно сократить штат и возложить тот же объем работ не на 15, а на 10 сотрудников, что позволит вам сэкономить на зарплатах.
• В них можно работать откуда угодно, поэтому можно набрать удаленных сотрудников и держать целые отделы на удаленке, не тратя средства на аренду большого офиса.
• Вложения в CRM быстро окупаются. Консалтинговая компания Capterra провела опрос среди 500 компаний, и выяснилось, что после внедрения CRM их прибыль выросла от 25 до 35%. Система помогает менеджерам работать быстрее и не упускать клиентов. С увеличением объема продаж повышается прибыль. Благодаря этому вскоре вы перестанете болезненно реагировать на расходы.

Автор: Елена Зайцева, Дарья Милакова