Как выполнить план продаж отдела: пошаговая инструкция

Один из клиентов компании «Юнит-Консалтинг» — дистрибьютор фармацевтических товаров — из-за невыполнения плана отделом продаж терял до 17% от выручки в год. Решить проблему удалось только после того, как был пересмотрен план и система мотивации менеджеров. Мы решили выяснить, что делать руководителю, чтобы обеспечить выполнение плана продаж.

Содержание:
I. Почему не выполняется план продаж?
II. Как выполнить план продаж отдела: инструкция для РОПа
1. Скорректируйте план
2. Предоставьте сотрудникам ресурсы
3. Пересмотрите систему мотивации
4. Организуйте обучение сотрудников
5. Контролируйте

Почему не выполняется план продаж?

Если отдел не выполняет план продаж, то для начала надо понять, почему. Все причины можно разделить на три больших группы:

Как выяснить, какая из этих причин актуальна именно в вашем случае?

Проанализировать работу менеджеров. Откройте вашу CRM-систему и посмотрите отчет по воронке продаж каждого менеджера. Обратите внимание, на каком этапе отваливается больше клиентов. Откройте карточки сделок и посмотрите, что делал менеджер на этом этапе: прослушайте звонки, изучите переписки. Посмотрите, насколько интенсивно работает сотрудник: делает ли он запланированное количество звонков, встреч, договоров.
Побеседовать с каждым менеджером, чтобы понять, почему клиенты отваливаются на конкретном этапе воронки: у него не хватает знаний, нет необходимых для работы программ/времени или он просто не понимает, зачем прорабатывать этот этап. Например, отпускает потенциальных клиентов «подумать» и больше не связывается с ними, думая, что они вернутся сами.
Проанализируйте план продаж. Реально ли его вообще выполнить? Обладает ли компания необходимыми ресурсами, чтобы делать продажи в заданном объеме? При оценке ресурсов учитывайте дополнительные обязанности менеджеров, и сколько времени у них остается на сами продажи.

Выполнение плана продаж: инструкция для руководителя

Читать по теме
Ресурсы компании, функции менеджеров и их мотивация — всё это элементы системы продаж. Чем четче она построена, тем больше прибыль. Подробная инструкция по ее внедрению — в нашем блоге.

Назад к содержанию

Как выполнить план продаж отдела: инструкция для РОПа

Когда причины невыполнения плана понятны, надо грамотно их устранить, и как можно скорее.

Скорректируйте план

План может быть невыполним, когда при планировании не берутся в расчет факторы, которые не зависят от менеджеров, но сильно влияют на продажи.

Пример

Если менеджеры не ищут клиентов сами, а отрабатывают только входящие заявки, то первый этап их воронки ограничен количеством заявок. Это надо учесть при составлении плана, ведь если обязать менеджеров отработать в месяц по 50 заявок, а в компанию обратятся только 30 человек, то план они физически не смогут выполнить.

Согласно системе S.M.A.R.T., цель должна быть достижимой, иначе это плохая цель. Постановка недостижимых целей может демотивировать менеджеров и «уронить» продажи ниже того уровня, который они реально могут достичь.

Назад к содержанию

Предоставьте сотрудникам ресурсы

Один из важных ресурсов — время. Отследите, на что оно уходит у менеджеров, кроме продаж.

Если они перегружены посторонней работой, то перераспределите обязанности внутри компании так, чтобы продажники занимались только продажами.

Анна Нестеренко, HR-эксперт:
— У одного из моих партнеров — компании оптовых поставок автозапчастей — менеджеры составляли маршрут для курьеров. Это называлось «дежурство». Каждый день «дежурный» тратил половину рабочего дня, чтобы сначала найти водителя, который поедет на маршрут, потом вместе с ним установить последовательность доставки по клиентам. Этот маршрут менеджер передавал на склад, чтобы там загрузили машину в нужной последовательности. Все это вместо того, чтобы непосредственно заниматься поиском новых клиентов. При том, что в компании был логист, который эту же работу мог сделать намного быстрее.

Если много времени тратится на составление договоров, счетов и т.д., то автоматизируйте работу с документами. Это можно сделать с помощью CRM-системы, 1С или онлайн-сервисов.

Еще один ресурс — информация. Менеджер не только должен знать все о продукте, ценах, доставке, но и владеть маркетинговой информацией. Например, о конкурентных преимуществах компании и ее продуктов. Убедитесь, что сотрудники имеют доступ ко всей информации, которую им надо знать для успешной работы.

Обеспечьте персонал инструментами, облегчающими работу: CRM-системой, корпоративной сотовой связью, скоростным интернетом, компенсируйте ГСМ и амортизацию личных автомобилей, если они используются для работы и т.д.

Читать по теме
Есть инструмент, который объединяет в себе все перечисленные: и CRM, и 1С, и даже хранит обучающие материалы. Это корпоративный портал. Что он умеет и как помогает вести бизнес, узнайте из блога.

Назад к содержанию

Пересмотрите систему мотивации

В первую очередь обратите внимание на структуру финансовой мотивации.

Иван Мальцев, предприниматель, основатель нескольких компаний:
— Материальная мотивация должна быть составлена таким образом, чтобы при выполнении плана менеджер получал хорошие бонусы, а при невыполнении — ощутимо терял в зарплате. Так у него не появится мысли, что если он сделал 90% плана, то получит всего на 10% меньше, а значит, может не переживать.

Внедрите элементы геймификации. Исследование маркетингового агентства TechValidate показало, что внедряя в работу элементы соревнований, можно увеличивать клиентскую базу до 50%. Вот что можно придумать.

Объявить конкурс на самый большой объем продаж в месяц с ценными призами. Важно, чтобы участвовать в конкурсе могли только те, кто выполнил план.
Визуализируйте текущий объем продаж по каждому менеджеру на доске:

В зависимости от состава и психологического климата в отделе продаж могут «зайти» игровые формы наказаний: отжаться столько раз, сколько не дотянул до плана, устроить небольшое чаепитие за счет того, кто сделал самый низкий объем продаж и т.д.

Читать по теме
Кроме геймификации можно придумать много способов нематериальной мотивации сотрудников. Более 30-ти идей вы найдете в нашем блоге.

Назад к содержанию

Организуйте обучение сотрудников

Если опрос сотрудников показал, что им не хватает знаний и навыков — обучите их сами или организуйте внешнее обучение. Если с некоторыми сотрудниками обучение не приносит результата, то стоит рассмотреть вопрос их увольнения.

Иван Мальцев, предприниматель, основатель нескольких компаний:
— С «отстающими» менеджерами я провожу индивидуальную работу: слушаю их звонки, даю обратную связь, рекомендации, что надо исправить, опять слушаю звонки и отслеживаю, следует ли он моим рекомендациям, и к какому результату это приводит. В некоторых случаях помогаю «дожать» клиента, проведя своеобразный мастер-класс. Также каждую неделю я провожу для всех сотрудников обучение по различным техникам продаж. Менеджеры должны выполнить «домашнее задание», а по итогам обучения сдать аттестацию. К аттестации мы подходим весьма серьезно — вплоть до увольнения по результатам.

Также вы можете предоставить сотрудникам материалы для самостоятельного изучения. Но обязательно проконтролируйте, как они усвоили материал, и внедряют ли полученные знания в работу.

Анна Нестеренко, HR-эксперт:
— В 2015 году компания BIZ-MIND готовила масштабное мероприятие, билеты на которое продавала разными способами, в том числе с помощью холодных звонков. Конверсия звонков была низкая по всему отделу продаж, поэтому руководство компании предложило менеджерам посмотреть запись вебинара на тему продаж мероприятий. На вебинаре много внимания было уделено «правильным» фразам в разговоре, а также работе с отказами. Те сотрудники, которые внедрили полученные знания в работу, повысили личные объемы продаж минимум на 15% (рекорд по отделу — увеличение продаж на 50% после внедрения изученных техник).

Назад к содержанию

Контролируйте

Если вы провели все необходимые мероприятия и добились выполнения плана продаж, не спешите расслабляться: есть ряд задач, которые вы, как руководитель, должны выполнять на постоянной основе, чтобы продажи больше не проседали.

Иван Мальцев, предприниматель, основатель нескольких компаний:
— Некоторые руководители думают, что можно все делегировать, раздать указания и спокойно ждать результата. Это не так. Вы должны постоянно вливать заряд бодрости в ваших подчиненных: слушать звонки, проводить планерки, собирать статистику по работе. Тем более, если сотрудник не дотягивает до плана. Это настолько демотивирует его, что выбраться из этой «ямы» он сможет только с вашей помощью: надо быть его наставником, вливать позитив, мотивацию, веру, обучать, давать обратную связь и т.д.

Поэтому возьмите себе 3 правила на вооружение:

Осуществляйте регулярный менеджмент: ежедневные утренние планерки позволяют вовремя узнавать о проблемах и текущих делах, а главное — давать подчиненным заряд мотивации перед рабочим днем.
Проводите регулярное обучение по техникам продаж, не дожидаясь, когда снова начнутся проблемы.
Контролируйте работу менеджеров: сколько продаж они сделали, сколько звонков, встреч, отправленных КП и т.д. Иван Мальцев советует проводить такой контроль каждый час. Проще всего это сделать с помощью CRM-системы. Например, вот что умеет облачный сервис SalesapCRM:
- В несколько кликов формирует отчет по воронке каждого менеджера;
- Ставит менеджерам индивидуальные цели и отслеживает их выполнение. Цели можно ставить, например, по количеству новых контактов, встреч, закрытых сделок и их сумме и т.д. Цели каждого сотрудника выводятся в отдельном окошке, где можно отслеживать их выполнение в режиме online:

Итак, чтобы ваш отдел стабильно выполнял план продаж, надо быть внимательным к менеджерам и внимательно следить за их работой. Если размер коллектива и число бизнес-процессов слишком велики для того, чтобы делать это в одиночку, то задумайтесь о внедрении SalesapCRM. Для этого просто зарегистрируйтесь в ней и начинайте работать! Первые 7 дней действует триальный период.

Автор: Анна Иванова