Как отчеты помогают улучшить продажи? ТОП-15 отчетов в CRM-системе

По данным маркетингового агентства Marketing Donut, только 2% клиентов покупают сразу, а остальных приходится «подогревать». Но даже в небольшой компании сложно уследить, как менеджеры взаимодействуют с каждым покупателем, в итоге часть клиентов просто теряется… Решить проблемы могут грамотные отчеты по продажам. Какие, как и почему — об этом в нашей статье про CRM-аналитику.

Три главных типа отчетов

Анализ отчетов продаж позволяет оценить качество работы ваших менеджеров и вовремя выявлять проблемы, а кроме того помогает прогнозировать доходы, распределять бюджет и ресурсы. Но с какой частотой собирать отчеты, как их анализировать и на какие показатели обращать внимание? Можно выделить три типа отчетов:

Ежедневный отчет

Забудьте пока о доходах и показателях конверсии. В ежедневном отчете речь идет не о результатах, а только о количестве действий с базой потенциальных клиентов за последние 24 часа: сколько ваша команда совершает звонков, проводит встреч и отправляет писем каждый день. Так вы узнаете, кто из менеджеров работает больше всего, а кто откровенно филонит.

Еженедельный отчет

Звонки, письма и встречи важны не сами по себе, а как этапы продвижения клиента к самому главному — сделке. И еженедельная отчетность позволяет оценить, как работают сотрудники в этом направлении: скольких лидов они продвинули по воронке продаж, а скольких клиентов потеряли по пути. Анализируя эти отчеты, важно понять, сколько звонков привело к назначению встреч, и сколько коммерческих предложений — к обсуждению деталей покупки.

Ежемесячный отчет

И, наконец, раз в месяц необходимо оценить долгосрочные тенденции продаж. Ежемесячный отчет включает в себя основные показатели: количество новых клиентов, средний чек, размер выручки и прибыли. Этот отчет поможет понять:

1. структуру воронки продаж;
2. величину конверсии;
3. продуктивность команды.

Самое лучшее время для разбора полетов. На встрече сотрудников отдела нужно дать возможность всем желающим поделиться своими мыслями об успехах, неудачах, проблемах и улучшениях деятельности.

Как правильно составлять отчеты

Табличка в Excel подойдет для формирования отчетов разве что в крохотной компании с парой десятков клиентов. Более крупному бизнесу необходимы специальные инструменты. Лучшее из возможных решений — отчеты в CRM-системе.

Например, в программе отчеты представлены в виде наглядных графиков и диаграмм, которые сопровождаются детальными цифрами.

S2 — это облачная система, которая дает возможность формировать отчеты за нужный период времени по любым параметрам: по числу и размеру сделок, количеству выполненных отдельными сотрудниками задач (звонков, встреч, рассылок, обработанных заявок, подготовленных коммерческих предложений), источникам и количеству лидов.
Причем, вся информация обновляется в режиме реального времени!
Отчеты представлены с детализацией по дням, неделям и месяцам, их можно вывести на рабочий стол или сохранить на компьютер. Хотите узнать больше о бизнес-аналитике CRM? Подробнее здесь.

ТОП-15 отчетов, которые необходимы каждому

Мы составили подборку самых востребованных отчетов для каждого бизнесмена, сгруппировали их по категориям и продемонстрировали, как легко их настроить на примере S2.

Оцените продуктивность менеджеров

---

Уверены, что ваши менеджеры делают всё, чтобы каждый потенциальный клиент превратился в покупателя и принес вам прибыль? Не слишком рассчитывайте на это, лучше проверьте, чем занимаются ваши сотрудники.

1. Составьте отчет по задачам, чтобы увидеть, кто из сотрудников откладывает дела на потом и забывает про поручения. По круговой диаграмме сразу понятно — кто относится к работе несерьезно.

Отчет по задачам:

1. Объект анализа — отчет по задачам;
2. период — день, неделя, месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. статус — просрочено;
5. группировка — ответственный;
6. визуализация — круговая диаграмма.

2. Узнайте, сколько заявок принял каждый менеджер, и сделайте выводы.
Возможно, результаты окажутся неожиданными, и Василий Петрович, который постоянно разговаривает по телефону, занят вовсе не рабочими делами.

Отчет по заявкам:

1. Объект анализа — отчет по заявкам;
2. период — день, неделя, месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. этап — выбираем все, нас интересуют любые заявки;
5. группировка — ответственный;
6. визуализация — график.

3. Отобразите заработанные сотрудниками суммы (выигранные сделки), чтобы оценить реальный вклад каждого менеджера в прибыль компании.
Возможно, кто-то получает больше, чем зарабатывает.

Отчет по сумме выигранных сделок:

1. Объект анализа — отчет по сделкам;
2. период — день, неделя, месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. этап — все, соответствующие выигрышу (оплате);
5. группировка — ответственный;
6. визуализация — индикатор сумма.

4. Посмотрите, сколько звонков совершил каждый сотрудник.
Конечно, это не единственный показатель продуктивности, но шансы успешно закрыть сделку у активного менеджера куда выше.

Отчет по количеству звонков:

1. Объект анализа — отчет по звонкам;
2. период — день, неделя, месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. тип — исходящий;
5. группировка — ответственный;
6. визуализация — график.

5. Составьте рейтинг по отделу, чтобы поощрить лучших и помочь тем, кто явно не успевает угнаться за коллегами.
Неплохо, если этот отчет будет виден всем в компании — чем не дополнительная мотивация?

Рейтинг сотрудников по сумме сделок:

1. Объект анализа — отчет по сделкам;
2. период — день, неделя, месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. этап — все, соответствующие выигрышу (оплате);
5. группировка — ответственный;
6. визуализация — рейтинг по сумме.

Визуализируйте воронку продаж

Любой бизнес — это путь от первого контакта с клиентом до успешной продажи. Или, что тоже бывает, до проигрыша сделки.,[object Object], ,Ваша задача — визуализировать воронку продаж и вычислить узкие места — этапы, на которых вы теряете много клиентов.

1. Отобразите отчет по количеству лидов (контактов) за конкретный период.
Это  реальное количество потенциальных клиентов, которые могут принести вам прибыль.

Отчет по новым контактам (лидам):

1. Объект анализа — отчет по контактам;
2. период — день, неделя, месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. визуализация — индикатор количество.

2. Добавьте отчет по количеству выигранных сделок за этот же период.
Вы получите четкий ответ на вопрос: сколько клиентов ваши менеджеры «довели» до продажи. Если количество лидов из предыдущего отчета намного больше, задумайтесь о продуктивности менеджеров.

Отчет по выигранным сделкам:

1. Объект анализа — отчет по сделкам;
2. период — день, неделя, месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. этап — все, соответствующие выигрышу;
5. визуализация — индикатор количество.

3. Создайте отчет по распределению сделок по воронке, чтобы выяснить, на каком этапе клиенты «теряются», и оптимизировать бизнес-процессы в компании.
Возможно, заказчики слишком долго ждут коммерческое предложение или отказываются от услуг после визита не слишком вежливого мастера?

Отчет по распределению сделок по воронке:

1. Объект анализа — отчет по задачам;
2. период — день, неделя, месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. воронка — воронка, которую вы хотите проанализировать;
5. группировка — этап;
6. визуализация — воронка.

4.  Оцените распределение лидов по статусам по круговой диаграмме.
Если окажется, что горячих клиентов практически нет, значит менеджеры не дотягивают и не могут догреть клиента до сделки.

Отчет по распределению лидов по статусам:

1. Объект анализа — отчет по контактам;
2. период — день, неделя, месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. группировка — статус;
5. визуализация — круговая диаграмма.

5. Сравните эффективность двух или более воронок, чтобы выбрать оптимальный вариант.
Проведите своё «расследование»: попробуйте продавать одни и те же товары и услуги по-разному, и с помощью отчета узнайте, какой вариант конвертирует в покупателей больше лидов.

Сравнение эффективности воронок:

1. Объект анализа — отчет по сделкам;
2. период — день, неделя, месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. этап — соответствующий выигрышу в двух или более воронках;
5. группировка — воронка;
6. визуализация — области.

На наглядном графике видно, с какой воронки идет больше продаж.

Оптимизируйте бюджет компании

Главное в оптимизации бюджета — максимально сократить число расходов, не получив ущерба от такой «экономии». Необдуманное сокращение затрат может привести к снижению прибыли. Самое время определить, от каких расходов вы можете смело отказаться.

1. Составьте общий отчет по доходам и расходам, чтобы четко представлять реальное положение дел. Возможно, всё хуже (или, надеемся, лучше), чем вы думаете.

Отчет по движению средств:

1. Объект анализа — отчет о движении средств;
2. период — месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. статус — проведен и в обработке.

2. Оцените доходы и расходы по направлению деятельности. Возможно, самое время сделать акцент на прибыльных направлениях и отказаться от тех, которые приносят минимальный доход.

Доходы и расходы по направлению деятельности:

1. Объект анализа — отчет о прибылях и убытках;
2. период — день, неделя, месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. группировка — направление бизнеса.

3. Узнайте точную дебиторскую задолженность контрагентов. Ваш доход может быть действительно внушительным, но если живые деньги ещё не поступили на ваш счет, толку от них немного.

Отчет по дебиторской задолженности:

1. Объект анализа — отчет о прибылях и убытках;
2. период — свой период (месяц, полгода или год от текущей даты);
3. детализация — любая;
4. статус — запланирован;
5. тип — приход.

4. Оптимизируйте рекламный бюджет с помощью сквозной аналитики CRM. Для начала составьте отчет по источникам лидов и узнайте, какие рекламные каналы приносят максимальное количество заявок.

Отчет по источникам лидов:

1. Объект анализа — отчет по контактам;
2. период — день, неделя, месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. группировка — источник;
5. визуализация — круговая диаграмма.

5. Не спешите отказываться от источников, из которых приходит не слишком много лидов. Проверьте отчет по заработанной сумме по сделкам из разных источников. Вполне возможно, что 3 клиента с бизнес-конференции принесли денег больше, чем 50 лидов из Яндекса.

Отчет по доходам по источникам:

1. Объект анализа — отчет по сделкам;
2. период — день, неделя, месяц, квартал или год;
3. детализация — любая;
4. этап — все, соответствующие выигрышу (оплате);
5. группировка — источник;
6. визуализация — круговая диаграмма или индикатор сумма.

Ежемесячные, еженедельные и ежедневные отчеты в CRM охватывают всю деятельность отдела продаж — от действий каждого конкретного сотрудника до макро-трендов. Сами по себе они не могут решить проблемы компании, но позволяют вовремя обнаружить их и довести максимум лидов до покупки.

Автор: Любовь Аброськина