С помощью импорта можно легко перенести данные в S2 CRM из других сервисов. Импортировать в систему можно контакты, компании, заявки, сделки, платежи, задачи, осмотры и объекты недвижимости.
Для выполнения импорта данных у сотрудника должно быть включено право «Разрешить импорт».
Прежде, чем переносить данные в S2 CRM, убедитесь, что вы корректно подготовили файл к импорту.
1. Приведите номера телефонов к стандартному виду с плюсом в начале (89898775544 → +79898775544). Если у вас не получается добавить + перед номером телефона в Excel, поменяйте формат ячейки или всего столбца на «Текстовый»;
2. Разбейте ФИО на три колонки — отдельно фамилия, имя и отчество;
Читать подробнее: Как в Excel разделить одну ячейку на несколько
3. Убедитесь, что поля, которые есть в файле, присутствуют в CRM. Если поля есть в файле, но их нет в CRM, то они не будут импортированы в систему. В этом случае нужно создать в CRM дополнительные поля и присвоить им те же названия, что установлены и в импортируемом файле.
Читайте подробнее: Как создать свои (дополнительные) поля
4. Проверьте значения статичных системных полей. Если у контактов в системе есть статус Тёплый, а у продуктов — единица измерения шт., то попытка импортировать значения Теплый и шт_ вызовет ошибку синтаксиса!
5. Убедитесь, что данные в импортируемом файле корректно отображаются в excel. Если вы открыли файл и увидели вместо данных непонятные символы, то нужно конвертировать файл из CSV формата в XLSX и только потом загружать его в CRM-систему.
Читать подробнее: Как конвертировать CSV файл в XLSX
Обратите внимание:
- В одном файле должны находиться объекты только одного типа — например, только контакты или только сделки.
- Максимальное количество записей для одного импорта — 5 000. Если ваш файл содержит больше строк, разделите его на на несколько частей.
Если у вас возникли сложности при загрузке данных, скачайте пример файла для импорта и добавьте свои данные туда. Возможно, у вашего файла проблема с кодировкой.
Если и стандартный файл не импортируется в систему, обратитесь в техническую поддержку.
Перед выполнением импорта данных убедитесь, что в настройках видимости колонок включено отображение всех колонок, которые присутствуют в импортируемой таблице. Если какие-либо колонки есть в таблице, но их отображение не включено в настройках, то вы не сможете выполнить корректное сопоставление данных.
Чтобы загрузить данные в S2 CRM, перейдите в раздел, в который хотите импортировать данные, нажмите значок ••• в правом верхнем углу и выберите Импорт.
Нажмите кнопку Загрузить файл или просто перетащите файл с базой в окошко. Когда файл будет загружен, вы автоматически перейдёте к следующему шагу импорта — сопоставлению данных.
Осталось указать, какому полю в системе соответствует каждый столбец вашей таблицы и нажать Далее. Когда импорт завершится, вы увидите сообщение о количестве загруженных объектов.
Обратите внимание: если в файле для импорта Фамилия, Имя и Отчество контакта хранятся в одном поле, то сопоставлять его нужно с системным полем «Фамилия». Если Фамилия, Имя и Отчество в файле для импорта — это три разных поля, сопоставлять их нужно с соответствующими полями системы.
1. Перейдите в раздел Платежи и нажмите … — Импорт — Скачать пример файла для импорта;
2. Откройте файл в Excel и удалите все данные из строк, оставив нетронутыми только заголовки таблицы;
3. Заполните строки таблицы собственными данными и сохраните изменения;
Обратите внимание:
- Не удаляйте пустые столбцы таблицы даже если вы не планируете вносить в них данные;
- Указывайте тип платежа на английском языке: income — приход, outcome — расход, transfer — перевод.
4. Вернитесь в S2 CRM. Нажмите Выбрать файл. Загрузите в CRM импортируемый файл. Сопоставьте колонки с данными в вашем файле с полями S2 CRM и нажмите Далее — Перейти к таблице.
1. Подготовьте файл для импорта и укажите в нем колонку для названия объектов, к которым будут привязываться продукты;
2. Перейдите в S2 CRM и откройте раздел Продукты. Нажмите ☰ и выберите Вложенные продукты;
3. Нажмите ••• — Импорт. Выберите тип объекта в который хотите импортировать вложенные продукты;
4. Нажмите Выбрать файл. Загрузите в CRM импортируемый файл. Сопоставьте колонки с данными в вашем файле с полями S2 CRM и нажмите Далее — Перейти к таблице.
1. Подготовьте импортируемый файл.
- Откройте файл, который вы будете импортировать в S2;
- Вставьте в ячейку спискового поля все элементы списка, разделив их знаком “;”. Пробел в этом случае не ставится ни до, ни после разделительного знака.
2. Создайте списковое поле в S2.
-
Перейдите в Настройки, выберите раздел, для которого нужно создать поле и нажмите Дополнительные поля;
-
Нажмите на + и создайте дополнительное поле с типом Список;
-
Выберите можно ли указывать в поле несколько значений;
-
Перейдите во вкладку Пункты списка и укажите там все пункты списка, которые есть в импортируемом файле.
3. Включите видимость поля в карточке объекта.
-
Перейдите в раздел, для которого вы создали дополнительное поле с типом Список и откройте карточку любого объекта;
-
Нажмите на иконку настроек и отметьте чекбоксом созданное списковое поле;
-
Нажмите Сохранить и закрыть.
4. Импортируйте файл в S2.
Контакты и компании желательно «связывать» вручную, уже после окончания импорта — так вы точно избежите ошибок. Способ, описанный ниже, сработает некорректно, если вы нарушите последовательность действий или неправильно подготовите файл для импорта.
Связать при импорте контакты и компании можно двумя способами.
Первый способ: привязать контакты к компаниям
1. Подготовьте стандартный файл для импорта компаний;
2. Подготовьте стандартный файлы для импорта контактов и добавьте в него еще одну колонку — Компания. Укажите в ней названия всех компаний, которые вы хотите связать контакты.
Также S2 может связывать контакты с компанией не только по названию, но и по её ИНН или КПП. Вы можете указать для контакта одно из значений (название компании, ИНН или КПП) или комбинировать их (например, использовать название + ИНН).
Если вы привязываете к контактам несколько компаний, то для их разделения в ячейке таблицы используйте символ «;». Важно: при разделении не ставьте пробел ни до, ни после точки с запятой!
3. Импортируйте в систему компании;
4. Импортируйте в систему контакты. Внимательно сопоставьте поля, указывающие на связь контакта с компанией/компаниями.
Второй способ: привязать компании к контактам
1. Подготовьте стандартный файл для импорта контактов. В этом случае разбивать ФИО на 3 колонки не нужно! Фамилия, имя и отчество должны находиться в одной ячейке. Именно по ФИО при импорте компания будет связываться с контактом;
2. Подготовьте стандартный файл для импорта компаний и добавьте в него ещё одну колонку — Контакт. Для каждой компании укажите ФИО контакта, с которым его необходимо связать. Если вы указываете несколько контактов, то для их разделения используйте символ «;».
3. Импортируйте в систему контакты. Поле ФИО сопоставьте с системным полем Фамилия;
4. Импортируйте в систему компании. Внимательно сопоставьте поля, указывающие на связь компании с контактом/контактами.
1. Подготовьте файл для импорта компаний или контактов;
2. Подготовьте файл для импорта сделок/заявок и добавьте в его таблицу колонку «Компании» или «Контакты»;
3. Укажите в строках колонки «Компании» или «Контакты» названия объектов, которые вы хотите привязать к сделкам/заявкам;
Названия компаний и контактов в файле должны быть точно такими же, как в их разделах. Даже лишний пробел приведёт к тому, что система не сможет сопоставить сделку с нужной компанией или контактом.
Если вы привязываете к одной сделке или заявке сразу несколько объектов, то для их разделения используйте знак «;». Важно: при разделении не ставьте пробел ни до, ни после точки с запятой!
4. Импортируйте в систему компании или контакты;
5. Импортируйте в систему сделки или заявки;
6. Укажите, какому полю в системе соответствует каждый столбец вашей таблицы и нажмите Далее — Перейти к таблице.
1. Подготовьте файл для импорта компаний или контактов и добавьте в его таблицу колонку «Задача».
2. Укажите в строках колонки «Задача» названия задач, которые вы хотите привязать к компаниям или контактам;
Названия задач в файле должны быть точно такими же, как и в разделе Задачи. Даже лишний пробел приведёт к тому, что система не сможет сопоставить компанию/контакт с нужной задачей.
Если вы привязываете к одной сделке или заявке сразу несколько объектов, то для их разделения используйте знак «;». Важно: при разделении не ставьте пробел ни до, ни после точки с запятой!
3. Перейдите в раздел Компании или Контакты, нажмите ••• — Импорт и загрузите файл с вашего компьютера;
4. Укажите, какому полю в системе соответствует каждый столбец таблицы в вашем файле и нажмите Далее — Перейти к таблице.
