С помощью импорта можно легко перенести данные в S2 CRM из других сервисов. Импортировать в систему можно контакты, компании, заявки, сделки, платежи, задачи, осмотры и объекты недвижимости.
Для выполнения импорта данных у сотрудника должно быть включено право «Разрешить импорт».
Прежде, чем переносить данные в S2 CRM, убедитесь, что вы корректно подготовили файл к импорту.
1. Приведите номера телефонов к стандартному виду с плюсом в начале (89898775544 → +79898775544). Если у вас не получается добавить + перед номером телефона в Excel, поменяйте формат ячейки или всего столбца на «Текстовый»;
2. Разбейте ФИО на три колонки — отдельно фамилия, имя и отчество;
Читать подробнее: Как в Excel разделить одну ячейку на несколько
3. Если в базе есть изображения, замените их ссылками на картинки, уже размещенные в интернете. CRM не может загрузить картинку напрямую из файла, но сможет загрузить её по указанной ссылке. Также вы всегда можете добавить необходимые изображения вручную после импорта.
4. Убедитесь, что поля, которые есть в файле, присутствуют в CRM. Если поля есть в файле, но их нет в CRM, то они не будут импортированы в систему. В этом случае нужно создать в CRM дополнительные поля и присвоить им те же названия, что установлены и в импортируемом файле.
Читайте подробнее: Как создать свои (дополнительные) поля
5. Проверьте значения статичных системных полей. Если у контактов в системе есть статус Тёплый, а у продуктов — единица измерения шт., то попытка импортировать значения Теплый и шт_ вызовет ошибку синтаксиса!
6. Убедитесь, что данные в импортируемом файле корректно отображаются в excel. Если вы открыли файл и увидели вместо данных непонятные символы, то нужно конвертировать файл из CSV формата в XLSX и только потом загружать его в CRM-систему.
Читать подробнее: Как конвертировать CSV файл в XLSX
Обратите внимание:
- В одном файле должны находиться объекты только одного типа — например, только контакты или только сделки.
- Максимальное количество записей для одного импорта — 5 000. Если ваш файл содержит больше строк, разделите его на на несколько частей.
Если у вас возникли сложности при загрузке данных, скачайте пример файла для импорта и добавьте свои данные туда. Возможно, у вашего файла проблема с кодировкой.
Если и стандартный файл не импортируется в систему, обратитесь в техническую поддержку.
Перед выполнением импорта данных убедитесь, что в настройках видимости колонок включено отображение всех колонок, которые присутствуют в импортируемой таблице. Если какие-либо колонки есть в таблице, но их отображение не включено в настройках, то вы не сможете выполнить корректное сопоставление данных.
Чтобы загрузить данные в S2 CRM, перейдите в раздел, в который хотите импортировать данные, нажмите значок ••• в правом верхнем углу и выберите Импорт.
Нажмите кнопку Загрузить файл или просто перетащите файл с базой в окошко. Когда файл будет загружен, вы автоматически перейдёте к следующему шагу импорта — сопоставлению данных.
Осталось указать, какому полю в системе соответствует каждый столбец вашей таблицы и нажать Далее. Когда импорт завершится, вы увидите сообщение о количестве загруженных объектов.
Обратите внимание: если в файле для импорта Фамилия, Имя и Отчество контакта хранятся в одном поле, то сопоставлять его нужно с системным полем «Фамилия». Если Фамилия, Имя и Отчество в файле для импорта — это три разных поля, сопоставлять их нужно с соответствующими полями системы.
1. Перейдите в раздел Платежи и нажмите … — Импорт — Скачать пример файла для импорта;
2. Откройте файл в Excel и удалите все данные из строк, оставив нетронутыми только заголовки таблицы;
3. Заполните строки таблицы собственными данными и сохраните изменения;
Обратите внимание:
- Не удаляйте пустые столбцы таблицы даже если вы не планируете вносить в них данные;
- Указывайте тип платежа на английском языке: income — приход, outcome — расход, transfer — перевод.
4. Вернитесь в S2 CRM. Нажмите Выбрать файл. Загрузите в CRM импортируемый файл. Сопоставьте колонки с данными в вашем файле с полями S2 CRM и нажмите Далее — Перейти к таблице.
1. Подготовьте файл для импорта и укажите в нем колонку для названия объектов, к которым будут привязываться продукты;
2. Перейдите в S2 CRM и откройте раздел Продукты. Нажмите ☰ и выберите Вложенные продукты;
3. Нажмите ••• — Импорт. Выберите тип объекта в который хотите импортировать вложенные продукты;
4. Нажмите Выбрать файл. Загрузите в CRM импортируемый файл. Сопоставьте колонки с данными в вашем файле с полями S2 CRM и нажмите Далее — Перейти к таблице.
1. Подготовьте импортируемый файл.
- Откройте файл, который вы будете импортировать в S2;
- Вставьте в ячейку спискового поля все элементы списка, разделив их знаком “;”. Пробел в этом случае не ставится ни до, ни после разделительного знака.
2. Создайте списковое поле в S2.
-
Перейдите в Настройки, выберите раздел, для которого нужно создать поле и нажмите Дополнительные поля;
-
Нажмите на + и создайте дополнительное поле с типом Список;
-
Выберите можно ли указывать в поле несколько значений;
-
Перейдите во вкладку Пункты списка и укажите там все пункты списка, которые есть в импортируемом файле.
3. Включите видимость поля в карточке объекта.
-
Перейдите в раздел, для которого вы создали дополнительное поле с типом Список и откройте карточку любого объекта;
-
Нажмите на иконку настроек и отметьте чекбоксом созданное списковое поле;
-
Нажмите Сохранить и закрыть.
4. Импортируйте файл в S2.
Контакты и компании желательно «связывать» вручную, уже после окончания импорта — так вы точно избежите ошибок. Способ, описанный ниже, сработает некорректно, если вы нарушите последовательность действий или неправильно подготовите файл для импорта.
Связать при импорте контакты и компании можно двумя способами.
Первый способ: привязать контакты к компаниям
1. Подготовьте стандартный файл для импорта компаний;
2. Подготовьте стандартный файлы для импорта контактов и добавьте в него еще одну колонку — Компания. Укажите в ней названия всех компаний, которые вы хотите связать контакты.
Также S2 может связывать контакты с компанией не только по названию, но и по её ИНН или КПП. Вы можете указать для контакта одно из значений (название компании, ИНН или КПП) или комбинировать их (например, использовать название + ИНН).
Если вы привязываете к контактам несколько компаний, то для их разделения в ячейке таблицы используйте символ «;». Важно: при разделении не ставьте пробел ни до, ни после точки с запятой!
3. Импортируйте в систему компании;
4. Импортируйте в систему контакты. Внимательно сопоставьте поля, указывающие на связь контакта с компанией/компаниями.
Второй способ: привязать компании к контактам
1. Подготовьте стандартный файл для импорта контактов. В этом случае разбивать ФИО на 3 колонки не нужно! Фамилия, имя и отчество должны находиться в одной ячейке. Именно по ФИО при импорте компания будет связываться с контактом;
2. Подготовьте стандартный файл для импорта компаний и добавьте в него ещё одну колонку — Контакт. Для каждой компании укажите ФИО контакта, с которым его необходимо связать. Если вы указываете несколько контактов, то для их разделения используйте символ «;».
3. Импортируйте в систему контакты. Поле ФИО сопоставьте с системным полем Фамилия;
4. Импортируйте в систему компании. Внимательно сопоставьте поля, указывающие на связь компании с контактом/контактами.
1. Подготовьте файл для импорта компаний или контактов;
2. Подготовьте файл для импорта сделок/заявок и добавьте в его таблицу колонку «Компании» или «Контакты»;
3. Укажите в строках колонки «Компании» или «Контакты» названия объектов, которые вы хотите привязать к сделкам/заявкам;
Названия компаний и контактов в файле должны быть точно такими же, как в их разделах. Даже лишний пробел приведёт к тому, что система не сможет сопоставить сделку с нужной компанией или контактом.
Если вы привязываете к одной сделке или заявке сразу несколько объектов, то для их разделения используйте знак «;». Важно: при разделении не ставьте пробел ни до, ни после точки с запятой!
4. Импортируйте в систему компании или контакты;
5. Импортируйте в систему сделки или заявки;
6. Укажите, какому полю в системе соответствует каждый столбец вашей таблицы и нажмите Далее — Перейти к таблице.
1. Подготовьте файл для импорта компаний или контактов и добавьте в его таблицу колонку «Задача».
2. Укажите в строках колонки «Задача» названия задач, которые вы хотите привязать к компаниям или контактам;
Названия задач в файле должны быть точно такими же, как и в разделе Задачи. Даже лишний пробел приведёт к тому, что система не сможет сопоставить компанию/контакт с нужной задачей.
Если вы привязываете к одной сделке или заявке сразу несколько объектов, то для их разделения используйте знак «;». Важно: при разделении не ставьте пробел ни до, ни после точки с запятой!
3. Перейдите в раздел Компании или Контакты, нажмите ••• — Импорт и загрузите файл с вашего компьютера;
4. Укажите, какому полю в системе соответствует каждый столбец таблицы в вашем файле и нажмите Далее — Перейти к таблице.
