Вы легко перенесете данные в S2 из других сервисов. Импортировать в систему можно базу контактов, компаний, сделок и продуктов.

Как подготовить данные для импорта
Как загрузить данные в S2
Как импортировать в систему файл, содержащий списковое поле
Как связать контакты и компании при импорте
Как при импорте связать компании и сделки
Как связать компании и задачи
Импорт и экспорт продуктов

Как подготовить данные для импорта

Экспортируйте данные из своей текущей CRM или других источников в формате XLS, XLSX или CSV.
Подготовьте файл к импорту:

  • Приведите номера телефонов к стандартному виду с плюсом в начале (89898775544 → +79898775544). Это обязательное требование для корректного импорта.
  • ФИО разбейте на три колонки — отдельно фамилия, имя и отчество.
  • Если в базе есть изображения, замените их ссылками на картинки, уже размещенные в интернете. CRM не может загрузить картинку напрямую из файла, но сможет загрузить её по указанной ссылке. Также вы всегда можете добавить необходимые изображения вручную после импорта.

Если у вас не получается добавить + перед номером телефона в Excel, поменяйте формат ячейки или всего столбца на «Текстовый».

Как загрузить данные в S2

Перейдите в раздел, в который хотите импортировать данные («Контакты», «Компании», «Сделки» или «Продукты»). Нажмите значок ••• в правом верхнем углу и выберите Импорт.

Нажмите кнопку Загрузить файл или просто перетащите файл с базой в окошко. Когда файл будет загружен, вы автоматически перейдёте к следующему шагу импорта — сопоставлению данных.

Осталось указать, какому полю в системе соответствует каждый столбец вашей таблицы и нажать Далее. Когда импорт завершится, вы увидите сообщение о количестве загруженных объектов.

Если для хранения ваших данных не хватает стандартных полей системы, создайте собственные поля.

Как импортировать в систему файл, содержащий списковое поле

1. Подготовьте импортируемый файл. 

  • Откройте файл, который вы будете импортировать в S2; 
  • Вставьте в ячейку спискового поля все элементы списка, разделив их знаком “;”. Пробел в этом случае не ставится ни до, ни после разделительного знака.


2. Создайте списковое поле в S2.

  • Перейдите в Настройки, выберите раздел, для которого нужно создать поле и нажмите Дополнительные поля;
  • Нажмите на + и создайте дополнительное поле с типом Список;
  • Выберите можно ли указывать в поле несколько значений;
  • Перейдите во вкладку Пункты списка и укажите там все пункты списка, которые есть в импортируемом файле. 

3. Включите видимость поля в карточке объекта.

  • Перейдите в раздел, для которого вы создали дополнительное поле с типом Список и откройте карточку любого объекта;
  • Нажмите на иконку настроек и отметьте чекбоксом созданное списковое поле;
  • Нажмите Сохранить и закрыть

4. Импортируйте файл в S2.

Как связать контакты и компании

Контакты и компании желательно «связывать» вручную, уже после окончания импорта — так вы точно избежите ошибок. Способ, описанный ниже, сработает некорректно, если вы нарушите последовательность действий или неправильно подготовите файл для импорта.

Способ 1: Привязать контакты к компаниям

Чтобы указать, к каким компаниям принадлежат загружаемые контакты, сразу во время импорта, выполните следующие действия:

  1. Подготовьте стандартный файл для импорта компаний.
  2. Подготовьте стандартный файл для импорта контактов и добавьте в него ещё одну колонку — Компания. Для всех контактов, которые вы хотите связать с компаниями, укажите название компании. Также S2 может связывать контакты с компанией не только по названию, но и по её ИНН или КПП. Вы можете указать для контакта одно из значений (название компании, ИНН или КПП) или комбинировать их (например, использовать название + ИНН).

    Одной компании могут «принадлежать» сразу несколько контактов. Система автоматически привяжет к одной компании все контакты, которые связаны с ней в файле импорта.
    Кроме того, один контакт может «принадлежать» сразу нескольким компаниям. В ячейке с названием компании, ИНН или КПП можно указать сразу несколько значений, используя разделитель ;. Обратите внимание на то, что пробел не ставится ни до, ни после точки с запятой!

  3. Импортируйте в систему компании.
  4. Затем импортируйте в систему контакты. Внимательно сопоставьте поля, указывающие на связь контакта с компанией/компаниями.

Способ 2: Привязать компании к контактам

Также вы можете провести импорт в обратном порядке — сначала загрузить контакты, а затем компании, привязав компанию к нужному контакту.

  1. Подготовьте стандартный файл для импорта контактов. Обратите внимание! В этом случае разбивать ФИО на 3 колонки не нужно! Фамилия, имя и отчество должны находиться в одной ячейке! Именно по ФИО при импоре компания будет связываться с контактом.
  2. Подготовьте стандартный файл для импорта компаний и добавьте в него ещё одну колонку — Контакт. Для каждой компании укажите ФИО контакта, с которым его необходимо связать. Вы можете указать несколько контактов, используя разделитель ;.
  3. Импортируйте в систему контакты. Поле ФИО сопоставьте с системным полем Фамилия.
  4. Импортируйте в систему компании.  Внимательно сопоставьте поля, указывающие на связь компании с контактом/контактами.

Как связать компании и сделки

1. Подготовьте файл для импорта компаний;
2. Подготовьте файл для импорта сделок и добавьте в его таблицу колонку Компании;

3. Укажите в строках колонки Компании названия компаний, которые вы хотите привязать к сделкам;

Названия компаний в файле должны быть точно такими же, как и в разделе Компании. Даже лишний пробел приведёт к тому, что система не сможет сопоставить сделку с нужной компанией.

Если вы привязываете к одной сделке сразу несколько компаний, то для их разделения используйте знак «;». При этом пробел не нужно ставить ни до, ни после точки с запятой.

4. Импортируйте в систему компании;

5. Импортируйте в систему сделки;

6. Укажите, какому полю в системе соответствует каждый столбец вашей таблицы и нажмите ДалееПерейти к таблице.

Как связать компании и задачи

1. Подготовьте файл для импорта компаний и добавьте в его таблицу колонку Задача.

2. Укажите в строках колонки Задача названия задач, которые вы хотите привязать к компаниям;

Названия задач в файле должны быть точно такими же, как и в разделе Задачи. Даже лишний пробел приведёт к тому, что система не сможет сопоставить компанию с нужной задачей.

Если вы привязываете к одной компании сразу несколько задач, то для их разделения используйте знак «;». При этом пробел не нужно ставить ни до, ни после точки с запятой.

3. Перейдите в раздел Компании, нажмите Импорт и загрузите файл с вашего компьютера;

4. Укажите, какому полю в системе соответствует каждый столбец таблицы в вашем файле и нажмите ДалееПерейти к таблице.

Импорт и экспорт продуктов

Импорт и экспорт продуктов осуществляется так же, как и для других объектов. Если вы хотите добавить продукт не только в раздел Продукты, но и связать с другим объектом системы (например, добавить в сделку), просто укажите название объектов через. Если один продукт нужно привязать сразу к нескольким объектам, используя разделитель ;. Обратите внимание на то, что пробел не ставится ни до, ни после точки с запятой!

Не нашли ответа на свой вопрос? Задайте его сотруднику техподдержки через онлайн-чат, по почте support@salesap.ru или в Скайпе: логин — SalesapCRM Support. Мы ответим на вопрос и дополним справку недостающей информацией.

Эта статья была полезной?

Комментарии 0 комментариев

Добавить комментарий

Пожалуйста, авторизуйтесь, чтобы оставить комментарий

 

Похожие статьи