S2 умеет отслеживать дубли в базе контактов и компаний и «отмечать» объекты, которые совпадают по одному или нескольким полям.
Обратите внимание:
1. Система не объединяет дубли автоматически, а просто отмечает их специальным значком;
2. Система лишь отображает созданные дубли, но не препятствует их созданию.
Вы сами решаете, что сделать с найденными дублями — удалить один из объектов, перенеся в нужный контакт/компанию всю информацию, или проигнорировать совпадения (например, если отмеченные как совпадающие контакты оказались просто однофамильцами).
Чтобы автоматически получать актуальную информацию о дублях, вам достаточно один раз настроить систему.
Правило поиска дублей — это набор (одно или несколько) полей, на которые будет обращать внимание система, проверяя базу данных на совпадения. Например, правило «Имя и Телефон» для контактов найдёт всех клиентов, у которых совпадает и имя, и номер телефона, а правило «Название и e-mail» для компаний найдёт юр. лиц, у которых совпадает и название, и электронная почта.
Также вы можете добавить несколько правил для поиска дублей. Например, первое правило — «Фамилия и Телефон», а второе — «E-mail и Телефон». Так система найдёт дубли даже если менеджер допустил опечатку, когда вносил фамилию или адрес электронной почты — в любом случае сработает или первое, или второе правило.
Обратите внимание: мы не рекомендуем искать дубли компаний только по названию, а дубли контактов — только по имени. Имена, как и названия, могут совпадать, и это приведёт к ложным срабатываниям функции поиска дублей.
Комбинируйте поле Название и Имя с другими полями. Например, с телефоном или почтой. В таком случае поиск дублей будет выполняться точнее.
Чтобы настроить критерии для поиска объектов-дублей, перейдите в Настройки — Поиск дублей. Слева выберите объект, для которого хотите создать новое правило — Контакт или Компанию. Нажмите Добавить напротив Правила поиска.
Укажите поля, которые хотите добавить в правило поиска и установите опцию “Обязательное правило”, если это необходимо. Нажмите Создать для сохранения настроек.
Включите опцию “Обязательное правило”, если хотите, чтобы данное правило полностью запрещало создание дублей, а не только находило и помечало их. Если галочка установлена, то только пользователь с правами «Игнорировать обязательные правила поиска дублей» сможет создавать дубли объектов
Подробно: Как сотруднику дать право создавать дубли
Обратите внимание:
В настройках поиска дублей участвуют только системные поля. Дополнительные поля, созданные пользователем, не могут быть использованы.
Проверка базы данных на совпадения активна, осталось отобразить метки напротив совпадающий объектов. Перейдите в раздел Контакты или Компании, кликните на значок ••• в правом верхнем углу, выберите пункт Видимость колонок, отметьте галочкой Дубли и сохраните изменения.
Теперь в колонке Дубли напротив объектов, совпадающих по установленным в правилах полям, загорится синий значок связи и число, отображающее количество объектов-дублей. Эту колонку можно отфильтровать убыванию, чтобы контакты с наибольшим количеством «двойников» отобразились вверху списка.
Нажмите на значок связи, чтобы увидеть, с какими объектами и по каким полям совпадает выбранный контакт или компания.
Также система сообщит вам о найденных дубля в момент создания объекта.
Когда отрабатывают правила поиска дублей:
- В форме объекта, при создании нового Контакта или Компании
- При редактировании ранее созданного объекта
- При создании объектов по API
- При создании/изменении объектов сценарием автоматизации (зависит от установленного права “Игнорировать обязательные правила поиска дублей” для системного пользователя, от имени которого запускаются сценарии)
Правила поиска дублей не отрабатывают для объектов созданных процедурой Импорта.
