A3Beaute: как клиника эстетической медицины связала запись пациентов с финансовым учётом
| |
|---|
| Клиент | A3Beaute — клиника эстетической медицины, Санкт-Петербург |
| Отрасль | Медицина, пластическая хирургия |
| Масштаб | 5 пользователей в системе; администраторы, руководство |
| Автоматизировано | Запись клиентов, воронки, финансовый учёт со списанием расходников, интеграция с Т-Банком |
| Срок внедрения | 2 месяца |
| Ключевой результат | Потеря лидов сокращена на 74%, появился прозрачный и удобный подсчет себестоимости процедуры |
Потеря лидов сокращена на 74%
Клиника эстетической медицины живёт не только на операциях, но и на повторных визитах: инъекции, уходовые процедуры, аппаратные методики требуют курса. Но начинается всё с первого контакта — заявки из Instagram, WhatsApp, сайта, телефонного звонка. Если администратор упустил хотя бы одну, клиника не просто потеряла визит — она потеряла пациента, который мог ходить годами. A3Beaute собрал все каналы записи в S2 и сократил потерю лидов на 74%, а заодно поставил на учёт то, чего в клиниках обычно не считает никто: расходные материалы по каждой процедуре.
О компании
A3Beaute — современная клиника эстетической медицины в Санкт-Петербурге. Основные направления — инъекционные и аппаратные методики, уходовые процедуры, комплексные программы для лица и тела. В S2 работают 5 пользователей: администраторы, менеджеры и руководство.
Задача
Лиды приходили изо всех щелей — и терялись. Заявки летели с сайта, из мессенджеров, соцсетей и по телефону — каждая в своём окне. Без единой системы часть обращений терялась: администратор не перезвонил, записал на бумажке и забыл напомнить о визите. Каждая потерянная заявка — потенциально потерянный пациент с многолетним LTV.
Запись и деньги жили отдельно. Записи к врачам велись одним способом, платежи — другим, расходники — третьим. Никто не мог ответить на простой вопрос: сколько реально стоит процедура с учётом потраченных препаратов и сколько заработала клиника за месяц по каждой услуге.
Решение
Три воронки под путь пациента
Работа с клиентами построена на трёх воронках: первичная запись (заявка → консультация), процедуры (согласованный план лечения, курсы из нескольких визитов) и повторные визиты (поддерживающие процедуры и программы). У каждой — свои этапы и ответственные: администратор ведёт пациента от первого контакта, врач и администратор — по курсу процедур.
Журнал записей: врач, кабинет, время
К воронкам подключён журнал записей — расписание, в котором администратор ставит пациента в слот к конкретному специалисту. Журнал связан со сделками: запись подтверждена — сделка двигается по воронке, визит состоялся — переходит на следующий этап. Администратор видит загрузку врачей, пациент не теряется между «записался» и «пришёл».
Все каналы — в одну точку
Подключено большое количество входящих источников: IP-телефония, формы на сайте, мессенджеры, социальные сети. Каждое обращение становится заявкой в системе — независимо от того, где пациент написал. Плюс реализован журнал записей как единая точка работы администратора с потоком пациентов.
Финансовый учёт, которого нет у большинства клиник
Списание расходников по процедурам. Для каждой процедуры в системе задан состав расходных материалов: препаратов, игл, расходников. Когда процедура проведена, материалы списываются автоматически — по факту работы, а не по «примерно за месяц». Клиника видит реальную себестоимость каждой услуги и точный остаток склада.
Автоматические уведомления о платежах. Интеграция с Т-Банком: входящий платеж в системе моментально порождает уведомление ответственному менеджеру по сделке и руководителю. Оплата видна сразу — администратор подтверждает запись, руководитель контролирует кассу в реальном времени.
Результаты
Лиды перестали теряться — на 74%. Все обращения стекаются в одну систему, у каждой заявки — ответственный и этап. Администратор не забудет перезвонить: система держит весь поток на виду.
Клиника знает свою себестоимость. Списание расходников по процедурам превратило «примерно прикинули» в точный учёт: сколько материалов ушло, сколько стоит процедура, сколько заработано.
Деньги видны в моменте. Платёж из Т-Банка — уведомление менеджеру и руководителю здесь же. Оплата и запись больше не живут в разных мирах.
