От заявки до диплома: как центр медобразования «Системные решения» работает в S2 CRM

В дополнительном профессиональном образовании сделка — это не «договор и прощание с клиентом»: пакет документов, методисты, рассрочки, даты окончания обучения и контроль каждой оплаты.

«Системные решения» — центр ДПО, где учится более 5 000 слушателей, — собрали все эти процессы в S2 CRM. Ключевая механика: система не даст отправить диплом клиенту, который не оплатил сделку полностью, — и все это без ручного контроля.

Краткие факты о кейсе

Клиент	«Системные решения» (ООО «СР») — центр дополнительного профессионального образования
Отрасль	Образование / ДПО, в том числе медицинское образование
Масштаб	Более 5 000 слушателей на базе центра
Автоматизировано	Воронка продаж, привязка слушателей к обучению, статусы последних контактов, автопакеты документов, сегментация базы, контроль оплат и рассрочек, защита отправки дипломов
Ключевой результат	Диплом физически не может уйти клиенту без 100% оплаты сделки

О компании

«Системные решения» — центр дополнительного профессионального образования, который специализируется на повышении квалификации, профессиональной переподготовке и сопровождении специалистов.

Одно из ключевых направлений — медицинское образование: центр помогает медицинским работникам проходить аккредитацию, набирать баллы НМО (непрерывного медицинского образования), повышать квалификацию или осваивать новые специальности. Программы проводятся в дистанционном и очно-заочном форматах, а на базе центра обучается более 5 000 слушателей.

Зачем понадобилась CRM?

«Работа с образовательными продуктами требовала оптимизации и автоматизации»

Образовательный продукт в ДПО устроен сложнее обычного товара: у каждого обучения свой набор документов (зависящий от юрлица и тематики), свои методисты, свои сроки — и всё это надо увязать с конкретным слушателем и конкретной оплатой.

На ручном управлении такой конвейер рассыпается: документы собираются по разным шаблонам, статусы оплат уточняются по бухгалтерии, а про клиента, с которым давно не связывались, просто забывают.

Заказчик пришёл в S2 с задачей оптимизировать и автоматизировать работу с образовательными продуктами — от первой заявки до отправки диплома.

Как построили воронку

Основу составила воронка продаж в модуле «Сделки», настроенная для отдела продаж.

Для методистов сделали отдельную механику: приложение сопоставляет продукты (обучения) и обучаемых, привязанных к сделке, и на этой основе автоматически создаёт Обучение — заявку в работу.

Отдельная проектная история — контроль контактов. Заказчик отказался от классических автоматических задач-напоминаний, поэтому механику придумали другую: система «Статус последнего контакта».

Она автоматически фиксирует каждый исходящий звонок и email, выставляет актуальный статус и дату — и транслирует эту информацию и в карточку компании, и в сделку. Менеджер открывает клиента и сразу видит, когда с ним последний раз выходили на связь и что он «протухает».

Как настроили документы (и деньги)

1. Кнопки пакетов документов. В зависимости от условий сделки — юрлицо, тематика обучения — система одним нажатием формирует нужный пакет документов для отправки заказчику. Не «найди шаблон в папке», а кнопка, которая всегда собирает правильный набор.
2. Автостатус оплаты. Статус оплаты по сделке определяется автоматически — менеджер не бегает уточнять в бухгалтерию, дошёл ли платёж.
3. Рассрочки под контролем. Система сама рассчитывает даты окончания обучения и предполагаемые даты оплат, если слушатель учится в рассрочку.
4. Документы для методистов. Настроен мониторинг приложенных документов: методист видит, чего не хватает по каждому обучению, без обзвона коллег.

Как работает сегментация базы

База клиентов разбита на сегменты, и контакты автоматически переводятся из сегмента в сегмент — по мере поведения и статуса. Система может сама назначить ответственного по сегменту или создать сделку на конкретного клиента: база работает на продажи, а не лежит мёртвым грузом.

Защита от «забытых» оплат

Финальный рубеж конвейера — выдача дипломов. Настроен жёсткий запрет: если клиент на момент формирования обучения не оплатил 100% стоимости сделки, диплом не уйдёт без согласования с руководством. Финансовый контроль встроен в сам процесс — его не нужно помнить, он наступает сам.

Результаты внедрения

Цифры «до/после» у центра не замерялись — но каждое из настроенных решений закрывает конкретную дыру в процессе:

1. Ни один клиент не забывается. «Статус последнего контакта» показывает дату и суть последнего касания по каждой компании и сделке — вместо задач-напоминалок, от которых заказчик осознанно отказался.
2. Документы собираются правильно с первого раза. Пакет формируется кнопкой по условиям сделки, методисты видят полноту комплекта в мониторинге.
3. Деньги прозрачны. Автостатус оплаты, расчёт дат рассрочек — и запрет на отправку диплома без 100% оплаты как страховка от невыплат.
4. База работает сама. Сегментация с автопереводом, автоназначением ответственных и автосозданием сделок.