Как повысить продуктивность работы сотрудников: джедайская техника

Издание Harvard Business Review исследовало продуктивность работников более 300 компаний. Оказалось, что хороший сотрудник может работать в 2,25 раз эффективнее, чем его коллеги. Как понять, дело в лени или плохой самоорганизации? И как с этим бороться? Лучшие ответы на эти вопросы мы нашли в книге «Джедайские техники», которую написал специалист по тайм-менеджменту Максим Дорофеев.

Содержание:

I. Куда уходит продуктивность
II. Отдыхайте
III. Разгружайте память
IV. Правильно формулируйте задачи
V. Обновляйте систему
VI. Не отвлекайтесь
VII. Автоматизируйте работу

Куда уходит продуктивность

Продуктивность — это навык делать что-то полезное за конкретный промежуток времени. Слово «полезное» здесь ключевое, ведь можно все время потратить вроде бы на важные дела, устать и все равно толком ничего не сделать.

Почему так происходит? В книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев связывает низкую продуктивность персонала с неправильным распределением мыслетоплива — это запас умственных сил, которыми мы располагаем, выполняя свою работу. Как это работает?

Когда мы просто работаем, то 100% мыслетоплива идет в дело. Но тут подходит босс и просит выполнить до вечера одно поручение. Вы держите задачку в голове и продолжаете работать, однако теперь 10% мыслетоплива уходит уже на запоминание, и только 90% на работу. Таким образом, каждый раз, когда вы отвлекаетесь на сообщение мессенджера, обновляете почту или получаете новую задачу, у вас остается все меньше мысленных сил на выполнение основной работы. А значит то, что вы могли сделать за 3 часа, теперь займет весь рабочий день.

Что еще сжигает наше мыслетопливо?

1. Стресс на рабочем месте
2. Перегрузка задачами
3. Отсутствие целей или их размытая формулировка
4. Нерасставленные приоритеты, устаревшие цели
5. Отвлекающие факторы
6. Рутинные задачи, которые делаются вручную

Максим Дорофеев назвал свою книгу «Джедайские техники» как раз потому, что джедаи из «Звездных войн» отличались способностью к небывалой концентрации внимания (то есть к 100-процентному погружению в один процесс). А значит, ни стресс, ни большая нагрузка, ни отвлекающие факторы не могут помешать истинному джедаю выполнить его миссию.

Как же стать джедаем самому и заодно повысить продуктивность сотрудников? Надо научиться экономить мыслетопливо и восстанавливать его, когда силы кончаются.

Назад к содержанию

Отдыхайте

Невозможно действовать весь день на пределе возможностей — да оно и не нужно. Если не давать сотрудникам шанс на восстановление, они быстро выгорят. Отсюда невыполненные задачи, стрессы и текучка кадров.

Помните — мышцы растут не во время, а после тренировки. Так же и продуктивность растет не во время работы, а при отдыхе. Поэтому не ставьте сотрудникам сразу 10 задач. Вместо этого давайте одну, а после ее выполнения позволяйте сотруднику перевести дух: попить воды, сделать зарядку, пройтись по офису. Только после этого давайте ему новое поручение.

Если чувствуете, что устали — уберите все из рук, закройте глаза и посидите 5 минут. Не делайте ничего параллельно. Мозг начнет фоном перерабатывать всю полученную информацию и встраивать ее в общую картину. Так вы избавитесь от перегруженности.

Назад к содержанию

Разгружайте память

Наша память делится на кратковременную и долговременную. Кратковременную мы забиваем сиюминутными проблемами — сделай то, ответь тому, позвони этому. А в долговременную уходит часть задач, которые мы так и не выполнили. Но много в нее не засунешь — мозг начнет вытеснять то, что мы запомнили ранее. Отсюда и завалы.

Что делать? Прилетающие задачи сразу записывайте. Но мало записать, их еще надо правильно упорядочить: одни более срочные, другие более ответственные. Чтобы в голове был порядок, создайте его сначала на бумаге. Заведите несколько папок: бумажных или виртуальных.

1. Задачи (простые, понятные действия, ради которых не придется подключать мозг)
2. Долгосрочные проекты (комплексная активность, перед выполнением которой придется подумать)
3. Информация (то, что пригодится при выполнении задач или проектов)
4. Встречи

Все остальное, что никуда не подходит — отбрасывайте.

Вычищайте свой список дел

Назад к содержанию

Правильно формулируйте задачи

Точная постановка задач снизит расход «мыслетоплива» и избавит от бесконечного прокручивания проблем в голове. При составлении задач следуйте 4 советам:

1. Задача должна отвечать на вопрос «Что делать?»
2. В ней должен быть глагол (прочесть, посмотреть, изучить, позвонить и т.д.)
3. Она не должна отнимать много умственных сил
4. Разделите задачу на мелкие части

Ошибочно: «Узнать о страховке»
Верно: «Сначала позвонить Веронике из отдела кадров и узнать номер страховой, потом позвонить в страховую»

Читать по теме
По статистике, более 40% ваших задач остаются невыполненными. Мы рассказали, как правильно составить список важных дел, чтобы не было «хвостов»

Назад к содержанию

Обновляйте систему

Нельзя составить список дел «по науке» и успокоиться. Каждую неделю нужно доставать из своих папок наиболее срочные и важные задачи, какие-то из них выполнять, а в остальных проводить ревизию:

1. Все ли задачи всё еще нуждаются в выполнении?
2. Появились ли новые задачи, которые помогут выполнить старые?
3. Стоит ли переделать уже завершенные задачи?
4. Сместились ли у меня приоритеты?
5. Повлияют ли на задачи запланированные события в ближайшую неделю-две?

Назад к содержанию

Не отвлекайтесь

Самое опасное — частое переключение внимания. Вы бросаете задачу, отвлекаетесь на новое письмо, отвечаете на него, и потом с трудом возвращаетесь к начатому процессу. При этом надо потратить мыслетопливо, чтобы вспомнить, на чем вы остановились и что делать дальше. Если ваших сотрудников будут атаковать оповещения из соцсетей, чата и почты, то в какой-то момент работник будет тратить на них больше времени, чем на свои рабочие обязанности.

Поэтому:

1. Удалите отвлекающие приложения из смартфона или просто отключите уведомления
2. Проверяйте почту не более 2-х раз в день: отведите на это по 20 минут утром и после обеда — в большинстве случаев письма не требуют срочного ответа, а значит, так вы сэкономите силы без потери качества работы
3. Поставьте на рабочий компьютер плагины, ограничивающие доступ к соцсетям, чтобы не было соблазна зайти и полистать новостную ленту
4. Ведите всю деловую коммуникацию с сотрудниками в одном месте, это избавит от миллиона уведомлений из разных программ. Например, только в Skype, только в Slack или Telegram, а лучше — в CRM-системе. Последняя удобна еще и тем, что там можно сразу ставить задачи

Научиться концентрации нелегко. Но оно того стоит!

Читать по теме
Если все же тянет выполнить несколько дел одновременно — почитайте наши советы, как это сделать

Назад к содержанию

Автоматизируйте работу

Немало сил и времени уходит на скучные рутинные задачи. Отправить письмо, составить отчет, собрать информацию о клиенте из разных программ. Все эти действия можно автоматизировать с помощью специального софта — CRM-системы. По исследованию Salesforce, такие программы помогают повысить продуктивность работы до 34%. Как это происходит? У компании SalesapCRM есть доступное предложение, которое за секунды сделает за менеджеров всю рутинную работу, которая отнимает 2-3 часа:

1. CRM автоматически создает документы и письма по шаблону — вставляет в них персональные данные клиента и информацию о его покупках. Два клика — и письмо готово!

2. CRM захватывает входящие звонки и записывает разговоры — сразу открывает карточку звонящего клиента, чтобы менеджер не тратил время на ее поиски. Запись звонков поможет руководителю услышать реакцию клиентов на предложения менеджеров и скорректировать скрипты, если это нужно;

3. CRM захватывает заявки с сайта и преобразует их в карточки клиентов, после чего сама ставит задачу менеджеру отработать эту заявку;

4. CRM собирает всю информацию о клиенте в одной карточке — и больше не надо искать контакты и документы в разных папках.

Содержание карточки клиента в ,[object Object]

Как все-таки повысить продуктивность работников? Используйте «Джедайские техники»: не отвлекайтесь, отдыхайте, разгружайте память, правильно формулируйте задачи и время от времени разгребайте их. А все, что можно автоматизировать — автоматизируйте! Зарегистрируйтесь в SalesapCRM бесплатно и протестируйте систему в течение 7 дней. А свободное время потратьте на что-то более полезное.

Автор: Дмитрий Родимов

Назад к содержанию

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

• _check_захват заявок с сайта, почты и соцсетей;
• _check_автоматизация процессов и аналитика;
• _check_календарь для записи клиентов;
• _check_калькулятор стоимости услуг;
• _check_шаблоны документов и писем;
• _check_IP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
• _check_бесплатный тестовый период 7 дней.

Попробовать S2