Как составить список дел: эффективная методика Стивена Кови
Более 40% дел в списках задач, так и остаются невыполненными, подсчитала компания iDoneThis. Представьте, сколько денег вы потеряете, если не перезвоните 40-ка процентам своих клиентов или не отправите им КП? Мы разберем, как избежать таких потерь благодаря методике от бизнес-гуру Стивена Кови, а также расскажем, как CRM-системы помогают вести списки дел.
Содержание:
[I. Почему ваши списки дел не работают](#Почему ваши списки)
[II. Как вести список дел правильно](#Как вести список дел правильно)
[1. Как составить список дел на неделю: методика планирования](#Как составить список дел)
[III. CRM-системы для управления временем](#CRM-системы для управления)
Вам наверняка знакомо чувство, когда после рабочего дня выходишь из офиса и понимаешь, что не сделал даже половины запланированных дел. Почему так происходит? Эксперт по личной продуктивности и управлению временем Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок» указывает такие причины:
- Отвлекающие факторы уводят внимание от главных целей и не дают сконцентрироваться;
- Люди сомневаются, что справятся со сложными задачами, поэтому откладывают их выполнение и испытывают стресс;
- При пересмотре списка дел выясняется, что нужны серьезные изменения в жизни. Появляется огромный список задач, который пугает и парализует.
Есть и другие причины, причем, от них никто не защищен — ни прокрастинаторы, ни перфекционисты.
Дарья Игнатович, консультант по тайм-менеджменту и личной эффективности:
— Чаще всего to-do лист состоит из срочных задач, которые нужно было решить ещё вчера. Но так как пунктов слишком много, чтобы успеть их выполнить, мы выбираем самые простые и понятные задачи и отодвигаем сложные и важные. Другая проблема — слишком категоричный подход к работе со списком дел. Мы думаем, что молодцы, если успеем выполнить все пункты. И ругаем себя, если сделали только треть или половину. В результате мы попадаем в негативную спираль: не успели сделать все задачи — расстроились и испытали чувство вины — потеряли веру, что следующий список нам поможет — снова расстроились — отказались от списков.
Назад к содержанию
Чтобы to-do списки работали, задачи в них необходимо распределить в порядке значимости. Эффективную методику расстановки приоритетов предлагает американский консультант по управлению и руководству Стивен Кови. В основе методики лежит матрица Эйзенхауэра: все задачи распределяются по четырем квадратам в соответствии с их важностью и срочностью.
Квадрат I со срочными и важными делами требует немедленного внимания. Если не выполнить их в ближайшее время, возникнут серьезные проблемы. Этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но ограничиваться ими нельзя, иначе аврал никогда не закончится.
Чтобы срочных важных задач с каждым днем становилось все меньше, Стивен Кови рекомендует максимум усилий посвятить делам из квадрата II. Это важные, но пока несрочные задачи. Вначале для этого придется использовать время, отведенное на квадраты III и IV, а потом квадрат I разгрузится, и появится больше свободных часов.
Назад к содержанию
Разбив задачи на квадраты и поставив в приоритет важное срочное и важное несрочное, можно переходить к составлению списков дел — на день, неделю, месяц, квартал или даже год. Стивен Кови советует организовывать свою деятельность на основе недельного планирования. Это позволяет не просто упорядочить аврал в рамках одного дня, а продумывать перспективу.
Итак, сначала надо внести в календарь крупные события, даты которых известны заранее: деловые встречи, командировки, конференции и т.д. Затем определите нескольких боле или менее крупных целей на эти 7 дней: составляйте цели по принципу SMART и при необходимости делите их на этапы, привязанные к конкретным дням.
Пример, как оформить список дел:
Цель: за рабочую неделю обучить нового администратора фитнес-центра, чтобы со следующей недели он смог приступить к выполнению своих обязанностей.
Понедельник
Познакомить сотрудника с коллективом, показать рабочее место, дать ему доступ в корпоративную CRM-систему и другие используемые сервисы, создать корпоративную почту, объяснить ежедневные обязанности.
Вторник
Утром дать сотруднику материалы для изучения, а после обеда обсудить появившиеся у него вопросы.
Среда
Утром дать сотруднику материалы для изучения, а после обеда обсудить появившиеся у него вопросы.
Четверг
Утром поручить новичку понаблюдать за работой нынешнего администратора, а после обеда поработать самому под его контролем.
Пятница
Провести аудит работы нового сотрудника: проверить знание теории, понаблюдать за его работой на практике.
Чтобы дел в to-do листах было меньше, делегируйте все, что можно. Стивен Кови рекомендует использовать «делегирование руководства». При таком подходе от сотрудника требуется получить в итоге определенный результат, а как его достичь, он решает сам. Больше не надо давать каждому исполнителю строгую пошаговую инструкцию и пристально контролировать каждое его действие. А результат будет превосходить ваши ожидания. Как этому научиться, читайте в статье, как правильно делегировать по методу Стивена Кови.
Читать по теме
после того как вы распределили все задачи на неделю, нужно распланировать каждый день. В отдельной статье мы рассказали, как составить список дел на день.
Назад к содержанию
Даже научившись составлять списки задач, вы можете что-то упустить: потеряете стикер с напоминанием, увлечетесь важным процессом, просто забудете о своем списке дел.
Станислав Скворцов, основатель проекта «Правильное решение», бизнес-тренер, коуч:
— Люди не имеют выраженную, удобную и доступную за 2 секунды из любого положения структуру списков. Поэтому большую часть списков они носят в голове. В смешанном виде, конечно же.
Особенно опасна такая забывчивость в бизнесе: одному клиенту не перезвонил, другому забыл отправить коммерческое предложение, к третьему не приехал на встречу — три сделки сорвались. Чтобы все задачи были зафиксированы в одном месте и сами напоминали о себе, воспользуйтесь CRM-системой. Это удобная программа для управления клиентами, задачами и сделками.
Например, в облачной CRM-системе SalesapCRM вы можете ставить задачи себе и своим сотрудникам и контролировать их выполнение. Программа сама уведомит сотрудника о скором дедлайне и даст знать руководству о невыполненном поручении. Вы сможете автоматизировать постановку задач. Например, можно задать автоматическое напоминание о необходимости продлить договор с клиентом незадолго до его истечения, или связаться с покупателем через какое-то время после сделки и предложить еще какой-то продукт, отправить коммерческое предложение и многое другое.
Теперь вы знаете, как правильно вести список дел. Попробуйте использовать для рабочих задач программу SalesapCRM, и вы забудете о сорванных дедлайнах.
Назад к содержанию
В S2 есть:
- _check_захват заявок с сайта, почты и соцсетей;
- _check_автоматизация процессов и аналитика;
- _check_календарь для записи клиентов;
- _check_калькулятор стоимости услуг;
- _check_шаблоны документов и писем;
- _check_IP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
- _check_бесплатный тестовый период 7 дней.
Попробовать S2
Автор: Любовь Аброськина
