Блог
Как написать задачи на день: простые и эффективные способы

Как написать задачи на день: 3 простых и эффективных способа

Эксперт по саморазвитию Брайан Трейси утверждает: 10 минут на планирование дня экономит не менее 2 часов в сутки. Но как составлять план задач на день, чтобы успеть не только рутинные дела, но и что-то более важное? Мы поделимся тремя эффективными техниками, которые изменят ваш день.

Содержание

I. Планируем день правильно
II. Три способа составить список задач
1. Интеллект-карты
2. Результативно-ориентированное планирование 
3. Жестко-гибкое планирование
III. Планирование задач на день в СРМ

Планируем день правильно

Вроде весь день вы были заняты, а в итоге уходите из офиса с мыслью, что ничего не успели — знакомая ситуация? Давайте посмотрим, что можно с этим сделать.

1. Выделяйте приоритетные дела —  задачи, позволяющие достигать глобальных целей. Ответьте на вопрос, насколько важная и срочная каждая задача и нельзя ли ее кому-то делегировать. Если можно — так и сделайте, а сами займитесь более приоритетным делом.

Как написать задачи на день: 3 простых и эффективных способа
Читать по теме
В постановке целей лучше всего руководствоваться принципом SMART.

2. Анализируйте день: выясняйте, что помешало выполнить все пункты вашего листа задач на день. По итогам решайте, что можно улучшить: планировать меньше дел, больше делегировать другим, продуктивнее работать или меньше внимания уделять неважным и несрочным вопросам.

3. Выберите инструмент для составления плана задач на день. Это можно делать как на бумаге, так и с помощью специальных сервисов и приложений, главное, чтобы было удобно. Остается только один вопрос: как правильно написать задачи на день, чтобы верно рассчитать свои силы и успеть как можно больше?

Назад к содержанию

Три способа составить список задач

Если просто хаотично записать все дела в список, это скорее запутает, чем поможет успевать больше. Поэтому мы предлагаем подойти к вопросу системно.

Интеллект-карты

Интеллект-карты придумал английский психолог Тони Бьюзен. Эта методика подробно описана в его книге «Супермышление». Внешне карта представляет собой ветвящуюся схему.

Пример интеллект-карты
Пример интеллект-карты с планом задач на день

Как написать задачи на день в интеллект-карте:

  1. Поместите в центре листа дату.
  2. От нее прочертите ветви с отдельными категориями дел. Это могут быть рабочие, личные, общественные и семейные дела. Либо используйте разделение по критериям срочности и важности как в матрице Эйзенхауэра.
  3. Укажите в каждой категории конкретные дела, при необходимости с подпунктами. Но слишком увлекаться детализацией не стоит, а то запутаетесь.

Задачи можно пояснить примечаниями, указать сроки их реализации, придумать забавные иллюстрации. Если вы не любите чертить от руки, на помощь придут десятки специальных сервисов, к примеру: Mind42, Coggle, MindMeister или iMindMap.

На таких картах удобно отмечать выполненные дела и добавлять новые. Они дают наглядное представление об объеме задач на день и позволяют видеть картину в целом.

Впрочем, у этого метода есть минусы: интеллект-карты плохо сочетаются с жестким планированием и временной последовательностью событий. К тому же на них нельзя указать приоритетность задач, а значит, вы всегда рискуете потратить время на не самые важные дела. Если для вас это важно, то попробуйте следующую методику.

Назад к содержанию

Результативно-ориентированное планирование

В основе этой методики — классический to-do list, только немного дополненный и измененный. Главная особенность результативно-ориентированного планирования — формулировка задачи в списке должна отвечать на вопрос «что сделать?» и отражать желаемый результат.

Пример: новому клиенту нужно выслать коммерческое предложение. Эту задачу следует записать как «подготовить и отослать КП Ивану Ивановичу», а не просто «коммерческое предложение», «подготовить документы» или другими размытыми формулировками.

Что сделать (формулировка задачи)Отметка о выполнении

Пример таблицы с задачами на день

Задачи записываются в произвольном порядке — без учета их срочности и важности, но разные категории задач выделяются разным цветом:

  • особо важные и срочные — красным;
  • менее приоритетные — зеленым;
  • те, что можно/нужно делегировать — желтым;
  • такие, которые в принципе сделать надо, но не обязательно сегодня — синим и так далее.

Это позволит сразу увидеть, что является самым срочным и важным, а значит, именно с этого и стоит начать. Как только дело сделано, напротив него в табличке ставится галочка. Или можно просто вычеркнуть задачу из списка.

Единственный минус этой методики — дела не ранжируются по дедлайнам, и есть риск сорвать сроки. Тогда для вас лучше будет воспользоваться третьей методикой.

Назад к содержанию

Жестко-гибкое планирование

Как правило, часть задач в распорядке дня привязана ко времени (это жесткие задачи), а другая — нет. Удобно совместить эти два типа дел помогает жестко-гибкая методика планирования.

Как работать с таблицей:

  1. В колонке слева запишите жесткие задачи с указанием времени.
  2. Справа — фиксируйте дела, не имеющие привязки к точному сроку.
  3. Для важных и объемных дел второй колонки укажите, сколько времени потребуется на их выполнение.
Жесткие задачиГибкие задачи
ВремяЗадача
8:00Прослушать запись звонков отдела продаж в CRM (1 ч)
9:00Провести планерку для менеджеровСогласовать план отпусков
10:00Запросить в бухгалтерии данные по поступившим оплатам
11:00Отправить презентацию по итогам года Васильеву
12:00Посмотреть договор с ООО «Интерпретация»
14:00Провести собеседование с кандидатом на должность менеджераСогласовать макет визиток и бейджей
15:00Совещание с отделом маркетингаДоделать бюджет продаж на следующий месяц (2 ч)
17:00Посмотреть в CRM статистику по сделкам менеджеров за неделю

Пример таблицы для жестко-гибкого планирования

Желательно, чтобы «жесткие» и «важные гибкие» задачи занимали не более 50-60% дня. Оставшиеся часы — это запас на менее важные дела и непредвиденные обстоятельства. Как и в предыдущей методике, особо приоритетные пункты плана можно выделять цветом для наглядности, а выполненные — вычеркивать.

Как написать задачи на день: 3 простых и эффективных способа
Читать по теме
Еще больше полезных рекомендаций — в нашей статье о тайм-менеджменте.

Назад к содержанию

Планирование задач на день в СRМ

Если списки в блокнотах или ручные таблицы не для вас, автоматизируйте планирование задач с помощью CRM-системы. В SalesapCRM реализована постановка задач на день и более длительные сроки с помощью жестко-гибкого планирования: список совмещает те дела, которые просто надо выполнить в определенный день, и те, у которых есть четкий дедлайн по дате и времени.

В два клика вы можете поставить любую задачу себе или подчиненному: позвонить клиенту, отправить ему коммерческое предложение, подготовить договор — и она автоматически появится в расписании. Когда наступит дедлайн по задаче, сотрудник получит уведомление внутри программы, по электронной почте, телефону или в Telegram. Если же дедлайн будет просрочен, то об этом система сообщит руководителю.

В CRM можно планировать реализацию и больших проектов, которые состоят из десятков последовательных задач. Программа каждый день будет напоминать о сегодняшних задачах и сигналить, если вы о чем-то забыли.

Более подробно о возможностях SalesapCRM по управлению задачами вы можете узнать здесь. Не позволяйте неумелому планированию лишить вас результата.

Назад к содержанию

Автор: Любовь Аброськина

2 комментария

  • 1. Спасибо за подробную статью
    2. В SalesapCRM направленность больше для команды, для индивидуального пользования содержит слишком много лишнего функционала, а какие-то нужные вещи типа приложения доступны только в платной версии. Я для себя пользуюсь приложением weeek, удобно и просто, придерживаюсь техники результативно-ориентированное планирование. Но это мое мнение, вы можете быть не согласны) Ни к чему не призываю.

    • Спасибо за отзыв! Вы правильно заметили: CRM-система подходит для оптимизации работы целой компании, и с автоматическим напоминанием о задачах менеджерам она отлично справляется. А результативно-ориентированное планирование личных дел вполне можно осуществить и на бесплатном тарифе SalesapCRM