Блог
мотивация, советы, цели и KPI, возможности CRM, персонал, эффективность

Как повысить продуктивность работы сотрудников: джедайская техника

Издание Harvard Business Review исследовало продуктивность работников более 300 компаний. Оказалось, что хороший сотрудник может работать в 2,25 раз эффективнее, чем его коллеги. Как понять, дело в лени или плохой самоорганизации? И как с этим бороться? Лучшие ответы на эти вопросы мы нашли в книге «Джедайские техники», которую написал специалист по тайм-менеджменту Максим Дорофеев.

Содержание:

I. Куда уходит продуктивность
II. Отдыхайте
III. Разгружайте память
IV. Правильно формулируйте задачи
V. Обновляйте систему
VI. Не отвлекайтесь
VII. Автоматизируйте работу

Куда уходит продуктивность

Продуктивность — это навык делать что-то полезное за конкретный промежуток времени. Слово «полезное» здесь ключевое, ведь можно все время потратить вроде бы на важные дела, устать и все равно толком ничего не сделать.

Почему так происходит? В книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев связывает низкую продуктивность персонала с неправильным распределением мыслетоплива — это запас умственных сил, которыми мы располагаем, выполняя свою работу. Как это работает?

Когда мы просто работаем, то 100% мыслетоплива идет в дело. Но тут подходит босс и просит выполнить до вечера одно поручение. Вы держите задачку в голове и продолжаете работать, однако теперь 10% мыслетоплива уходит уже на запоминание, и только 90% на работу. Таким образом, каждый раз, когда вы отвлекаетесь на сообщение мессенджера, обновляете почту или получаете новую задачу, у вас остается все меньше мысленных сил на выполнение основной работы. А значит то, что вы могли сделать за 3 часа, теперь займет весь рабочий день.

Что еще сжигает наше мыслетопливо?

Максим Дорофеев назвал свою книгу «Джедайские техники» как раз потому, что джедаи из «Звездных войн» отличались способностью к небывалой концентрации внимания (то есть к 100-процентному погружению в один процесс). А значит, ни стресс, ни большая нагрузка, ни отвлекающие факторы не могут помешать истинному джедаю выполнить его миссию.

Как же стать джедаем самому и заодно повысить продуктивность сотрудников? Надо научиться экономить мыслетопливо и восстанавливать его, когда силы кончаются.

мотивация, советы, цели и KPI, возможности CRM, персонал, эффективность
 

Назад к содержанию

Отдыхайте

Невозможно действовать весь день на пределе возможностей — да оно и не нужно. Если не давать сотрудникам шанс на восстановление, они быстро выгорят. Отсюда невыполненные задачи, стрессы и текучка кадров.

Помните — мышцы растут не во время, а после тренировки. Так же и продуктивность растет не во время работы, а при отдыхе. Поэтому на ставьте сотрудникам сразу 10 задач. Вместо этого давайте одну, а после ее выполнения позволяйте сотруднику перевести дух: попить воды, сделать зарядку, пройтись по офису. Только после этого давайте ему новое поручение.

Если чувствуете, что устали — уберите все из рук, закройте глаза и посидите 5 минут. Не делайте ничего параллельно. Мозг начнет фоном перерабатывать всю полученную информацию и встраивать ее в общую картину. Так вы избавитесь от перегруженности.

Назад к содержанию

Разгружайте память

Наша память делится на кратковременную и долговременную. Кратковременную мы забиваем сиюминутными проблемами — сделай то, ответь тому, позвони этому. А в долговременную уходит часть задач, которые мы так и не выполнили. Но много в нее не засунешь — мозг начнет вытеснять то, что мы запомнили ранее. Отсюда и завалы.

Что делать? Прилетающие задачи сразу записывайте. Но мало записать, их еще надо правильно упорядочить: одни более срочные, другие более ответственные. Чтобы в голове был порядок, создайте его сначала на бумаге. Заведите несколько папок: бумажных или виртуальных.

Все остальное, что никуда не подходит — отбрасывайте.

мотивация, советы, цели и KPI, возможности CRM, персонал, эффективность
Вычищайте свой список дел

Назад к содержанию

Правильно формулируйте задачи

Точная постановка задач снизит расход «мыслетоплива» и избавит от бесконечного прокручивания проблем в голове. При составлении задач следуйте 4 советам:

  1. Задача должна отвечать на вопрос «Что делать?»
  2. В ней должен быть глагол (прочесть, посмотреть, изучить, позвонить и т.д.)
  3. Она не должна отнимать много умственных сил
  4. Разделите задачу на мелкие части
Ошибочно: «Узнать о страховке»
Верно: «Сначала позвонить Веронике из отдела кадров и узнать номер страховой, потом позвонить в страховую»

 

Как повысить продуктивность работы сотрудников: джедайская техника
Читать по теме
По статистике, более 40% ваших задач остаются невыполненными. Мы рассказали, как правильно составить список важных дел, чтобы не было «хвостов»

Назад к содержанию

Обновляйте систему

Нельзя составить список дел «по науке» и успокоиться. Каждую неделю нужно доставать из своих папок наиболее срочные и важные задачи, какие-то из них выполнять, а в остальных проводить ревизию:

Назад к содержанию

Не отвлекайтесь

Самое опасное — частое переключение внимания. Вы бросаете задачу, отвлекаетесь на новое письмо, отвечаете на него, и потом с трудом возвращаетесь к начатому процессу. При этом надо потратить мыслетопливо, чтобы вспомнить, на чем вы остановились и что делать дальше. Если ваших сотрудников будут атаковать оповещения из соцсетей, чата и почты, то в какой-то момент работник будет тратить на них больше времени, чем на свои рабочие обязанности.

Поэтому:

  1. Удалите отвлекающие приложения из смартфона или просто отключите уведомления
  2. Проверяйте почту не более 2-х раз в день: отведите на это по 20 минут утром и после обеда — в большинстве случаев письма не требуют срочного ответа, а значит, так вы сэкономите силы без потери качества работы
  3. Поставьте на рабочий компьютер плагины, ограничивающие доступ к соцсетям, чтобы не было соблазна зайти и полистать новостную ленту
  4. Ведите всю деловую коммуникацию с сотрудниками в одном месте, это избавит от миллиона уведомлений из разных программ. Например, только в Skype, только в Slack или Telegram, а лучше — в CRM-системе. Последняя удобна еще и тем, что там можно сразу ставить задачи
мотивация, советы, цели и KPI, возможности CRM, персонал, эффективность
Научиться концентрации нелегко. Но оно того стоит!
Как повысить продуктивность работы сотрудников: джедайская техника
Читать по теме
Если все же тянет выполнить несколько дел одновременно — почитайте наши советы, как это сделать

Назад к содержанию

Автоматизируйте работу

Немало сил и времени уходит на скучные рутинные задачи. Отправить письмо, составить отчет, собрать информацию о клиенте из разных программ. Все эти действия можно автоматизировать с помощью специального софтаCRM-системы. По исследованию Salesforce, такие программы помогают повысить продуктивность работы до 34%. Как это происходит? У компании SalesapCRM есть доступное предложение, которое за секунды сделает за менеджеров всю рутинную работу, которая отнимает 2-3 часа:

  1. CRM автоматически создает документы и письма по шаблону — вставляет в них персональные данные клиента и информацию о его покупках. Два клика — и письмо готово!
  2. CRM захватывает входящие звонки и записывает разговоры — сразу открывает карточку звонящего клиента, чтобы менеджер не тратил время на ее поиски. Запись звонков поможет руководителю услышать реакцию клиентов на предложения менеджеров и скорректировать скрипты, если это нужно;
  3. CRM захватывает заявки с сайта и преобразует их в карточки клиентов, после чего сама ставит задачу менеджеру отработать эту заявку;
  4. CRM собирает всю информацию о клиенте в одной карточке — и больше не надо искать контакты и документы в разных папках.
мотивация, советы, цели и KPI, возможности CRM, персонал, эффективность
Содержание карточки клиента в SalesapCRM

Как все-таки повысить продуктивность работников? Используйте «Джедайские техники»: не отвлекайтесь, отдыхайте, разгружайте память, правильно формулируйте задачи и время от времени разгребайте их. А все, что можно автоматизировать — автоматизируйте! Зарегистрируйтесь в SalesapCRM бесплатно и протестируйте систему в течение 15 дней. А свободное время потратьте на что-то более полезное.

Автор: Дмитрий Родимов

Назад к содержанию

SalesapCRM — простая облачная CRM-система для повышения вашей прибыли:
  • захват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • быстрая техподдержка online;
  • бесплатный тариф;
  • гибкие настройки под каждый бизнес;
  • автоматизация без блок-схем;
  • наглядные отчеты и аналитика;
  • изменение настроек без программиста;
  • IP-телефония, sms-рассылки и другие интеграции.
Начните зарабатывать больше прямо сейчас!

Плюсануть
Поделиться
Отправить
Класснуть
Линкануть
Вотсапнуть

Добавить комментарий