Блог
Как правильно внедрить CRM-систему: алгоритм действий и частые ошибки

Как правильно внедрить CRM-систему: алгоритм действий и частые ошибки

Согласно исследованию компании C5Insight, занимающейся внедрением CRM, в среднем 38% интеграций CRM в бизнес дают результат ниже прогнозируемого. Причина не в плохом IT-продукте, а в том, что компании не знают, как правильно внедрить CRM, допускают ошибки и в итоге теряют свои инвестиции.

Но если переход на CRM пройдет успешно, то инвестиции окупятся более чем в 5 раз. Согласно исследованию аналитической компании Nucleus Research, каждый доллар, вложенный в CRM, приносит 5,6 долларов прибыли.

Эффективность внедрения CRM
Окупаемость инвестиций в CRM-продукт для бизнеса по данным аналитической компании Nucleus Research в 2011 г.

Чтобы понять, как должно проходить внедрение IT-продукта, мы рассмотрим основные этапы интеграции, а также типовые ошибки, которые часто допускают предприниматели.

Содержание

Этапы внедрения
1. Описание бизнес-процессов
2. Составление техзадания
3. Формирование карты настроек
4. Настройка CRM, импорт, интеграции
5. Подготовка персонала
Почему не сработало? Разбираем ошибки внедрения
1. Спешка на начальных стадиях внедрения
2. Недостаточные возможности интеграции
3. Плохая подготовка сотрудников
Вместо заключения

Этапы внедрения

Внедрение CRM проходит по-разному, но в этом процессе всегда присутствуют пять основных этапов. На каждом из них в роли куратора выступает интегратор — представитель CRM-компании, однако не стоит переживать: вам не придется писать «контрольную работу». Нужно просто следовать указаниям интегратора: точно описывать бизнес-процессы и проблемы, которые вы хотите решить при помощи IT-продукта.

1. Описание бизнес-процессов

Так как CRM-система позволяет улучшить и автоматизировать уже имеющиеся процессы, для начала их необходимо описать. Эти данные лягут в основу настроек программы:

2. Составление техзадания

Когда бизнес-процессы описаны, нужно проанализировать слабые места. Ведь именно для их устранения и внедряется программа.

Например, ваши менеджеры медленно реагируют на новые заявки с сайта компании — перезванивают клиентам только на следующий день либо вообще забывают о них. В итоге компания теряет потенциальных покупателей. Это нужно указать в техзадании, чтобы интегратор предложил вариант решения проблемы. Но это уже будет происходить на следующем этапе.

3. Формирование карты настроек

Бизнес-процессы описаны, проблемы выявлены, и теперь нужно придумать, как их «победить» при помощи системы: какие процессы можно оптимизировать, ускорить, автоматизировать. Например, можно автоматизировать отправку sms-уведомлений клиентам, выставление счета, постановку задач менеджерам и так далее.

На этом этапе ведущая роль отводится специалисту по CRM. Он досконально знает возможности IT-продукта и может предложить такие нюансы, о существовании которых потребитель даже не догадывался. Кроме того, интегратор может посоветовать изменить воронку продаж или усовершенствовать взаимодействие с клиентами — то есть он выступает еще и в роли консультанта.

Если продолжить пример с предыдущего этапа, то интегратор может предложить такой способ борьбы с потерянными клиентами: настроить интеграцию CRM с сайтом, чтобы каждая заявка автоматически фиксировалась в программе и по ней назначался ответственный менеджер. Система автоматически поставит ему задачу позвонить клиенту в течение 15 минут, а если задача будет просрочена, то руководитель отдела продаж моментально узнает об этом через программное уведомление.

4. Настройка CRM, импорт, интеграции

Этот этап является технической реализацией предыдущего. Работа целиком ложится на специалиста по внедрению. Он осуществляет импорт данных, настраивает воронку продаж и чек-листы, создает пользовательские поля, прописывает сценарии автоматизации бизнес-процессов —словом, подстраивает интерфейс системы под ваш бизнес. Кроме того, на этом шаге настраивается интеграция CRM со сторонними сервисами, которые вы используете в работе: почта, IP-телефония, сайт компании, сервис sms-рассылок и другие.

5. Подготовка персонала

Нет смысла разбираться, как внедрить CRM в компанию, если сотрудники не смогут с ней грамотно работать. CRM — это только инструмент, который сам по себе не приносит прибыли, поэтому важно объяснить сотрудникам, чем эта непонятная программа лучше привычного Excel, и почему так важно кропотливо фиксировать в ней данные о клиентах и сделках на каждом этапе работы.

Например, позвонил клиенту — записал в его карточке итог переговоров; не дозвонился — поставил себе напоминание перезвонить через 2 часа;  закрыл сделку — отметил в CRM, что продажа завершена, и тогда клиенту автоматически придет SMS с просьбой дать отзыв.

Если этого не делать, то отчеты по продажам будут неверными, автоматизация процессов работать не будет, а база данных превратится в простой набор имен и телефонов.

Этапы внедрения CRM-системы в бизнес

Назад к содержанию

Почему не сработало? Разбираем ошибки внедрения

Даже если вы правильно выбрали систему и понимаете, как грамотно внедрить CRM, то вы все равно не застрахованы от ошибок.  К счастью, можно использовать опыт других компаний, чтобы повысить шансы на успех.

1. Спешка на начальных стадиях внедрения

Чаще всего допускаются ошибки на ранних этапах внедрения системы. Недочеты при описании бизнес-процессов и «узких мест» в воронке продаж могут привести к тому, что CRM-система не встроится в реальную деятельность компании и уж тем более не поможет в решении проблем.

Откажитесь от спешки и кропотливо выполняйте рекомендации специалиста по CRM. Если у вас небольшая компания из 10-20 человек, то интеграция займет 2-3 недели. Если речь идёт о большой корпорации, то плавный процесс может занять до полугода. Перед тем, как внедрить CRM-систему, обязательно ориентируйтесь на эти сроки.

2. Недостаточные возможности интеграции

Важно, чтобы CRM-система хорошо интегрировалась с другим программным обеспечением, которое использует компания. Иначе вы никогда не добьетесь, чтобы в программе была вся актуальная информация о продажах и чтобы цепочка «касаний» работала без сбоев.

По данным исследования C5Insight, чем больше разных программ используется в компании, тем хуже результаты внедрения. Дело в том, что информация в разных сервисах не синхронизируются, и приходится вручную дублировать одни и те же сведения в несколько программ, например, в CRM и в «Бухгалтерия 1С». В итоге тратится много времени, в данных появляются ошибки, и отчеты перестают «говорить» правду.

Еще на стадии выбора системы составьте список ПО и сервисов, с которыми нужна интеграция, и предоставить его специалисту по внедрению. Одновременно нужно делегировать процессы из других программных продуктов в CRM. Например, отказаться от Outlook и воспользоваться CRM со встроенным почтовым клиентом.

По данным C5Insight, 35% пользователей CRM называют программную интеграцию ключевой трудностью при переходе на CRM-решения. А если выбранная вами система в принципе не поддерживает необходимые интеграции, то эта трудность станет фатальной.

От чего зависит эффективность внедрения CRM-системы

3. Плохая подготовка сотрудников

CRM-система — это технология, она может помочь команде, но не берёт её работу на себя. Сотрудники должны понимать, как работать с системой, иначе «выхлоп» будет минимальным. Устройте ознакомительную презентацию, запишите видео-уроки с подробными инструкциями, проведите мини-экзамен, собственноручно обучите руководителей подразделений, чтобы они по иерархии передали знания подчиненным. Пусть сотрудники понимают, что именно от них зависит, как отобьются ваши инвестиции.

Вместо заключения

Существует известный принцип: 40% эффекта от интеграции достигается за счёт грамотного планирования, 20% — за счёт применения правильных технологий и 40% — за счёт эффективного управления. Поэтому, чтобы избежать ошибок при внедрении IT-продукта, действуйте «с чувством, с толком, с расстановкой», и результат не заставят себя долго ждать.

Хотите узнать больше? Готовы начать внедрение CRM-системы? Зарегистрируйтесь в удобной программе SalesapCRM прямо сейчас, наши специалисты перезвонят и проконсультируют вас по всем интересующим вопросам.

Назад к содержанию

Добавить комментарий