Как работать с разделом «Договоры»

Использование раздела Договоры будет полезным, если вы сотрудничаете с клиентом на основании договора, и вам нужно вести в CRM учет сделок, которые соответствуют условиям договоренности.

Как включить видимость раздела «Договоры»
Как создать договор
Как загрузить документ в договор
Как задать нумерацию договорам
Как автоматизировать работу с договорами
Как отправить письмом документы из карточки договора

Как включить видимость раздела «Договоры»

По-умолчанию раздел Договоры скрыт, поэтому если вы хотите использовать модуль, включите его видимость.

1. Нажмите в верхнем меню на …
2. Выберите Настройка меню;
3. В колонке Подменю найдите раздел Договоры и включите его видимость;
4. Если вы хотите, чтобы модуль отображался в основном меню, нажмите на него и перетащите в колонку Показать в меню;
5. Нажмите Сохранить и закрыть.

Как создать договор

Перейдите в раздел Договоры и нажмите +. Укажите в открывшемся меню:

• Ответственного сотрудника;
• Номер договора и его название;
• Дату создания договора;
• Стороны, участвующие в договоре;
• Сделку, которая соответствуют условиям договора.

Как загрузить документ в договор

Загрузите в карточку документ. Если ваша договоренность с клиентом закреплена юридически, то вы можете отразить это в карточке договора. Чтобы сделать это, нажмите на + — Добавить документ. Выберите нужный шаблон документа и нажмите Создать.

Как задать нумерацию договорам

Задайте договорам нумерацию с помощью дополнительного поля. Если вы хотите, чтобы каждому новому договору присваивался индивидуальный номер, создайте дополнительное поле с типом Нумератор.

• Перейдите в Настройки — Договоры — Дополнительные поля и нажмите +;
• Выберите тип поля Нумератор;
• Укажите с какого номера начинать нумерацию;
• Задайте шаблон для нумерации;
• Установите параметры сброса нумерации;
• Отметьте чек-боксом пункт Увеличивать автоматически, если хотите, чтобы дополнительное поле заполнялось автоматически при создании объекта;
• Нажмите Создать;
• Включите видимость поля в таблице и карточке объекта.

Теперь, если вы добавите в систему договор, то ему автоматически или вручную присвоится номер в соответствии с заданным шаблоном.

Как автоматизировать работу с договорами

Используйте сценарии автоматизации. Вы можете устанавливать создание или изменение договора как условие для запуска бизнес-процесса. И наоборот — автоматически создавать договоры при наступлении определенных условий. Рассмотрим несколько сценариев, которые могут упростить работу с договорами.

Автоматическое создание договора. Если вы часто добавляете в систему договоры, но не хотите тратить время на их создание, можно автоматизировать этот процесс. Для этого создайте под сделку сценарий с дополнительным условием, при выполнении которого система поймет, что нужно создать договор. Например, таким условием может быть указание в описании сделки фразы «Создать договор».

Как работает автоматизация: если пользователь открывает карточку сделки и пишет в поле Описание фразу «Создать договор», то в системе создается заполненный договор, в котором стороной 1 будет ваша компания, а стороной 2 — объект сделки. 

Загрузка документа в карточку после создания договора. Вы можете автоматизировать процесс добавления документа в договор. Для этого создайте сценарий, условием которого выберите создание договора, а действием подготовку документа.

Как работает автоматизация: если в системе создается договор, то в его карточку загружается шаблон документа, который вы указали в настройке сценария.

Как отправить письмом документы из карточки договора

Из карточки Договора вы можете быстро отправить письмо с выбранным набором документов. Для отправки доступны любые документы, которые уже сформированы и связаны с договором на данный момент.

Чтобы создать письмо, нажмите пиктограмку “Отправить документы на e-mail” на верхней панели карточки Договора. В окне выбора документов, на закладке Все отметьте галочками нужные документы. При большом количестве документов, можете использовать их сортировку по типам, документы отобразятся на отдельных вкладках: Док-ты по шаблону, Счета и перв. док-ты, Файлы. В этом случае, для отправки будут доступны документы, только с одной вкладки.

После выбора нужных документов, нажмите кнопку Отправить.
Будет сформировано новое письмо и в него вложены, выбранные вами документы.

Обратите внимание: карточка договора не имеет поля e-mail, поэтому в письме поле “Кому” не будет автоматически заполнено. Вам необходимо самостоятельно указать адресата в письме.