Использование раздела Договоры будет полезным, если вы сотрудничаете с клиентом на основании договора, и вам нужно вести в CRM учет сделок, которые соответствуют условиям договоренности.
Как включить видимость раздела «Договоры»
Как создать договор
Как загрузить документ в договор
Как задать нумерацию договорам
Как автоматизировать работу с договорами
Как отправить письмом документы из карточки договора
По-умолчанию раздел Договоры скрыт, поэтому если вы хотите использовать модуль, включите его видимость.
1. Нажмите в верхнем меню на …
2. Выберите Настройка меню;
3. В колонке Подменю найдите раздел Договоры и включите его видимость;
4. Если вы хотите, чтобы модуль отображался в основном меню, нажмите на него и перетащите в колонку Показать в меню;
5. Нажмите Сохранить и закрыть.
Перейдите в раздел Договоры и нажмите +. Укажите в открывшемся меню:
- Ответственного сотрудника;
- Номер договора и его название;
- Дату создания договора;
- Стороны, участвующие в договоре;
- Сделку, которая соответствуют условиям договора.
Загрузите в карточку документ. Если ваша договоренность с клиентом закреплена юридически, то вы можете отразить это в карточке договора. Чтобы сделать это, нажмите на + — Добавить документ. Выберите нужный шаблон документа и нажмите Создать.
Задайте договорам нумерацию с помощью дополнительного поля. Если вы хотите, чтобы каждому новому договору присваивался индивидуальный номер, создайте дополнительное поле с типом Нумератор.
- Перейдите в Настройки — Договоры — Дополнительные поля и нажмите +;
- Выберите тип поля Нумератор;
- Укажите с какого номера начинать нумерацию;
- Задайте шаблон для нумерации;
- Установите параметры сброса нумерации;
- Отметьте чек-боксом пункт Увеличивать автоматически, если хотите, чтобы дополнительное поле заполнялось автоматически при создании объекта;
- Нажмите Создать;
- Включите видимость поля в таблице и карточке объекта.
Теперь, если вы добавите в систему договор, то ему автоматически или вручную присвоится номер в соответствии с заданным шаблоном.
Используйте сценарии автоматизации. Вы можете устанавливать создание или изменение договора как условие для запуска бизнес-процесса. И наоборот — автоматически создавать договоры при наступлении определенных условий. Рассмотрим несколько сценариев, которые могут упростить работу с договорами.
Автоматическое создание договора. Если вы часто добавляете в систему договоры, но не хотите тратить время на их создание, можно автоматизировать этот процесс. Для этого создайте под сделку сценарий с дополнительным условием, при выполнении которого система поймет, что нужно создать договор. Например, таким условием может быть указание в описании сделки фразы «Создать договор».
Как работает автоматизация: если пользователь открывает карточку сделки и пишет в поле Описание фразу «Создать договор», то в системе создается заполненный договор, в котором стороной 1 будет ваша компания, а стороной 2 — объект сделки.
Загрузка документа в карточку после создания договора. Вы можете автоматизировать процесс добавления документа в договор. Для этого создайте сценарий, условием которого выберите создание договора, а действием подготовку документа.
Как работает автоматизация: если в системе создается договор, то в его карточку загружается шаблон документа, который вы указали в настройке сценария.
Из карточки Договора вы можете быстро отправить письмо с выбранным набором документов. Для отправки доступны любые документы, которые уже сформированы и связаны с договором на данный момент.
Чтобы создать письмо, нажмите пиктограмку “Отправить документы на e-mail” на верхней панели карточки Договора. В окне выбора документов, на закладке Все отметьте галочками нужные документы. При большом количестве документов, можете использовать их сортировку по типам, документы отобразятся на отдельных вкладках: Док-ты по шаблону, Счета и перв. док-ты, Файлы. В этом случае, для отправки будут доступны документы, только с одной вкладки.
После выбора нужных документов, нажмите кнопку Отправить.
Будет сформировано новое письмо и в него вложены, выбранные вами документы.
Обратите внимание: карточка договора не имеет поля e-mail, поэтому в письме поле “Кому” не будет автоматически заполнено. Вам необходимо самостоятельно указать адресата в письме.
