Чем крупнее сделка, тем дольше ее согласование. При этом каждое промедление менеджера затягивает сроки, а один забытый звонок может легко привести к потере клиента. В этом кейсе мы расскажем, как московской компании CoffeeRent удалось справиться с такой проблемой благодаря S2.
Иван Дроздов основатель CoffeeRent
«Мы упускали заказчиков, которые не были готовы купить прямо сейчас»
Как и все, мы начинали с таблиц Excel. Но Excel не позволяет автоматизировать процесс продаж, чтобы провести заказчика по всей воронке — от первого контакта до покупки. В итоге мы легко «закрывали» горячих клиентов, но совершать сделки с теплыми и холодными клиентами получалось не так часто.
Представьте: количество заявок с сайта стабильно росло, но мы упускали заказчиков, которые не были готовы подписать договор прямо сейчас.
Проблема была в том, что нам не хватало инструмента для планирования задач на дальнейшую работу по заявке.
А так как медленно заключаются в основном крупные сделки, мы теряли самые выгодные заказы.
Чтобы не упускать клиентов, мы решили внедрить CRM. Систему выбирали по трем главным критериям:
- простота интеграции в бизнес, чтобы можно было все сделать своими силами, ведь бюджета на внедрение подрядчиком не было;
- дружелюбный интерфейс, чтобы от работы в системе сотрудник получал удовольствие, а новые менеджеры тратили меньше времени на обучение;
- доступная цена: мы - стартап, и на этапе становления компании денег всегда не хватает.
Сначала я тестировал три продукта, о которых можно найти много видеообзоров в интернете, но S2 среди них не было.
После анализа я расстроился: у одной системы был большой функционал, но очень тяжелый интерфейс, у другой — скудный функционал и завышенная цена. Понравился зарубежный продукт, но цена его была явно не для стартапа.
Однажды по рекламе перешел на сайт S2. После тестирования системы меня устроило все: интерфейс, функционал и адекватная цена. Поэтому я принял решение о внедрении именно S2.
«Я освоил и сам внедрил CRM за 3 недели»
— Так как наша компания пока небольшая, и бизнес процессы на этом этапе достаточно простые, внедрять систему я решил сам. Настройкой занимался в свободное от основной работы время. Процесс выглядел так:
2 дня
Выбор поставщика телефонии.
1 день
Интеграция телефонии и S2.
11 дней
Разобрался с принципами работы со сделками, контактами, компаниями и задачами. Построил блок-схему бизнес-процессов. На основании этого сделал воронку продаж. Написал инструкции для сотрудников. Настроил автоматические сценарии.
2 дня
Описал основные требования, которые должен выполнять менеджер. Мое главное правило: у каждой незакрытой сделки должна быть задача с дедлайном, чтобы не потерять контакт с клиентом.
7 дней
Создал шаблоны договоров и актов с автоматическим заполнением реквизитов, а также шаблоны часто повторяющихся писем.
1 день
Вместе с подрядчиком, который создавал наш сайт, настроили автоматическое создание заявки при заполнение форм захвата на сайте.
С учетом отладки и внесением корректировок на всё ушло около трёх недель.
«Менеджеры экономят до 30% времени и делают больше звонков»
— Мы работаем в программе полтора года и на 100% добились желаемых результатов:
- Мы стали заключать больше сделок с крупными клиентами.
Если раньше у нас было 3-5 новых установок кофемашин в месяц, сейчас этот показатель вырос до 5-8. Да, процесс переговоров по-прежнему может затягиваться на месяц и больше, но благодаря доске задач мы не забываем позвонить, напомнить о себе, и в итоге доводим клиента до покупки.
- Входящие заявки не теряются.
Запросы с сайта сразу приходят в CRM. Также новые заявки создаются из каждого входящего звонка, если контакта ещё нет в базе.
- Менеджер стал работать продуктивнее.
Количество звонков менеджера выросло со 150 до 200 в день, то есть на треть!
Сотрудники экономят около 30% времени благодаря тому, что CRM берет часть их задач на себя: автоматически заполняет реквизиты компаний по номеру ИНН, создает договоры и письма по предустановленным шаблонам в один клик, при этом сразу вставляет в документы данные клиента.
Если раньше на составление договора уходило 30 минут, то сейчас 5 минут.
- У меня стало больше времени для развития бизнеса.
Вся рутина теперь автоматизирована, а телефония даёт возможность прослушать любой звонок сотрудников, проанализировать ошибки.
Если поступает звонок с номера, которого у нас еще нет в базе, то автоматически создается новая заявка.
Благодаря автоматическим сценариям мне приходят уведомления обо всех важных событиях. Например, когда менеджер меняет приоритет сделки или сделка теряет статус «Партнёр».
Мониторить ситуацию в режиме онлайн не приходится — если случится что-то значимое, я и так сразу об этом узнаю.
- В 6 раз ускорили подготовку документации;
- В 1,5 раза увеличили число крупных сделок;
- На 30% больше времени экономят сотрудники;
- На 30% увеличили количество звонков клиентам.
Иван Дроздов основатель CoffeeRent
