Как CoffeeRent заключает в 1,5 раза больше крупных сделок

Чем крупнее сделка, тем дольше она согласовывается. И тем легче её потерять: достаточно один раз забыть перезвонить. У московской компании CoffeeRent заявки с сайта стабильно росли, но самые выгодные заказы — большие и медленные — регулярно проваливались.

Основатель Иван Дроздов внедрил S2 своими силами за три недели. Через полтора года компания заключает в 1,5 раза больше крупных сделок, а договор готовится за 5 минут вместо 30.


Клиент	CoffeeRent — аренда кофемашин для бизнеса, Москва
Отрасль	Аренда оборудования
Масштаб	Небольшая команда, без бюджета на внедрение под ключ
Автоматизировано	Воронка продаж, телефония, задачи с дедлайнами, шаблоны договоров и писем, заявки с сайта и из звонков
Срок внедрения	3 недели, своими силами
Ключевой результат	В 1,5 раза больше крупных сделок; договор — 5 минут вместо 30

О компании

CoffeeRent сдаёт профессиональные кофемашины в аренду: бизнесу не нужно вкладываться в дорогое оборудование разом, а компанию-арендодателя кофемашины «привязывают» клиента надолго — с неё и начинается сделка. Компания основана Иваном Дроздовым и на момент внедрения была стартапом: небольшая команда, ограниченный бюджет, никакого IT-подразделения.

Сделки у CoffeeRent крупные и небыстрые: переговоры могут идти месяц и больше. Такие заказы — самые выгодные и самые уязвимые: пока клиент думает, его легко упустить.

Зачем понадобилась CRM?

«Мы упускали заказчиков, которые не были готовы купить прямо сейчас»

Иван Дроздов основатель CoffeeRent

Продажи начинались с таблиц Excel. Таблицы выручали, пока клиентов было мало, но автоматизировать процесс продаж в них невозможно: нельзя провести заказчика по воронке от первого контакта до покупки и некуда «положить» заявку, по которой нужно работать дальше. В итоге горячие клиенты, готовые подписать сразу, покупали почти всегда, а тёплые и холодные — те, кому нужно время и несколько касаний, — регулярно терялись.

Тем временем количество заявок с сайта стабильно росло. Каждая из них требовала «додержать»: напомнить о себе, ответить на вопросы, вернуться через неделю. Инструмента для планирования такой дальнейшей работы не было.

Больнее всего это било по крупным сделкам — они как раз и заключаются медленно. «Мы теряли самые выгодные заказы», — вспоминает Иван.

Стало ясно, что нужна CRM. К системе сформулировали три жёстких требования:

Интеграция своими силами — бюджета на подрядчика нет;
Дружелюбный интерфейс — чтобы работа в системе приносила сотрудникам удовольствие, а новым менеджерам не требовалось долгое обучение;
Доступная цена — компания на этапе становления, денег всегда не хватает.

Как выбирали систему

Иван протестировал три продукта — те, по которым в интернете много видеообзоров. S2 среди них не было. Итог анализа расстроил: у одной системы большой функционал, но тяжёлый интерфейс; у другой — скудный функционал и завышенная цена; зарубежный продукт понравился, но стоил явно не для стартапа.

Однажды по рекламе Иван перешёл на сайт S2. После тестирования устроило всё: интерфейс, функционал и адекватная цена. На этом выбор был сделан.

Как проходило внедрение?

«Я освоил и сам внедрил CRM за 3 недели»

Иван Дроздов основатель CoffeeRent

Подрядчика не привлекали: бизнес-процессы на этом этапе простые, и основатель настроил систему сам — в свободное от основной работы время. Процесс выглядел так:


Этап	Срок
Выбор поставщика телефонии	2 дня
Интеграция телефонии и S2	1 день
Разобрался со сделками, контактами, компаниями и задачами. Построил блок-схему бизнес-процессов и на её основе — воронку продаж. Написал инструкции для сотрудников и настроил автоматические сценарии	11 дней
Описал требования к работе менеджера. Главное правило: у каждой незакрытой сделки — задача с дедлайном, чтобы не потерять контакт с клиентом	2 дня
Создал шаблоны договоров и актов с автозаполнением реквизитов, а также шаблоны повторяющихся писем	7 дней
Вместе с подрядчиком, который делал сайт, настроил автоматическое создание заявки из форм захвата	1 день

С учётом отладки и корректировок на всё ушло около трёх недель.

Как S2 работает в продажах

Правило «у каждой незакрытой сделки — задача с дедлайном» держит всю воронку. Доска задач напоминает менеджерам позвонить, напомнить о себе, вернуть клиента, который «думает». Переговоры по-прежнему могут идти месяц — но ни одна сделка больше не провисает молча.

Заявки не теряются: запросы с сайта падают в CRM сразу из форм захвата, а если звонит номер, которого нет в базе, система сама создаёт новую заявку.

Рутину S2 взяла на себя: подтягивает реквизиты компании по ИНН, собирает договоры, акты и письма из шаблонов в один клик, автоматически подставляя данные клиента.

Основатель контролирует бизнес без ручного мониторинга: автоматические сценарии присылают уведомления о важных событиях — например, когда менеджер меняет приоритет сделки или сделка теряет статус «Партнёр». А записи звонков можно прослушать в один клик и разобрать ошибки любого разговора.

Результаты внедрения S2

«Менеджеры экономят до 30% времени и делают больше звонков»

Иван Дроздов основатель CoffeeRent

CoffeeRent работает в S2 полтора года и добился всех поставленных целей:


Показатель	До	После
Установок кофемашин в месяц	3–5	5–8
Подготовка договора	30 минут	5 минут
Звонков менеджера в день	150	200
Экономия времени менеджеров	—	до 30%

Откуда цифры:

В 1,5 раза больше крупных сделок. Если раньше компания устанавливала 3–5 кофемашин в месяц, то сейчас — 5–8. Механика роста простая: длинные сделки больше не провисают, доска задач с дедлайнами не даёт забыть позвонить — и «думающих» клиентов доводят до подписания.
В 6 раз быстрее готовятся документы: 5 минут вместо 30. Скорость даёт связка из двух автоматизаций: реквизиты контрагента подтягиваются по ИНН, а шаблон договора или акта заполняется данными клиента в один клик.
На 30% больше звонков: со 150 до 200 в день. Менеджер перестал тратить время на ручное заполнение карточек и создание документов — освободившееся время уходит в звонки.
До 30% рабочего времени экономят сотрудники. Это суммарный эффект автозаполнения реквизитов, шаблонов и автоматических заявок с сайта и из входящих звонков.

Цитата клиента

«Вся рутина теперь автоматизирована. Мониторить ситуацию в режиме онлайн не приходится — если случится что-то значимое, я и так сразу об этом узнаю».

Иван Дроздов основатель CoffeeRent