Как ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение
Результат работы сотрудника зависит от того, как ему ставят задачи. Если поручение не выполнено, то зачастую в этом виноват руководитель: он либо неправильно объяснил, что ему нужно, либо не проконтролировал исполнение. Мы выяснили у экспертов, что такое правильная постановка задач сотрудникам и какие сервисы лучше использовать для контроля.
Содержание
I. Ситуационное руководство по постановке задач
II. Как управлять удаленными сотрудниками
III. Контролируйте работу сотрудников с помощью CRM
В середине XX века ученые Кеннет Бланшар и Пол Херси разработали методику правильной постановки задач подчиненным и назвали ее «Ситуационное руководство».
Они выяснили, что руководителям свойственны два вида поведения: директивное, когда даются четкие указания и сроки, и поддерживающее, когда подчиненного хвалят и заботятся о нем. На практике эти виды смешиваются в разных пропорциях и формируют 4 стиля управления:
1. Инструктивный. Почти полностью основан на директивном поведении. Руководитель говорит, что делать, как, с помощью каких инструментов и в какой срок. Подходит для управления новичками, так как им точная информация куда важнее слов поддержки.
2. Наставнический. Директивное поведение уступает поддерживающему. Для управления теми, кто имеет начальные навыки и хочет расти в профессии. Руководитель проводит совещания с четкими инструкциями, но при этом подбадривает исполнителей, чтобы у них не опускались руки при первых сложностях.
Катрина Ошлея,
предприниматель и бизнес-тренер
— Выбирая стиль управления, руководитель должен опираться на опыт подчиненного. Например, если сотрудник новичок, то нужно действовать в инструктивном стиле. У новичков высокий уровень мотивации, поэтому поддержка особо не требуется, но зато нужны четкие инструкции.
Если у подчиненного уже есть какие-то навыки, подойдет наставнический стиль. Такой сотрудник, как правило, уже работает в организации полгода-год. Он видит, что все намного сложнее, чем казалось изначально, — придется намного глубже изучать продукт, его навыков пока недостаточно. Падает уверенность в себе. Задача руководителя в этом случае — продолжать давать детальные инструкции и подбадривать.
3. Поддерживающий. Для управления теми, кому работа известна. При назначении задач руководитель советуется с подчиненными и помогает им принимать решения.
4. Делегирующий. Здесь руководитель отчасти раздает директивы, отчасти поддерживает. Он обозначает только цель и сроки, а затем дает исполнителю полную свободу действий. Поэтому такой стиль подходит при работе с компетентными сотрудниками, которые и так знают, что делать.
Каждый стиль лидерства эффективен для конкретного уровня развития подчиненного.
Катрина Ошлея,
предприниматель и бизнес-тренер
_— Поддерживающий стиль подойдет в работе с компетентными сотрудниками, которые утратили мотивацию. Им уже не нужны инструкции и рабочие советы, но нужна поддержка, чтобы укрепить их уверенность.
Делегирующий стиль нужно использовать в работе с самодостаточными профессионалами. Такие сотрудники умеют и желают работать самостоятельно с совсем небольшой поддержкой и указаниями.
_
Как ставить задачи подчиненным, если у них нет мотивации
Некоторые люди начинают лениться, если не видят цели. Поэтому при постановке задач таким подчиненным нужно обеспечить дополнительную мотивацию.
Владимир Якуба,
бизнес-тренер
— Одна женщина стала работать продуктивнее после того, как руководитель начал давать ей обратную связь и отмечать ее результаты. Ее мотивация заключалась в уважении и поддержке. Некоторым работникам может не нравиться, что в офисе нет канцтоваров, лампы или электрочайника. Цель руководителя — определить, что мотивирует каждого и воздействовать тем, что ему нужно. Тогда у глаза у сотрудников загорятся, и лень уйдет.
Некоторые плохо работают из принципа, а не из-за лени. Например, не слишком стараются, зная, что все равно не получат премию.
Владимир Якуба,
бизнес-тренер
— Чтобы понять, почему люди работают непродуктивно, нужно измерить их мотивацию. Есть 2 способа: анкетирование Ландсберга (применяется для всего коллектива) и разговор один на один (для конкретного человека). После измерения вы поймете, что конкретно их не устраивает. Дальше нужно корректировать систему мотивации в соответствии с потребностями.
Анкетирование Ландсберга помогает собрать мнения сотрудников о том, что у них вызывает дискомфорт. Итоги подводятся на общем собрании. Все вместе обсуждают проблемы, пути решения, а затем руководитель раздает поручения: кто что делает для исправления ситуации и за какой срок.
При разговоре один на один бизнес-тренер Антон Краснобабцев советует общаться с сотрудником в непринужденной обстановке, причем выступать в роли друга, а не сурового начальника. Задавайте вопросы, которые помогут определить его мотивацию:
1. Почему вы интересуетесь этим направлением/позвонили в эту компанию?
2. Какие задачи вам наиболее интересны?
3. Что бы вы изменили в своем отделе?
4. Как вы думаете, почему коллеги задерживаются допоздна?
5. Как вы думаете, почему люди стараются работать лучше?
Из ответов вы узнаете тип мотивации сотрудника: избегание или достижение.
Избегание
Достижение
Признаки
Боится сложных задач, гнева руководства, ничего не хочет менять
Любит сложные задачи, предлагает идеи по улучшению условий труда, готов много работать ради результата
Что делать
Не тянуть в лидеры. Его мотивация — стабильность и работа с текущей базой клиентов
Выслушать и устранить демотиваторы
Читать по теме
Как наладить взаимодействие между отделами
По результатам своих исследований компания Strategy Analytics заявила, что к 2022 году количество удаленных сотрудников достигнет 1,87 млрд. Прогнозы ускорила ситуация с пандемией, во время которой большинство компаний перешли на дистанционный режим работы уже в 2020 году.
В новых условиях именно от руководителя зависит, насколько эффективно будет работать удаленная команда. Собрали советы экспертов:
1. Организуйте онлайн-офис и минимизируйте количество цифровых сервисов
Определитесь, какие корпоративные мессенджеры и сервисы для видеоконференций вы будете использовать. Для общения в чатах подойдет Slack или MS Team, а для видеообщения идеальным вариантом будет Zoom. В нем можно создавать виртуальные комнаты — переговорные для каждой команды, кухню для кофе-брейков и совместных обедов.
Давид Ян,
основатель ABBYY
— Для каждого типа работы используйте только один сервис, от этого выиграет вся организация.
С чем необходимо определиться:
_
- корпоративный мессенджер;
- сервис для видеоконференций;
- сервис для хранения документов и управления документами;
- корпоративная соцсеть;
- таск-менеджер для управления задачами;
- CRM-система._
2. Устраивайте ежедневные онлайн-встречи с командой
Короткие регулярные встречи с командой помогут задать рабочий ритм.
Светлана Гончар,
executive коуч и магистр психологии
— Большой коллектив нужно разбить на подгруппы по 5-7 человек и выделить тимлида в каждой подгруппе. Обязательно в конце недели планируйте 15-минутные онлайн-созвоны с каждым сотрудником. Тет-а-тет можно обсудить, что удалось сделать за неделю, что мешает работать дистанционно.
Важно уделять время неформальному общению, так как это усиливает привязанность и командный дух.
Давид Ян,
основатель ABBYY
— Предложите сотрудникам приходить на стендап за 2-3 минуты до начала и использовать это время для общения. Интересуйтесь друг другом. Семьей, детьми, кошками, собаками, погодой, чем угодно.
3. Следите за мотивацией и эмоциональным состоянием сотрудников
Для эффективной работы удаленной команды важна миссия проекта и понимание его ценностей. Каждый сотрудник должен понимать, каков его вклад в развитие компании.
Наталия Алекса,
экс-руководитель отдела маркетинга проекта «Антирабство»
— Организуйте общие мотивационные собрания: все участники проекта должны понимать, откуда и куда идет компания, какие есть сложности и что позволит команде быть еще эффективнее. Поддерживайте и внедряйте инициативы сотрудников, хвалите их за успехи.
Еще один полезный инструмент для выявления проблем в команде — онлайн-опросы. Периодически устраивайте опросы среди сотрудников и узнавайте, что их устраивает и не устраивает в организации рабочего процесса, общении с коллегами и т. д. Чтобы добиться от сотрудников честности, делайте опросы анонимными.
Читать по теме
Топ-7 сервисов для контроля за удаленными сотрудниками
CRM позволяет контролировать работу сотрудников из любой точки мира в режиме реального времени. На примере S2 CRM посмотрим, какие функции позволяют отслеживать эффективность работы команды:
1. Подробная аналитика по воронке продаж и работе сотрудников. CRM сама собирает любые виды отчетов, которые руководитель может посмотреть в онлайн-режиме. Автоматический сбор данных исключает ошибки менеджеров при их составлении. Это позволяет максимально точно проанализировать работу за прошедший период и сформулировать более точные задачи.
Примеры отчетов в S2 CRM.
2. Контроль за выполнением задач в режиме онлайн. Если менеджер долго тянет с задачей, CRM это «увидит» и окрасит полоску прогресс-бара из зеленого в желтый или красный цвет. Руководитель это заметит и сможет повлиять на движение дел. Это позволяет вовремя помочь сотруднику с задачей и не сорвать дедлайн или выявить лентяя.
Так выглядит цветовой индикатор в S2 CRM,
который помогает вычислить зависшие задачи.
3. Уведомления по задачам. CRM отправляет менеджерам уведомления с напоминаниями о запланированных звонках, встречах и задачах. В результате руководителю не приходится следить за их работой ежечасно, а сами менеджеры не забывают о задачах, за счет чего работают более продуктивно.
Так выглядит список задач, в том числе просроченных, в S2 CRM.
