Топ-7 сервисов для контроля за удаленными сотрудниками

Работа из дома лишает руководителей контроля, а бизнес-процессы — прозрачности. Сотрудники не привыкли работать в режиме хоум-офиса, поэтому становятся менее эффективными. Исчезают неформальные обсуждения на кофе-брейках и разговоры в курилках. Из-за этого простые рабочие вопросы решаются дольше и сложнее. Мы собрали сервисы, которые помогут вам быстро организовать контроль удаленной работы сотрудников.

I. Для общения внутри компании
II. Для организации работы
III. Для работы с документами
IV. Какие сервисы выбрать для своей компании

Для общения внутри компании

Skype

Онлайн-мессенджер для голосовых и видеозвонков, а также переписок в чате. Программу можно скачать на свое устройство или работать в браузере. Сервис позволяет компании сэкономить деньги на телефонных звонках и проводить совещания из любой точки мира. С помощью коротких онлайн-встреч можно осуществлять контроль работы удаленных работников и поддерживать с ними связь в течение дня.

Все основные функции Skype доступны в бесплатной версии. К ним относятся онлайн-встречи до 50 человек в формате голосовых и видеозвонков, создание групповых чатов, личные переписки. Звонки между пользователями можно записывать и сохранять на свое устройство.

Есть несколько платных тарифов, которые позволяют звонить по всему миру на стационарные и мобильные телефоны. После покупки подписки пользователю присваивается персональный Skype-номер. Записать такие звонки нельзя.

Интерфейс Skype: слева — список контактов, посередине — чат с пользователем.

Платформы: Windows, Linux, macOS, iOS, Android.
Бесплатный доступ: есть, неограниченный период.
Цена: от 570 рублей в месяц.
Аналоги: Zoom, Google Meet.

Slack

Корпоративный мессенджер для общения в компании и программа для контроля удаленных сотрудников с помощью регулярных коммуникаций. В Slack можно создавать каналы с разными группами людей. Например, для каждого отдела, команды проекта или неформальных переписок с коллегами.  Кроме личного чата есть и аудио-звонки. 

На тарифе Free есть 5 Гб дискового хранилища для всей команды, которое можно использовать для хранения документов, картинок и других материалов. После превышения объема старые файлы будут автоматически удаляться из чатов и заменяться на новые. Поиск информации в истории переписок также ограничен, лимит — в пределах 10 000 сообщений.

Из чата можно звонить только одному сотруднику, нет групповых звонков и демонстрации экрана. Помимо этого в тариф Free входят 10 сторонних интеграций с любыми приложениями из раздела Apps. Там можно найти программы для учета задач — Trello, Jira, Redmine; трекеры времени — Tracking Time, HourStack; приложения для работы с файлами — Google Drive, Microsoft OneDrive и многие другие. 

Платные тарифы:

• Standart**.** В тариф входит безлимитный поиск по истории переписок, неограниченное количество интеграций с приложениями из раздела «Apps», 10 Гб на каждого члена команды и групповые звонки до 15 участников с демонстрацией экрана. Сервис можно интегрировать с CRM-системой или IP-телефонией. Тариф также включает приоритетную техподдержку, когда обслуживание для платного аккаунта быстрее, чем для бесплатного.

• Plus. Включает в себя возможности стандартного тарифа, а также корпоративный сервис с круглосуточной поддержкой и 20 Гб на каждого члена команды.

У мессенджера нет русскоязычной версии, но простой и понятный интерфейс позволяет быстро освоить программу даже тем, кто не успел подружиться с английским. 

Стартовая страница Slack: слева — Channels (список групповых каналов) и Direct messages (личные сообщения), посередине — карточки для приглашения в мессенджер новых участников команды.

Платформы: Windows, macOS, Android, Linux, iOS.
Бесплатный доступ: есть, неограниченный период.
Цена: от 490 рублей в месяц за 1 пользователя при оплате за год.
Аналоги: Telegram, Facebook Messenger, Microsoft Teams.

Для организации работы

S2

Облачная CRM-система, которая помогает управлять продажами и отвечает за контроль удаленных сотрудников. S2 напоминает сотрудникам о важных задачах и дедлайнах, формирует отчеты о работе менеджеров для руководителя, показывает проблемные места воронки продаж, хранит историю взаимодействия с клиентом. В сервисе есть модуль аналитики, который позволяет собрать отчет по любому показателю бизнеса.

Бесплатная версия системы включает доступ для 3-х сотрудников, 100 Мб памяти на каждого пользователя для хранения файлов, лимит на 100 записей в каждом модуле сервиса, настройку 1 воронки продаж.

Платные тарифы:

• Старт. В тариф входит 100 Мб памяти на пользователя, 5000 записей в каждом модуле, 2 воронки продаж, 10 отчетов о работе менеджеров, интеграция с IP-телефонией, контроль работы сотрудников на удаленке и другие опции CRM.

• Компания. Включает в себя 500 Мб памяти на пользователя, безлимитное количество записей, 3 воронки продаж, 30 отчетов о работе менеджеров и все стандартные возможности CRM из стартового пакета.

• Корпорация. Помимо расширенного функционала CRM, в пакет для корпораций входит безлимитное количество памяти и записей, 30 воронок продаж, безлимитное количество отчетов, интеграция с IP-телефонией.

• Корпорация+. Безлимит действует на весь функционал CRM-системы.

Рабочий стол руководителя в S2: слева и посередине — отчеты об успешных сделках, количестве звонков менеджеров, новых контактах, справа — личные задачи руководителя. На рабочий стол можно вынести любые показатели и настроить под себя.

Платформы: Windows, Android.
Бесплатный доступ: есть, неограниченный период.
Цена: от 240 рублей за 1 пользователя в месяц при оплате за 6 месяцев.
Аналоги: Мегаплан, amoCRM.

Trello

Система управления проектами в виде рабочего стола, который состоит из досок. Каждая доска включает в себя столбцы с карточками. Сервис контроля удаленных сотрудников позволяет быстро отслеживать прогресс по задачам. Например, наша редакция работает в Trello. У нас есть своя доска, где мы фиксируем процесс создания статей для блога.

Доска редакции S2 в Trello: каждый столбец — отдельный этап создания статьи, а каждая карточка — текущая задача по статье.

Каждая колонка обозначает отдельный этап работы над статьей. Например, у нас есть колонки  «План», «Черновик», «Доработки». Для каждой новой статьи создается своя карточка. Она перемещается по колонкам по мере выполнения задачи. Например, когда план статьи согласован с редактором, карточка перемещается в колонку  «Черновик». В карточке можно отмечать других пользователей, фиксировать дедлайны, добавлять в нее ссылки на документы и контролировать выполнение всех задач сотрудников.

В бесплатной версии можно создавать до 10 досок на команду с неограниченным числом участников, максимальный размер вложения для одной карточки — 10 Мб. В пределах этого объема в карточку можно загружать файлы разных форматов:картинки, текстовые документы, PDF-файлы. 

Платные тарифы:

• Business Class. Включает в себя неограниченное количество досок, более 100 интеграций с приложениями, размер вложения для карточки — 250 Мб, а также техническую поддержку с приоритетным рассмотрением обращений.

• Enterprise**.** Предназначен для больших компаний, отличается от предыдущего тарифа расширенными функциями администрирования и обеспечения безопасности. Администратор может ограничивать доступ к доскам и карточкам для членов команды, изменять видимость публичных досок компании, отключить аккаунт сотрудника при его уходе из организации, сохранив историю работы. 

Платформы: Windows, macOS, iOS, Android.
Бесплатный доступ: есть, неограниченный период.
Цена: от 730 рублей за 1 пользователя в месяц при оплате за год.
Аналоги: MeisterTask, Planner.

Google-календарь

Позволяет устанавливать время встречи и отправлять приглашения участникам по электронной почте. Календарь заранее напоминает о предстоящих событиях.Одно из преимуществ сервиса для работы в команде — возможность делиться своим календарем с другими. Коллеги могут видеть расписание друг друга и назначать встречи в удобное время.

Интерфейс Google Календаря. Событие можно создать в один клик, нажав на пустую ячейку.

Платформы: Windows, macOS, iOS, Android.
Бесплатный доступ: есть, неограниченный период.
Цена: от 390 рублей за 1 пользователя в месяц.
Аналоги: Etar, aCalendar.

Для работы с документами

Google Drive

Сервис для хранения файлов любых форматов. Можно открывать доступ по ссылке для своих коллег, вносить правки и оставлять комментарии, а также вместе работать над документами. Есть несколько параметров доступа к файлам: просмотр, комментирование и редактирование.

Все основные функции Google Диска доступны в бесплатной версии. Объем памяти на пользователя — 15 Гб. В платной версии предоставляется неограниченное пространство для хранения файлов и сейф для электронных документов — облачное хранилище данных. В сейфе можно хранить важные документы, не опасаясь за их конфиденциальность, изменять срок их хранения и настройки доступа. 

Сервис позволяет искать информацию даже в заблокированном аккаунте. Например, если сотрудник ушел из компании, все документы из его рабочего аккаунта будут доступны коллегам.

Интерфейс Google Drive: слева — навигация по содержимому и кнопка «Создать» новый файл.

Платформы: Windows, macOS, Android, iOS.
Бесплатный доступ: есть, неограниченный период.
Цена: от 390 рублей за 1 пользователя в месяц.
Аналоги: Яндекс.Диск, OneDrive.

Dropbox

Облачное хранилище для файлов. Автоматическое резервное копирование защищает документы от исчезновения, если устройство сломается или потеряется. Все материалы из Dropbox синхронизируются с компьютером, планшетом или смартфоном, где установлено приложение. Можно загрузить документы в облако с компьютера, а потом продолжить работу с ними со смартфона. 

Есть режим совместной работы с файлами. Если кто-то из команды внес изменения в документ, коллеги увидят это в приложении Dropbox со своих устройств. Можно бесплатно выбрать функционал любого тарифа на тестовый период. 

Платные тарифы:

• Standart. В тариф входят 5 Тб памяти и возможность пересылать файлы объёмом до 2 Гб.

• Advanced. Включает в себя функционал стандартного тарифа, а также неограниченное количество памяти, возможность пересылать файлы объёмом до 100 Гб и ограничения веб-сеансов. Эта функция обеспечивает контроль рабочего времени удаленных сотрудников и защищает данные компании от кражи. С помощью нее администратор может проследить, как долго сотрудники остаются в системе. 

• Enterprise. В пакете для больших корпораций к тарифу «Advanced» добавляется круглосуточная техническая поддержка по телефону.

Домашняя страница Dropbox с подробной инструкцией по работе с сервисом.

Платформы: Windows, Linux, macOS, iOS, Android.
Бесплатный доступ: 30 дней.
Цена: от 1000 рублей в месяц за 1 пользователя.
Аналоги: Google Drive, Яндекс.Диск.

Какие сервисы выбрать для своей компании

1. Для комплексного управления бизнесом, сбора аналитики и контроля работы удаленных сотрудников отвечает S2 CRM. 

2. Выстроить рабочие процессы в отделе маркетинга или контента поможет Trello. 

3. Чтобы общаться с коллегами в удобное время и не назначать планерки в ущерб работе, выбирайте Google-календарь.

4. Skype и Slack позволят всегда оставаться на связи с коллегами и оперативно решать рабочие вопросы, контролировать удаленную работу сотрудников за компьютером.

5. Для защиты важных документов от потери или злоумышленников используйте сервисы по работе с файлами.

Автор: Дарья Милакова