Результат работы сотрудника напрямую зависит от того, как ему ставят задачи. Если поручение не выполнено, то зачастую в этом виноват руководитель: он либо не правильно объяснил, что ему нужно, либо не проконтролировал исполнение. Мы выяснили у экспертов, что такое правильная постановка задач сотрудникам и какие сервисы лучше использовать для контроля.
Содержание:
I. Ситуационное руководство по постановке задач
II. Как ставить задачи подчиненным, если у них нет мотивации
III. Как контролировать выполнение задач: лучшие сервисы
1. Канбан-доски
2. CRM-системы
Ситуационное руководство по постановке задач
В середине XX века ученые Кеннет Бланшар и Пол Херси разработали методику правильной постановки задач подчиненным и назвали ее «Ситуационное руководство».
Они выяснили, что руководителям свойственны два вида поведения: директивное, когда даются четкие указания и сроки, и поддерживающее, когда подчиненного хвалят и заботятся о нем. На практике эти виды смешиваются в разных пропорциях и формируют 4 стиля управления:
- Инструктивный. Почти полностью основан на директивном поведении. Руководитель говорит, что делать, как, с помощью каких инструментов и в какой срок. Подходит для управления новичками, так как им точная информация куда важнее слов поддержки.
- Наставнический. Директивное поведение уступает поддерживающему. Для управления теми, кто имеет начальные навыки и хочет расти в профессии. Руководитель проводит совещания с четкими инструкциями, но при этом подбадривает исполнителей, чтобы у них не опускались руки при первых сложностях.
- Поддерживающий. Для управление теми, кому работа известна. При назначении задач руководитель советуется с подчиненными и помогает им принимать решения.
- Делегирующий. Здесь руководитель отчасти раздает директивы, отчасти поддерживает. Он обозначает только цель и сроки и дает исполнителю полную свободу действий. Поэтому стиль подходит при работе с компетентными работниками, которые итак знают, что делать.
Читать по теме
Чтобы делегировать задачи без потерь эффективности, надо принимать во внимание 5 главных аспектов.
Как ставить задачи подчиненным, если у них нет мотивации
Некоторые люди начинают лениться, если не видят мотивации. Поэтому при постановке задач таким подчиненным нужно обеспечить им дополнительную мотивацию.
Владимир Якуба, бизнес-тренер:
— Одна женщина стала работать продуктивнее после того, как руководитель начал давать ей обратную связь и отмечать ее результаты. Ее мотивация заключалась в уважении и поддержке. Некоторым работникам может не нравиться, что в офисе нет канцтоваров, лампы или электрочайника. Цель каждого руководителя — определить, что мотивирует каждого и воздействовать на персонал тем, что им нужно. Тогда у сотрудников глаза загорятся, и лень уйдет.
Читать по теме
Если не знаете, как выяснить мотивацию сотрудников, возьмите на заметку готовые сценарии, которые мы описали в нашем блоге.
Некоторые плохо работают из-за принципа, а не из-за лени. Например, не слишком стараются, зная, что все равно премию за это не получат.
Владимир Якуба, бизнес-тренер:
— Чтобы понять, почему люди работают непродуктивно, нужно измерить их мотивацию. Есть 2 способа: анкетирование Ландсберга (применяется для всего коллектива) и разговор один-на-один (для конкретного человека). После измерения вы поймете, что конкретно их не устраивает. Дальше нужно корректировать систему мотивации в соответствии с потребностями сотрудников.
Анкетирование Ландсберга помогает собрать мнения сотрудников о том, что у них вызывает дискомфорт. Итоги подводятся на общем собрании. Все вместе обсуждают проблемы, пути решения, а затем руководитель раздает поручения: кто что делает для исправления ситуации и за какой срок.
Пример:
На сайте «Центр управление финансами» описывается, как в одну компанию пришел новый лидер и увидел, что коллектив устал от рутины. Он решил изменить постановку и контроль задач сотрудников. Сначала с помощью анкет Ландсберга собрал мнения, получил сводную таблицу, провел собрание и раздал сотрудникам интересные для них задания. В результате через неделю (!) все стали работать охотнее. Но этого мало — автор советует проводить анкетирование как минимум раз в две недели, чтобы вовремя узнавать о негативных изменениях. Со временем собрания можно проводить реже, потому что в коллективе формируются принципы и правила, которые комфортны всем.
При разговоре один-на-один бизнес-тренер Антон Краснобабцев советует общаться с сотрудником в непринужденной обстановке, причем выступать в роли друга, а не сурового начальника. Задавайте вопросы, которые помогут определить его мотивацию:
- Почему вы интересуетесь этим направлением/позвонили в эту компанию и т.д.?
- Какие задачи вам наиболее интересны?
- Что бы вы изменили в своем отделе?
- Как вы думаете, почему коллеги задерживаются допоздна?
- Как вы думаете, почему люди стараются работать лучше?
Из ответов вы узнаете тип мотивации сотрудника: избегание или достижение.
| Избегание | Достижение | |
| Признаки | Боится сложных задач, гнева руководства, ничего не хочет менять | Любит сложные задачи, предлагает идеи по улучшению условий труда, готов много работать ради результата |
| Что делать | Не тянуть в лидеры. Его мотивация — стабильность и работа с текущей базой клиентов | Выслушать и устранить демотиваторы |
Читать по теме
Когда директор стал считать исходящие звонки менеджеров, они начали звонить в 2 раза больше. Другие способы мотивации и их результаты — в кейсе компании Grizzly.
Как контролировать выполнение задач: лучшие сервисы
Digital-агентство «Далее» опубликовало в своем блоге обзор самых популярных сервисов для управления проектами и задачами. В него вошли канбан-доски и CRM-системы.
Канбан-доски
Это online-программы с четким алгоритмом постановки задач подчиненным: где задачи создаются в отдельных карточках, которые перемещаются по этапам по мере выполнения работы. Можно выставлять сроки, назначать ответственных, прикреплять вложения и добавлять комментарии. Они доступны с любого устройства, поэтому руководитель может поставить новые задачи и проверить работу над остальными даже будучи за 2000 км от офиса.
В Интернете доступны как минимум 10 платных и бесплатных сервисов. По рейтингу сервиса Startpaсk, в России самым популярным считается Trello.
Анастасия Котельникова, гендиректор косметологического центра SkinLazerMed:
— Я часто нахожусь в разъездах, при этом должна контролировать администраторов и докторов в двух клиниках. Раньше мы общались по e-mail. Но это не самая оперативная связь: я поздно узнавала о текущих делах, и часто срывались дедлайны. Назрела необходимость ввести автоматизированную систему постановки и контроля задач сотрудников. Так мы внедрили Трелло. Теперь я вижу, в какой момент работа стопорится, и оперативно вношу корректировки. Итог: задачи стали выполняться в 2-3 раза быстрее без потери качества.
Читать по теме
Полного взаимопонимания с коллективом и его продуктивной работы добиваются только 25% начальников. Как? Читайте в нашем блоге.
CRM-системы
В 2018 году был проведен опрос среди компаний, которые внедрили CRM-систему. 67% из них сказали, что сделали это для повышения продуктивности работы сотрудников. На примере системы от компании SalesapCRM посмотрим, какие функции помогают этого добиться.
- CRM отправляет менеджерам уведомления с напоминаниями о запланированных звонках, встречах и задачах. В результате руководителю не приходится следить за их работой ежечасно, а сами менеджеры не забывают о задачах, за счет чего работают более продуктивно. Все «просрочки» автоматически переносятся в соответствующий список и окрашиваются красным цветом, что позволяет руководителю моментально реагировать и принимать меры, не затягивая срок еще больше.
- Если менеджер долго тянет с задачей, CRM это «увидит» и окрасит полоску прогресс-бара из зеленого в желтый или красный цвет. Руководитель это заметит и сможет повлиять на движение дел. Это позволяет вовремя помочь сотруднику с задачей и не сорвать дедлайн, или выявить лентяя.
- CRM сама собирает любые виды отчетов, которые руководитель может посмотреть в онлайн-режиме. Автоматический сбор данных исключает ошибки менеджеров при их составлении. Это позволяет максимально точно проанализировать работу за прошедший период и сформулировать более точные задачи.
Сотрудники бывают разные, руководители — тоже, поэтому и работу выстраивать приходится по-разному. Выбирайте подходящие методы управления, внедряйте программы-помощники и держите все дела в компании под контролем.
Автор: Наталья Хальзова
- захват заявок с сайта, почты и соцсетей;
- быстрая техподдержка online;
- бесплатный тариф;
- гибкие настройки под каждый бизнес;
- автоматизация без блок-схем;
- наглядные отчеты и аналитика;
- изменение настроек без программиста;
- IP-телефония, sms-рассылки и другие интеграции.
Добавить комментарий