Как наладить взаимодействие между отделами компании

По исследованию консалтинговой компании Watson Wyatt, отлаженные коммуникации внутри компании повышают ее рыночную стоимость на 30%. Если ваши работники не знают, с кем из соседних отделов посоветоваться, и перебрасывают работу друг на друга, то это сразу сказывается на продуктивности всего коллектива. Давайте разберемся, как организовать взаимодействие между сотрудниками, чтобы они работали эффективно.

Содержание:
1. CRM-система
2. Совместные проекты
3. Планерки
4. Политика «открытых дверей»
5. Развлекательные мероприятия

CRM-система

Компания по вывозу опасных отходов «Эковолга» с помощью CRM-системы избавилась от двух проблем внутренних коммуникаций:

Менеджеры забывали оповестить отдел сбыта о том, что документы готовы и пора отправлять машину на вывоз;
В сделке были задействованы 5 отделов, и обсуждение текущих вопросов происходило разрозненно, из-за чего невозможно было восстановить, кто что говорил и какие документы готовил.

Первую проблему решили с помощью настройки автоматического сценария. Когда все нужные документы прикреплены в карточку сделки, система сама переводит сделку на этап «Вывоз». В это время ответственному за этап приходит уведомление, что все готово, и он сразу назначает машину.

Как наладить взаимодействие между отделами: 5 эффективных способов — *Таким образом в облачной программе* S2, которой пользуется «Эковолга», происходит автоматическая смена этапов сделки — это происходит, как только менеджер собирает все документы и отмечает их в чек-листе. Аналогично можно настроить смену других этапов при определенных условиях.

Вторую проблему решили за счет того, что сотрудники из 5-ти отделов начали вести все обсуждения по сделке внутри её карточки. В беседу можно пригласить сколько угодно сотрудников и обсуждать все вопросы, которые возникают по клиенту. Вся переписка фиксируется в хронологическом порядке, в любой момент можно проверить, кто и что говорил, как планировали решать вопросы, за подготовку каких документов отвечает каждый сотрудник.

Такая схема взаимодействия между отделами помогла руководству «Эковолги» навести порядок в коммуникациях и ускорить работу сотрудников. А за счет того, что все данные по клиенту менеджеры фиксируют в его карточке, они не забывают передавать друг другу важную информацию. Например, при повторной сделке нужно знать стоимость услуг предыдущего подрядчика, чтобы не переплатить. В CRM хранятся все счета и контакты. Менеджер находит самый маленький счет и закрывает выгодную сделку. Благодаря этому компании удалось снизить себестоимость оказания услуг на 15%!

порядок взаимодействия между отделами пример — *Результаты внедрения системы S2 в компанию «Эковолга»*

Евгений Цыгулев, гендиректор компании S2:
— Кейс «Эковолги» — одно из самых успешных наших внедрений. Кроме настройки стандартных функций мы делали индивидуальные доработки под бизнес-процессы клиента: удобный калькулятор для расчета маржинальности сделок и автоматическую выгрузку документов в Word. Использование этих доработок ускорило работу сотрудников и главное — повысило среднюю маржу до 55%.

Если вы сталкиваетесь с такими же проблемами, то попробуйте тоже внедрить простую CRM-систему и начинайте работать слаженно. Чтобы зарегистрироваться в S2, нажимайте на баннер.

Назад к содержанию

Совместные проекты

Часто, когда нарушено взаимодействие между сотрудниками организации, они рассуждают так: «В мои обязанности не входит помощь другим, пусть сами делают свою работу. Такое ощущение, что я тут один компетентный работник, а остальные непонятно чем занимаются!»

Чтобы исправить ситуацию, эксперты советуют объединить проблемных сотрудников в работу над общими проектами.

Наталья Колосова, директор департамента по работе с персоналом Xerox Евразия для бизнес-портала Rusbase:
— Во-первых, общая работа сплачивает людей. А во-вторых, представители разных профессий могут внести в проект свои уникальные идеи, что повышает его ценность. Когда мы внедрили программу «Бонус за идею», сотрудники разных отделов активизировались и стали предлагать действительно интересные идеи по улучшению бизнес-процессов. Так, за два года по их инициативе и с их участием мы внедрили 15 крупных нововведений.

Чтобы при запуске проектов не встретить отпор «консерваторов», Наталья советует прежде с ними побеседовать. Расскажите детали о деятельности компании и докажите, что закрытость сотрудников вредит общему делу. А если они поделятся своим опытом, то бизнес сможет продвинуться вперед и приносить больше денег. А может, в компании удастся улучшить режим работы — смотря о каком проекте идет речь. Смотивируйте их премией за участие в проектах.

Читать по теме
Мало кто откажется от материальной поддержки. Но практика показывает, что не только деньги влияют на эффективность сотрудников. Существует больше 30-ти способов нематериальной мотивации, которые могут спасти бизнес от упадка.

Назад к содержанию

Планерки

Как пишет портал Insales, планерки являются площадкой для высказываний, что сближает людей в коллективе. Только за общим столом можно услышать разные мнения и прийти к общему решению.

Организация взаимодействия между работниками помогла бизнес-консультанту Александру Некрасову добиться повышения продаж на 320%. Будучи директором торгового холдинга «Global Spirits», он проводил планерки каждый день. И теперь рассказывает своим клиентам, как правильно это делать.

Технология вовлечения сотрудников от Александра Некрасова

Основные принципы: собираться утром и вечером; по утрам — мотивационные беседы, вечером — постановка задач на следующий день и проверка «вчерашней» работы; утренние собрания начинать в одно время с началом рабочего дня; длительность 30 минут (25 — ознакомление с материалом, 5 — на обсуждение); с понедельника по четверг планерки проходят внутри отделов, в пятницу — общее собрание компании.

На вовлечение и сплочение направлены именно утренние планерки, поэтому их проводят по определенной схеме.

Понедельник. Руководитель подбирает обучающий видеоролик на YouTube про технику продаж, ведение переговоров, холодные звонки и т.д. После просмотра — обсуждение, как советы из видео можно применить на практике.

Вторник. Ролевые игры с проработкой проблемных моментов в ежедневной работе. Например, возражения клиентов, презентация продукта и т.д.

Среда. Кто-то из сотрудников отдела готовит доклад по статье из отраслевого делового журнала, например, «Harvard Business Rеview». Остальные просто читают статью заранее. Это нужно, чтобы владеть информацией и при переговорах стать «своим» у контрагентов-руководителей.

Четверг. Тоже доклад, но по книге из корпоративной библиотеки. Докладчик читает ее заранее, выписывает важные тезисы и рассказывает, как их можно применить в работе.

Пятница. Собирается весь коллектив компании. Обсуждаются скопившиеся за неделю вопросы, даются новые задания, выбираются очередные докладчики. Сотрудники говорят, сколько времени и какие ресурсы им нужны на реализацию задач.

Александр Некрасов, бизнес-консультант:
— Данная технология хороша тем, что менеджеры обмениваются идеями и находят решение. Это эффективнее, чем переписываться в общем чате. Все потому что люди отрабатывают любые ситуации через практические упражнения, получая каждую неделю новую информацию через видео, книги и журналы.

Читать по теме
«Пинать» сотрудников плохо еще и потому, что они не могут сосредоточиться на одном деле, попусту тратя свое мыслетопливо. Но вы можете сделать из них джедаев, которые будут успевать все. Как? Читайте в блоге.

Назад к содержанию

Политика «открытых дверей»

Идея в том, что двери в кабинеты должны быть открыты в буквальном и переносном смысле. Это обеспечит беспрепятственное взаимодействие между отделами организации, а также между рядовыми сотрудниками и руководителями.

Александр Некрасов, бизнес-консультант:
— В основном политика «открытых дверей» распространяется на отношения «начальники-подчиненные» и стирает границы между их доступом друг к другу. Допустим, человек видит какую-то системную ошибку или сбой в процессе, хочет привнести новую бизнес-идею. Сначала он должен озвучить эту информацию своему непосредственному руководителю. Но если тот не даёт ответа, то сотрудник обращается дальше по цепочке: к начальникам других отделов, исполнительному директору и при необходимости выше. Таким образом вопросы решаются очень быстро.

Случай из практики Александра в компании «Global Spirits»

Порядок взаимодействия между отделами был открытым, но сначала вопросы решались через линейных руководителей. Торговый представитель, который распространял элитный алкоголь по ресторанам, договорился об участии компании в масштабной вечеринке в одном городском баре. Это должно было принести узнаваемость бренда, лояльных клиентов и нового партнера в виде этого бара. Ему оставалось согласовать вопрос участия с высшими руководителями и попросить денег на RR-кампанию. Прямой руководитель не отвечал неделю. Тогда сотрудник сам обратился к топ-менеджерам и добился согласования. После вечеринки у компании появились тысячи новых клиентов, у сотрудника — премия, а у его руководителя — выговор за бездействие.

Многие переносят эту практику на взаимоотношение между отделами и даже делают в офисе единое пространство. По словам психолога Артема Листовского, отсутствие глухих стен повышает результативность сотрудников. Каждый видит, как работают коллеги и стремится не отставать.

Ресторанный холдинг «Ростик групп» смонтировал в у себя в офисе низкие прозрачные перегородки между отделами, которые конкурируют между собой за количество открытых ресторанов. В общем холле повесили табло, где подразделения пишут число «своих» заведений и постоянно их обновляют. Так как пространство открытое, все видят, когда соседи пишут новую цифру, вырываясь вперед. Такая политика не порождает конфликтов, а стимулирует остальных работать больше и даже подходить к коллегам и делиться опытом. Сотрудники понимают, что трудятся в одной большой компании и делают общее дело.

Назад к содержанию

Развлекательные мероприятия

Новички не знают, какие отделы чем занимаются; юристы конфликтуют с отделом сбыта и стараются не пересекаться; отдел продаж не помогает маркетологам. Подобные примеры есть почти у всех. И чтобы исправить ситуацию, руководители проводят мероприятия для улучшения взаимоотношений между отделами.

Это не только корпоративы, но и спортивные состязания, встречи в неформальной обстановке, участие в социальных акциях, волонтерство. Вот несколько примеров, каких результатов удается добиться подобным путем.

Сотрудники московской сети частных детских садов и начальной школы периодически выезжают за город, чтобы отдохнуть на природе. Отдых совмещают с корпоративными мероприятиями. По словам управляющей Розы Саргсян, эти вылазки помогают сплотить коллектив и сдружиться. И более того, самые неожиданные идеи по планированию работы сотрудники предлагают именно после таких поездок.

Компания-разработчик компьютерных игр Nival Interactive открыла прямо в офисе кинотеатр. В нем сотрудники могут собираться по вечерам. А после 20:00 им даже полагается бесплатное пиво. Работники говорят, что в непринужденной обстановке получается более продуктивно обсуждать рабочие вопросы. Компания закупила арт-хаусные картины, аниме, классику XX века и пр. По словам президента компании Сергея Орловского, именно такой кинематограф — хороший источник идей для разработчиков игр.

В московской компании ГК «Пенопол» была постоянная текучка среди менеджеров по продажам и грузчиков. Хорошая зарплата и конкурсы на лучшего работника не помогали — люди все равно увольнялись. Спасли только тренинги по командообразованию раз в два месяца. Сотрудники отделов объединялись в команды и проходили логические квесты. В ходе них они лучше узнавали друг друга, учились работать в команде и осознавали, как важна роль каждого человека в общем деле. Спустя год после внедрения тренингов уволилось только 2 человека, а оставшиеся с нетерпением ждут очередных сборов и работают сплоченной командой. Но главное: отделы стали общаться друг с другом! В частности, грузчики готовят образцы продукции для клиентов, чем сильно помогают продажникам.

Как видно, взаимодействие между отделами организации — сложный процесс, который сам по себе не всегда протекает гладко. Зачастую руководителям требуются дополнительные инструменты для построения удобной коммуникации внутри компании. Если у вас таких еще нет, то попробуйте внедрить CRM-систему. Например, облачную программу S2. Для этого просто зарегистрируйтесь.

Назад к содержанию

Автор: Наталья ХАЛЬЗОВА