Как написать задачи на день: 3 простых и эффективных способа
Эксперт по саморазвитию Брайан Трейси утверждает, что 10 минут на планирование дня экономит около 2 часов в сутки. В этой статье мы расскажем, как составлять план задач на день, чтобы успеть выполнить всю работу и оставить время для отдыха.
Содержание
I. Планируем день правильно
II. Три способа составить список задач
1. Интеллект-карты
2. Результативно-ориентированное планирование
3. Жестко-гибкое планирование
III. Сервисы для составления списков задач
IV. Планирование задач в CRM-системе
Вроде весь день вы были заняты, а в итоге уходите из офиса и думаете, что ничего не успели. Знакомая ситуация? Давайте посмотрим, что можно с этим сделать.
1. Выделяйте приоритетные дела — задачи, позволяющие достигать глобальных целей. Подумайте, насколько важная и срочная каждая задача и нельзя ли ее кому-то делегировать. Если можно — так и сделайте, а сами займитесь более приоритетным делом.
2. Анализируйте день. Выясняйте, что помешало выполнить все пункты вашего листа задач на день. По итогам решайте, что можно улучшить: планировать меньше дел, больше делегировать другим, продуктивнее работать или меньше внимания уделять неважным и несрочным вопросам.
3. Выберите инструмент для составления плана задач на день. Это можно делать как на бумаге, так и с помощью специальных сервисов и приложений — главное, чтобы было удобно.
Если просто хаотично записать все дела в список, это, скорее, запутает, чем поможет успевать больше. Поэтому мы предлагаем подойти к вопросу системно.
Интеллект-карты придумал английский психолог Тони Бьюзен. Эта методика подробно описана в его книге «Супермышление». Внешне карта представляет собой ветвящуюся схему.
Пример интеллект-карты с планом задач на день.
Как написать задачи на день в интеллект-карте:
- Поместите в центре листа дату.
- От нее прочертите ветви с отдельными категориями дел. Это могут быть рабочие, личные, общественные и семейные дела. Либо используйте разделение по критериям срочности и важности, как в матрице Эйзенхауэра.
- Укажите в каждой категории конкретные дела, при необходимости с подпунктами. Но слишком увлекаться детализацией не стоит, а то запутаетесь.
Задачи можно пояснить примечаниями, указать сроки их реализации, придумать забавные иллюстрации. Если вы не любите чертить от руки, на помощь придут десятки специальных сервисов, например, Mind42, Coggle, MindMeister или iMindMap.
На таких картах удобно отмечать выполненные дела и добавлять новые. Они дают наглядное представление об объеме задач на день и позволяют видеть картину в целом.
Впрочем, у этого метода есть минусы: интеллект-карты плохо сочетаются с жестким планированием и временной последовательностью событий. К тому же на них нельзя указать приоритетность задач, а значит, вы всегда рискуете потратить время на не самые полезные дела. Если вам важно расставлять приоритеты, попробуйте следующую методику.
В основе этой методики — классический to do list, только немного дополненный и измененный. Главная особенность результативно-ориентированного планирования — формулировка задачи в списке должна отвечать на вопрос: «Что сделать?» и отражать желаемый результат.
Например, новому клиенту нужно выслать коммерческое предложение. Эту задачу следует записать как «подготовить и отослать КП Ивану Ивановичу», а не просто «коммерческое предложение», «подготовить документы» или другими размытыми формулировками.
Пример таблицы с задачами.
№
Что сделать
Отметка о выполнении
1
Посмотреть отчеты по работе менеджеров
Не начато
2
Согласовать план продаж
Выполнено
3
Проверить договор с «Люксофт»
В работе
4
Прослушать записи звонков
В работе
5
Провести планерку с менеджерами
Не начато
Задачи записываются в произвольном порядке — без учета их срочности и важности. Но разные категории задач выделяются цветами:
- особо важные и срочные — красным;
- менее приоритетные — зеленым;
- те, что можно/нужно делегировать, — желтым;
- такие, которые в принципе сделать надо, но не обязательно сегодня, — синим.
Это позволит сразу увидеть, что является самым срочным и важным, а значит, именно с этого и стоит начать. Как только дело сделано, напротив него в табличке ставится галочка. Или можно просто вычеркнуть задачу из списка.
Единственный минус этой методики — дела не ранжируются по дедлайнам, и есть риск сорвать сроки. Тогда вам лучше будет воспользоваться третьей методикой.
Как правило, часть задач в распорядке дня привязана ко времени (это жесткие задачи), а другая — нет. Удобно совместить эти два типа дел помогает жестко-гибкая методика планирования.
Как работать с таблицей:
1. В колонке слева запишите «жесткие» задачи с указанием времени.
2. Справа — фиксируйте дела, не имеющие привязки к точному сроку.
3. Для важных и объемных дел второй колонки укажите, сколько времени потребуется на их выполнение.
Пример таблицы для жестко-гибкого планирования.
Время
Жесткие задачи
Гибкие задачи
8:00
Прослушать запись звонков отдела продаж в CRM (1 час)
9:00
Провести планерку для менеджеров
Согласовать план отпусков
10:00
Запросить в бухгалтерии данные по поступившим оплатам
11:00
Отправить презентацию по итогам года Васильеву
12:00
Посмотреть договор с ООО «Интерпретация»
14:00
Провести собеседование с кандидатом на должность менеджера
Согласовать макет визиток и бейджей
15:00
Совещание с отделом маркетинга
Доделать бюджет продаж на следующий месяц (2 часа)
17:00
Посмотреть в CRM статистику по сделкам менеджеров за неделю
Желательно, чтобы «жесткие» и «важные гибкие» задачи занимали не более 50-60% дня. Оставшиеся часы — это запас на менее важные дела и непредвиденные обстоятельства. Как и в предыдущей методике, особо приоритетные пункты плана можно выделять цветом для наглядности, а выполненные — вычеркивать.
Читать по теме
Как автоматизировать бизнес-процессы: топ-7 сервисов
Если списки в блокнотах или ручные таблицы не для вас, используйте онлайн-сервисы для планирования:
1. Google календарь. В нем удобно планировать дела на месяцы вперед. Можно настроить push-уведомления, чтобы не забыть о важных задачах. Кроме того, вы можете делиться календарем со своей командой, а также создавать совместные календари для командного планирования.
2. Toggle. Планировщик и тайм-трекер. Позволяет не только составлять списки задач на день, но и контролировать, сколько времени вы тратите каждую. В приложении можно посмотреть статистику по выполненным задачам и затраченному на них времени. Можно пригласить коллег и делиться отчетами о работе в формате PDF.
3. Trello. В системе удобно планировать как свои личные задачи, так и управлять проектом. Сервис организован в виде досок со столбцами и карточками. Каждая карточка — задача, которая двигается по столбцам — этапам выполнения. Можно создавать несколько досок для разного типа задач или разных команд.
Читать по теме
Топ-5 сервисов для планирования задач
Если вам нужно не только cпланировать личное время, но и взять под контроль задачи по сделкам и клиентам своей команды, используйте CRM-систему.
В S2 CRM вы можете поставить любую задачу себе или подчиненному в два клика. Позвонить клиенту, отправить ему коммерческое предложение, подготовить договор — задача автоматически появится в расписании. Когда наступит дедлайн по задаче, сотрудник получит уведомление внутри программы, по электронной почте, телефону или в Telegram. Если дедлайн будет просрочен, система сообщит об этом руководителю.
В S2 CRM можно посмотреть задачи конкретного сотрудника.
В CRM можно планировать реализацию и больших проектов, которые состоят из десятков последовательных задач. Программа каждый день будет напоминать о текущих задачах и сигналить, если вы о чем-то забыли.
