7 способов повышения личной эффективности

По исследованию компании BaseX, офисные работники занимаются личными делами в среднем 2,1 часа в день, то есть на час дольше положенного перерыва на обед. Работодателям в США такое безделье обходится в $588 млрд в год. Мы узнали, как повысить личную эффективность менеджеров, и вместе с экспертами составили топ-7 правил, которые нельзя игнорировать.

Планируйте

Планирование — это первый метод повышения личной эффективности. Американский бизнес-тренер Брайан Трейси в книге «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь» пишет: «Каждая минута, потраченная на планирование, экономит 10 минут труда». Если план не записан, то нам приходится вспоминать, что мы хотели сделать, причем часть задач мы можем забыть. Кроме того, написанный план ограничивает задачи по времени. В противном случае мы затягиваем каждое дело и не успеваем выполнить все, что нужно.

Ирина Неясова бизнес-тренер

Планируйте свой день с момента пробуждения до момента засыпания, включая рабочее время. В первую очередь, чтобы проживать яркую жизнь на работе, а не превращать ее в пытку, которую нужно перетерпеть «от звонка до звонка», если у вас низкая мотивация. А трудоголикам план нужен, чтобы не засиживаться за делами до поздней ночи.

Хорошо, если руководитель будет помогать с планированием и ставить цели по повышению личной эффективности сотрудникам.

Маркетолог Сергей Гудков в своем блоге пишет, что отсутствие плана работы, заданного «сверху», расслабляет подчиненных, и сложные дела они начинают перебрасывать друг на друга, растягивать сроки или откровенно бездельничать.

Читать по теме:
Как написать задачи на день: 3 простых и эффективных способа

Расставляйте приоритеты

Мы живем в эпоху многозадачности, когда одновременно приходится говорить по телефону, печатать письмо и вносить правки в текст. Но человеческий мозг — это аккумулятор для организма. Чтобы не остаться без энергии, важно расставлять задачам приоритеты и выполнять их по очереди.

Известный бизнес-консультант Стивен Кови в книге «Главное внимание — главным мелочам» советует использовать матрицу Эйзенхауэра. Впрочем, она и так довольно известна. Суть практики состоит в том, что вы распределяете все рабочие задачи на 4 группы:

важные и срочные дела: их надо выполнить сегодня;
важные, но несрочные дела: их можно перенести на завтра;
неважные, но срочные: выполнить сегодня, но можно делегировать;
неважные и несрочные дела: их и хочется сделать в первую очередь, но ради повышения личной эффективности лучше отложить или вычеркнуть из списка.

Матрица выглядит как 4 квадрата, в которые надо вписать дела, разбив их на категории. Такое визуальное расположение воспринимается удобнее, чем перечень задач в виде списка.

Используйте принцип Парето

Этот способ повышения личной эффективности лежит в основе матрицы Эйзенхауэра. По-другому он называется «Правило 80/20»: 80% результата достигаются благодаря 20% усилий. Например, 20% клиентов приносят 80% прибыли.

Принцип Парето помогает вычленить задачи для левого верхнего квадрата матрицы. Вписывайте в него дела, которые принесут максимальный результат: по прибыли, по подписанию договоров и т.д.

Как расставить приоритеты?

Выпишите в список все задачи на день. Теперь дополните его не менее важными делами, до которых давно не доходят руки. Когда список будет готов, оцените каждую задачу по 10-балльной шкале в зависимости от ее приоритета. Дела с оценками от 5 до 10 являются наиболее важными и будут приносить 80% эффективности. Записывайте их в левый верхний квадрат и ставьте сроки.

Изучите тайм-менеджмент

Недостаточно просто расставить приоритеты. Нужно научиться концентрироваться на одной задаче и не отвлекаться.

Ирина Неясова бизнес-тренер

На время выполнения задачи устраняйте все отвлекающие факторы: закрывайте окна и двери, блокируйте мессенджеры. Чтобы не отвлекаться на смартфон, я советую скачать приложение, которое просто-напросто не позволит отвлечься от задачи в течение времени, которое вы сами установите.

Мы не рекламируем софт, а только рассказываем о его эффективности.

Приложение, которое упомянула Ирина, называется Forest. Вы устанавливаете таймер и работаете, а программа «выращивает дерево». Если выйти из приложения и открыть что-то другое — например, почту, SMS, соцсети, то приложение начинает «ругаться», и растение погибает.

Читать по теме:
Обзор программ и сервисов для напоминаний

Вторая проблема: многие рассчитывают проверить почту за 10 минут, но закрывают ее через час. Пока изучали не самые важные письма, забыли позвонить клиенту.

Ирина Неясова бизнес-тренер

В плане на день установите для себя 2 блока работы с почтой: 20 минут до обеда, причем после важных задач, и 20 минут в конце рабочего дня. Помните, что вы проверяете ее не для того, чтобы задержаться до ночи, потому что обнаружили суперважное письмо, а чтобы запланировать на завтрашний день дела, которые, возможно, появятся после прочтения почты.

Установите дедлайны

Не имея четкого дедлайна для задач, работники перекладывают важные дела на завтра, а к концу месяца ничего не сдают начальнику. Виноват руководитель, потому что сам забывает о сроках.

У тех, кто работает в CRM-системе, все происходит по-другому. Как — расскажем на примере программы S2 CRM:

Руководитель ставит подчиненному задачу и указывает срок исполнения. С его приближением сотрудник получает уведомления от системы: «Приближается дедлайн по задаче». Таким образом CRM сама следит за выполнением поручений и высылает руководителю просроченные задачи, чтобы он вовремя выяснял причины задержек и не давал менеджерам расслабляться.
Каждый работник сам себе ставит напоминания по сделкам. Например, он пообещал клиенту перезвонить через неделю. Скорее всего, он об этом забудет. Но если сразу после разговора он добавит себе задачу в CRM, то увидит напоминание спустя неделю и не упустит клиента. При этом менеджер не напрягает голову, удерживая в памяти обещание перезвонить.

В S2 CRM можно оставить для себя напоминание в несколько кликов.

Еще один способ мотивировать сотрудников на соблюдение сроков — публичный рейтинг в CRM. Ставьте им цели по количеству новых сделок, по сумме и другим показателям, обозначайте общий дедлайн — и индикаторы на личных виджетах каждого покажут, кто насколько приблизился к цели. Когда работники видят результаты своего коллеги, то не хотят отставать, а значит, им в голову не придет просрочить задачи.

Ставить дедлайны в CRM-системе, конечно, хорошо, но это полдела. Важно понимать, какие из ваших бизнес-процессов можно прогнозировать, а какие нет. Иначе вы рискуете свести менеджеров с ума, заставляя выполнять в срок то, что растягивается по объективным причинам. Чтобы этого избежать, закажите аудит у аналитиков S2 CRM. Они изучат ваш бизнес и дадут практические рекомендации, которые помогут повысить личную эффективность сотрудников и всей компании.

Читать по теме:
Как ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение

Отдохните

Эксперт по тайм-менеджменту Глеб Архангельский в книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» утверждает, что тайм-менеджмент надо начинать с организации отдыха! Причем он должен отвечать 6 принципам:

Ритмичность. Человеческая активность зависит от биоритмов, поэтому и отдых не должен быть спонтанным: отвлекайтесь на 5 минут после каждого часа работы.
Переключение. Отвернуться от монитора и обсудить новость с коллегой — это не отдых. Выйдите из офиса, сделайте гимнастику, попейте чай.
Допустите творческую лень. Не путать с обычной. Когда вы прочитали много информации по своей задаче, и мозг отказывается делать по ней выводы, отключитесь и не думайте о задаче какое-то время. Мозг начнет расслабляться, и прочитанное постепенно уложится.
Учитесь высыпаться. Здесь известные советы: не ешьте на ночь, проветривайте комнату и т. д. Банально, но многие ли их придерживаются?
Спите на работе. А вот это интересно. В Китае у всех есть складные койки, и обед длится 2 часа. Но у нас рабочий день в 2 раза короче, поэтому «украдите» у обеда минут 20 и идите в машину или закройтесь в кабинете. Вздремните 15 минут. Автор утверждает, что мозг успеет освежиться, а у человека повысится работоспособность.
Переживайте момент. Осознайте, что сегодняшняя задача является частью вашей души. Слейтесь с ней — и заметите, как она перестает обременять, и ее хочется довести до совершенства. Именно тогда работа перестанет быть пыткой и станет частью вашей жизни. Вы ведь не хотите омрачать жизнь негативными мыслями?

Наведите порядок

Чашка недопитого кофе, кипа бумаг, зарядка от телефона — так выглядит стол большинства сотрудников. А ученые из Принстонского университета выяснили, что беспорядок на рабочем месте плохо влияет на продуктивность: вы плохо концентрируетесь и не можете обрабатывать весь объем информации.

Портал о дизайне интерьера «Квартблог» дает советы по эффективному обустройству рабочего места, где все под рукой и ничего не отвлекает:

Держите под столом мусорную корзину и сразу выбрасывайте ненужное;
Как ни старайся, а на стол периодически попадает мелочь, которая нужна в работе (стикеры, маркеры, скрепки). Заведите для них отдельную коробку;
Оставьте на столе или уберите в верхний ящик стола то, чем пользуетесь каждый день. Остальное отправляйте в шкаф или на полку;
Заведите органайзер, рассортируйте документы по коробкам (входящие/ исходящие, по дате получения, по контрагентам и т. д.);
Используйте отдельный бокс для документов, которые некогда разбирать, иначе они будут захламлять стол, пока вы их не отсортируете;
По возможности перенесите все записки и стикеры в цифровой формат. В идеале вносите в CRM-систему. В ней запланированные дела будут не просто храниться, а оформляться в виде задач, а с приближением дедлайна появляться в виде уведомлений с напоминанием о сроке, и вы перестанете срывать дедлайны;
Заведите жесткие правила: перед уходом домой разложить все по коробкам и органайзерам, помыть чашку, протереть пыль. А раз в месяц проводить генеральную уборку на рабочем столе и в ящиках.