Блог
повышение личной эффективности

7 способов повышения личной эффективности

По исследованию компании Basex, офисные работники занимаются личными делами в среднем 2,1 часа в день, то есть на час дольше положенного перерыва на обед. Работодателям в США такое безделье обходится в $588 миллиардов в год. Мы узнали, как повысить личную эффективность менеджеров и вместе с экспертами составили топ-7 правил, которые нельзя игнорировать.

 

Содержание:
I. Планируйте
II. Расставляйте приоритеты
III. Используйте принцип Парето
IV. Изучите тайм-менеджмент
V. Установите дедлайны
VI. Отдохните
VII. Наведите порядок

Планируйте

Планирование — это первый метод повышения личной эффективности. Американский бизнес-тренер Брайан Трейси в книге «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь» пишет: «Каждая минута, потраченная на планирование, экономит 10 минут труда». Если план не записан, то нам приходится вспоминать, что мы хотели сделать, причем часть задач можем забыть. Кроме того, когда мы пишем план, ограничиваем задачи по времени. В противном случае затягиваем каждую и не успеваем все, что нужно.

Хорошо, если руководитель будет помогать с планированием и ставить цели по повышению личной эффективности сотрудникам. Маркетолог Сергей Гудков в своем блоге пишет, что отсутствие плана работы, заданного «сверху», расслабляет подчиненных, и сложные дела они начинают перебрасывать друг на друга, растягивать сроки или откровенно бездельничать.

Чтобы этого не допустить, Сергей предупреждает управленцев:

  1. Важно до мелочей разбираться в бизнес-процессах компании, чтобы работники не смогли обмануть и сослаться на то, что много времени тратят на работу, которую можно выполнить за час.
  2. Надо приучить сотрудников в свободное время читать профессиональную литературу, профильные блоги и т.д. Они должны расширять свои знания вместо того, чтобы просиживать рабочее время в соцсетях или в курилке.

Проявите управленческие навыки для повышения личной эффективности подчиненных и внесите в их планы эти пункты, укажите точное время для задач, проконтролируйте соблюдение дедлайнов. И вскоре увидите, как поменяется работа всей компании.

7 способов повышения личной эффективности
Читать по теме
Если работники придумывают отмазки, оправдывая срыв дедлайна, задайте им пару наводящих вопросов и заставьте стыдиться своей лени. Как думаете, в следующий раз они просрочат задачу? Еще больше способов наказать сотрудников и остаться хорошим боссом читайте в нашем блоге.

Назад к содержанию

Расставляйте приоритеты

Мы живем в эпоху многозадачности, когда одновременно приходится говорить по телефону, печатать письмо и вносить правки в текст. Но человеческий мозг — это аккумулятор для организма. Когда его «заряд» растрачивается сразу на несколько дел, то мыслетопливо заканчивается почти мгновенно. Поэтому важно расставлять между задачами приоритеты и выполнять их по очереди.

Известный бизнес-консультант Стивен Кови в книге «Главное внимание — главным мелочам» советует использовать матрицу Эйзенхауэра. Впрочем, она итак довольно известна. Суть практики состоит в том, что вы распределяете все рабочие задачи на 4 группы:

  • Важные и срочные дела: их надо выполнить сегодня;
  • Важные, но несрочные дела: их можно перенести на завтра;
  • Неважные, но срочные: выполнить сегодня, но можно делегировать;
  • Неважные и несрочные дела: их и хочется сделать в первую очередь, но ради повышения личной эффективности лучше отложить или вычеркнуть из списка.
повышение личной эффективности
Матрица выглядит как 4 квадрата, в которые надо вписать дела, разбив их на категории. Такое визуальное расположение воспринимается удобнее, чем перечень задач в виде списка. 
7 способов повышения личной эффективности
Читать по теме
Надоело составлять списки, а в матрице не хватает квадратов, чтобы связать все задачи? Нарисуйте интеллект-карту. Про этот и другие интересные способы планирования читайте в нашем блоге.

Назад к содержанию

Используйте принцип Парето

Этот способ повышения личной эффективности лежит в основе матрицы Эйзенхауэра. По-другому он звучит как «Правило 80/20»: 80% результата достигаются благодаря 20% усилий. Например, 20% клиентов приносят 80% прибыли.

Принцип Парето помогает вычленить задачи для левого верхнего квадрата матрицы. Вписывайте в него дела, которые принесут максимальный результат: по прибыли, по подписанию договоров и т.д.

7 способов повышения личной эффективности
Читать по теме
Ругаете себя за то, что не выполняете список дел до конца? Возможно, дело не в вас, а в неверном составлении списка. Как надо правильно, читайте в блоге.

Назад к содержанию

Изучите тайм-менеджмент

Недостаточно просто расставить приоритеты. Нужно научиться концентрироваться на одной задаче и не отвлекаться.

Мы не рекламируем софт, а только рассказываем о его эффективности.

Приложение, которое упомянула Ирина, называется «Forest». Вы устанавливаете таймер и работаете, а программа «выращивает дерево». Если выйти из приложения и открыть что-то другое — например, почту, sms, соцсети, то приложение начинает «ругаться», и растение погибает.


Вторая проблема: многие рассчитывают проверить почту за 10 минут, но закрывают ее через час. Пока изучали не самые важные письма, забыли позвонить клиенту.

7 способов повышения личной эффективности
Читать по теме
Хотите работать меньше, а успевать больше? В блоге мы разобрали 9 основных принципов управления временем.

Назад к содержанию

Установите дедлайны

Не имея четкого дедлайна для задач, работники перекладывают важные дела на завтра, а к концу месяца ничего не сдают начальнику. Виноват руководитель, потому что сам забывает о сроках.

А у тех, кто работает в CRM-системе, все происходит по-другому. Как — расскажем на примере программы SalesapCRM.

  • Начальник ставит подчиненному задачу и указывает срок исполнения. С его приближением сотрудник получает уведомления от системы: «Приближается дедлайн по задаче». Таким образом CRM сама следит за выполнением поручений и высылает начальнику просроченные задачи, чтобы он вовремя выяснял причины задержек и не давал менеджерам расслабляться.
  • Каждый работник сам себе ставит напоминания по сделкам. Например, он пообещал клиенту перезвонить через неделю. Скорее всего, он об этом забудет. Но если сразу после разговора добавит себе задачу в CRM, то увидит напоминание спустя неделю и не упустит клиента. При этом он не напрягает голову, удерживая в памяти обещание перезвонить.
методы повышения личной эффективности
В SalesapCRM можно оставить для себя напоминание в несколько кликов
  • Еще один способ мотивировать сотрудников на соблюдение сроков — публичный рейтинг в CRM. Ставьте им цели по количеству новых сделок, по сумме и другим показателям, обозначайте общий дедлайн, и индикаторы на личных виджетах каждого покажут, кто на сколько приблизился к цели. Когда работники видят результаты своего коллеги, то не хотят отставать, а значит им в голову не придет просрочить задачи.
план повышения личной эффективности
На виджете с личной целью менеджеров указываются проценты выполнения задачи, а цвет индикатора подсказывает, надо ли поторопиться.

Ставить дедлайны в CRM-системе, конечно хорошо, но это полдела. Важно понимать, какие из ваших бизнес-процессов можно прогнозировать, а какие нет. Иначе рискуете свести менеджеров с ума, заставляя выполнять в срок то, что растягивается по объективным причинам. Лучше закажите аудит у аналитиков SalesapCRM. Они проанализируют ваш бизнес и дадут практические рекомендации, которые помогут повысить личную эффективность сотрудников и всей компании.

Назад к содержанию

Отдохните

Эксперт по тайм-менеджменту Глеб Архангельский в книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» утверждает, что тайм-менеджмент надо начинать с организации отдыха! Причем он должен отвечать 6-ти принципам:

  1. Ритмичность. Человеческая активность зависит от биоритмов, поэтому и отдых не должен быть спонтанным: отвлекайтесь на 5 минут после каждого часа работы.
  2. Переключение. Отвернуться от монитора и обсудить новость с коллегой — это не отдых. Выходите из офиса, сделайте гимнастику, попейте чай.
  3. Допустите творческую лень. Не путать с обычной. Когда вы прочитали много информации по своей задаче, и мозг отказывается делать из нее выводы, отключитесь и не думайте о задаче какое-то время. Мозг начнет расслабляться, и прочитанное постепенно уложится.
  4. Учитесь высыпаться. Здесь известные советы: не ешьте на ночь, проветривайте комнату и т.д. Банально, но многие ли их придерживаются?
  5. Спите на работе. А вот это интересно. В Китае у всех есть складные койки, и обед длится 2 часа. Но у нас рабочий день в 2 раза короче, поэтому «украдите» у обеда минут 20 и идите в машину или закрывайтесь в кабинете. Вздремните 15 минут. Автор утверждает, что мозг успеет освежиться, а у человека повысится работоспособность.
  6. Переживайте момент. Осознайте, что сегодняшняя задача является частью вашей души. Слейтесь с ней, и заметите, как она перестает обременять, и ее хочется довести до совершенства. Именно тогда работа перестанет быть пыткой, а станет частью вашей жизни. Вы ведь не хотите омрачать жизнь негативными мыслями?
как повысить личную эффективность
Во время рабочего отдыха важна полная перезагрузка мозга и тела

Назад к содержанию

Наведите порядок

Чашка недопитого кофе, кипа бумаг, зарядник от телефона — так выглядит стол большинства сотрудников. А ученые из Принстонского университета выяснили, что беспорядок на рабочем месте плохо влияет на продуктивность: вы плохо концентрируетесь и не можете обрабатывать весь объем информации.

Портал о дизайне интерьера «Квартблог» дает советы по эффективному обустройству рабочего места, где все под рукой и ничего не отвлекает:

Еще пара практических советов от эксперта «Квартблог», после которых вы начнете все убирать с рабочего стола 

Составить план повышения личной эффективности не так уж сложно — куда сложнее его выполнять. Но это вопрос к самоорганизации, о которой можно много интересного почитать в разделе нашего блога «Личный рост». А если вы — руководитель, и вам нужен совет по организации эффективной работы коллектива, то закажите аудит своего бизнеса и создайте качественный план повышения личной эффективности своих работников, чтобы привести компанию к успеху. 

Назад к содержанию

Автор: Екатерина Потапова

Добавить комментарий

%d0%b1%d0%b5%d0%b7%d1%8b%d0%bc%d1%8f%d0%bd%d0%bd%d1%8b%d0%b9