Основы тайм-менеджмента: 9 принципов управления временем

Исследование британского консалтингового агентства Proudfoot Consulting (2006 г.) утверждает: неэффективное управление временем обходится бизнесу страны в 80 млн фунтов в год — это около 7% ВВП. Мы расскажем, как с помощью простых принципов тайм-менеджмента перестать терять деньги.

Содержание

[I. Тайм менеджмент — что это](#Тайм менеджмент)
[II. Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента](#Работай меньше, успевай больше)
1. Планируйте
[2. Ставьте четкие цели](#Ставьте четкие цели)
[3. Не распыляйтесь](#Не распыляйтесь)
[4. Расставляйте приоритеты](#Расставляйте приоритеты)
[5. Отдыхайте и расслабляйтесь](#Отдыхайте и расслабляйтесь)
[6. Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами](#Автоматизируйте рутинные задачи)
[7. Ставьте дедлайны](#Ставьте дедлайны) 
[8. Разберитесь, куда уходит время](#Разберитесь, куда уходит время)
[9. Грамотно делегируйте задачи сотрудникам](#Грамотно делегируйте задачи сотрудникам)
[III. Вместо заключения: рекомендуем почитать](#Вместо заключения)

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

• позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
• помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
• не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

1. Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
2. Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
3. Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента 

Используйте эти 9 основ тайм-менеджмента, и вы поймете, что 24 часа в сутках — это не так уж и мало.

Планируйте

Всегда планируйте дела: на день, неделю, месяцы и годы. План обязательно должен содержать очередность и сроки выполнения задач.

Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор десятков бестселлеров по саморазвитию:
— На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако, эта небольшая «жертва» сэкономит по меньшей мере два часа потраченного впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня.

Назад к содержанию

Ставьте четкие цели

Чтобы всё успеть, нужно для начала правильно определить цели вашей деятельности. Посмотрите на список, и если все пункты в нем конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены по времени, значит, вы на верном пути. Кстати, это и есть техника постановки целей SMART.

Читать по теме
Узнайте больше о принципе SMART на примере постановки целей на год.

Не распыляйтесь

Не пытайтесь делать много дел сразу: энергия и внимание будут рассеиваться. В результате не получится нормально сконцентрироваться ни на чем. Даже если вы сторонник мультизадачности, браться больше, чем за 2-3 дела за раз не стоит.

Источник: https://media.giphy.com

Назад к содержанию 

Читать по теме
Как написать задачи на день: 3 простых и эффективных способа

Расставляйте приоритеты

Консультант по управлению, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рекомендует распределять приоритеты задач по матрице Эйзенхауэра — популярной в тайм-менеджменте схеме, показывающей, на чем можно сэкономить время.

Как правильно сгруппировать дела?

• Дело срочное, если при невыполнении в скором времени потеряет актуальность.
• Дело важное, если лежит в сфере основных жизненных приоритетов и направлено на достижение ключевых целей и /или его невыполнение приведет к значительным неприятным последствиям.

По мнению Стивена Кови, эффективные люди всячески избегают дел из квадратов 3 и 4, а квадрат 2 — это основа эффективного персонального управления. Например, зарядка по утрам и повышение квалификации — это квадрат 2, так как если ежедневно не прикладывать усилия по этим пунктам, то рано или поздно возникнет срочная и важная проблема: прихватит спину, либо вы как специалист перестанете быть востребованным на рынке.

Назад к содержанию

Отдыхайте и расслабляйтесь

Работать в режиме нон-стоп невозможно — все равно продуктивность упадет. Поэтому делайте во время работы короткие паузы. Воспользуйтесь, например, техникой «Помидора», придуманной дизайнером Франческо Чирилло в 1980-х:

• занимайтесь текущей задачей 25 минут;
• сделайте паузу на 3-5 минут. Во время нее не думайте о работе вообще — походите по комнате, помечтайте, перекиньтесь парой фраз с коллегой, выпейте воды, полейте цветы;
• после каждых 3-4 «помидоров» ( 25 минут работы и 3-5 минут отдыха) отдохните подольше — 20-30 минут.

На создание этой техники Франческо вдохновил кухонный таймер в виде помидора
Источник: flickr.com/photos

Не нравится эта техника управления временем? Попробуйте дробить работу на отрезки по полтора часа. Такой подход рекомендует американский журналист и писатель Тони Шварц в своей книге «То, как мы работаем, — не работает».

Назад к содержанию

Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами

Некоторые процессы можно поручить даже не сотрудникам, а программам. Бухгалтерская отчетность, составление документов, постинг в соцсетях — для всего этого есть удобные IT-решения. Если говорить о бизнес-сервисах для управления клиентами и сделками, то это CRM-системы. Например, облачная программа SalesapCRM экономит ваше время, создавая письма и документы по шаблону, контролируя сроки оплаты, напоминая о дедлайнах, автоматически создавая отчеты по продажам и т.д.

Читать по теме
Узнайте, какие именно программы помогут вам экономить время и деньги в нашей подборке ТОП-20 сервисов для бизнеса.

SalesapCRM — простая облачная CRM-система для повышения вашей прибыли:

• захват заявок с сайта, почты и соцсетей

• быстрая техподдержка online

• бесплатный тариф

• гибкие настройки под каждый бизнес

• автоматизация без блок-схем

• наглядные отчеты и аналитика

• изменение настроек без программиста

• IP-телефония, sms-рассылки и другие интеграции

Начните зарабатывать больше прямо сейчас!

Попробовать бесплатно

Ставьте дедлайны 

Если у задачи нет четкого срока завершения, ее можно выполнять неделями или забросить вовсе. Дедлайн же заставляет вас быть более собранным и не откладывать дела слишком сильно. Если все же не получается успеть к назначенному себе сроку, его всегда можно чуть перенести.

Разберитесь, куда уходит время

По опросу salary.com, 89% американцев признаются, что отвлекаются на рабочем месте каждый день. Больше всего времени отнимает Интернет (26%), на втором месте бесполезные рабочие собрания и болтовня с коллегами (по 24%).

Зайти в соцсеть или включить игру на минуточку, а потом очнуться через пару часов? Такое знакомо многим. Попробуйте в течение недели поминутно фиксировать свой рабочий день в таблицу. Затем проанализируйте отчет и решите, от каких бесполезных дел можно отказаться полностью, а какие — ограничить.

Дата 

Время

Занятие

Шаблон таблицы для фиксирования сделанного

Назад к содержанию

Грамотно делегируйте задачи сотрудникам

Знаете, каково главное правило любого руководителя? Как только появляется новая задача, надо придумать, кому ее передать. И это не лень, это единственный способ сохранить время на решение стратегических вопросов, которые никто кроме вас не осилит.

Стивен Кови, консультант по управлению и руководству, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»:
— Правильное делегирование другим является, возможно, самым мощным и наиболее эффективным из всех имеющихся видов человеческой деятельности.

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Кови рекомендует как можно реже «делегировать исполнение» — когда вы указываете сотруднику, что ему надо сделать на каждом этапе выполнения задачи. Этот метод требует пристального контроля с вашей стороны и не экономит время. Куда продуктивнее «делегирование руководства» — когда вы требуете от сотрудника получить определенный результат, а способы его достижения он выбирает сам. Кажется сложным, но гуру тайм-менеджмента утверждают, что такое управление временем куда эффективнее, ведь во-первых, вам не придется контролировать каждый шаг сотрудника, а во-вторых, он научится самостоятельному мышлению и креативу.

Вместо заключения: рекомендуем почитать

Все, что нужно сделать, чтобы улучшить тайм-менеджмент, — начать применять эти принципы на практике. А чтобы продолжить знакомство с темой, советуем вам полезную литературу:

1. Брайан Трейси «Результативный тайм-менеджмент».
2. Стивен Кови «7 Навыков высокоэффективных людей».
3. Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!».
4. Франческо Чирилло «Техника Помидора».
5. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
6. Алан Лакейн «Искусство успевать».
7. Даниил Гранин «Эта странная жизнь».

Теперь, когда вы разобрались с тайм-менеджментом и поняли, что это значит, достижение любых целей станет проще. Возможно, вас заинтересует, как правильно поставить цели на год и все успеть. А возможно, вам будет интересно, как помогают управлять временем и задачами CRM-программы.

Назад к содержанию

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

• _check_захват заявок с сайта, почты и соцсетей;
• _check_автоматизация процессов и аналитика;
• _check_календарь для записи клиентов;
• _check_калькулятор стоимости услуг;
• _check_шаблоны документов и писем;
• _check_IP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
• _check_бесплатный тестовый период 7 дней.

Попробовать S2

Автор: Любовь Аброськина