Исследование британского консалтингового агентства Proudfoot Consulting (2006 г.) утверждает: неэффективное управление временем обходится бизнесу страны в 80 млн фунтов в год — это около 7% ВВП. Мы расскажем, как с помощью простых принципов тайм-менеджмента перестать терять деньги.
Содержание
I. Тайм менеджмент — что это
II. Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента
1. Планируйте
2. Ставьте четкие цели
3. Не распыляйтесь
4. Расставляйте приоритеты
5. Отдыхайте и расслабляйтесь
6. Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами
7. Ставьте дедлайны
8. Разберитесь, куда уходит время
9. Грамотно делегируйте задачи сотрудникам
III. Вместо заключения: рекомендуем почитать
Тайм менеджмент — что это значит
Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:
- позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
- помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
- не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.
Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:
- Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
- Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
- Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.
Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.
Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента
Используйте эти 9 основ тайм-менеджмента, и вы поймете, что 24 часа в сутках — это не так уж и мало.
Планируйте
Всегда планируйте дела: на день, неделю, месяцы и годы. План обязательно должен содержать очередность и сроки выполнения задач.
Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор десятков бестселлеров по саморазвитию:
— На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако, эта небольшая «жертва» сэкономит по меньшей мере два часа потраченного впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня.
Ставьте четкие цели
Чтобы всё успеть, нужно для начала правильно определить цели вашей деятельности. Посмотрите на список, и если все пункты в нем конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены по времени, значит, вы на верном пути. Кстати, это и есть техника постановки целей SMART.
Не распыляйтесь
Не пытайтесь делать много дел сразу: энергия и внимание будут рассеиваться. В результате не получится нормально сконцентрироваться ни на чем. Даже если вы сторонник мультизадачности, браться больше, чем за 2-3 дела за раз не стоит.
Расставляйте приоритеты
Консультант по управлению, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рекомендует распределять приоритеты задач по матрице Эйзенхауэра — популярной в тайм-менеджменте схеме, показывающей, на чем можно сэкономить время.
Как правильно сгруппировать дела?
- Дело срочное, если при невыполнении в скором времени потеряет актуальность.
- Дело важное, если лежит в сфере основных жизненных приоритетов и направлено на достижение ключевых целей и /или его невыполнение приведет к значительным неприятным последствиям.
По мнению Стивена Кови, эффективные люди всячески избегают дел из квадратов 3 и 4, а квадрат 2 — это основа эффективного персонального управления. Например, зарядка по утрам и повышение квалификации — это квадрат 2, так как если ежедневно не прикладывать усилия по этим пунктам, то рано или поздно возникнет срочная и важная проблема: прихватит спину, либо вы как специалист перестанете быть востребованным на рынке.
Отдыхайте и расслабляйтесь
Работать в режиме нон-стоп невозможно — все равно продуктивность упадет. Поэтому делайте во время работы короткие паузы. Воспользуйтесь, например, техникой «Помидора», придуманной дизайнером Франческо Чирилло в 1980-х:
- занимайтесь текущей задачей 25 минут;
- сделайте паузу на 3-5 минут. Во время нее не думайте о работе вообще — походите по комнате, помечтайте, перекиньтесь парой фраз с коллегой, выпейте воды, полейте цветы;
- после каждых 3-4 «помидоров» ( 25 минут работы и 3-5 минут отдыха) отдохните подольше — 20-30 минут.
Источник: flickr.com/photos
Не нравится эта техника управления временем? Попробуйте дробить работу на отрезки по полтора часа. Такой подход рекомендует американский журналист и писатель Тони Шварц в своей книге «То, как мы работаем, — не работает».
Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами
Некоторые процессы можно поручить даже не сотрудникам, а программам. Бухгалтерская отчетность, составление документов, постинг в соцсетях — для всего этого есть удобные IT-решения. Если говорить о бизнес-сервисах для управления клиентами и сделками, то это CRM-системы. Например, облачная программа SalesapCRM экономит ваше время, создавая письма и документы по шаблону, контролируя сроки оплаты, напоминая о дедлайнах, автоматически создавая отчеты по продажам и т.д.
Читать по теме
Узнайте, какие именно программы помогут вам экономить время и деньги в нашей подборке ТОП-20 сервисов для бизнеса.
- захват заявок с сайта, почты и соцсетей
- быстрая техподдержка online
- бесплатный тариф
- гибкие настройки под каждый бизнес
- автоматизация без блок-схем
- наглядные отчеты и аналитика
- изменение настроек без программиста
- IP-телефония, sms-рассылки и другие интеграции
Ставьте дедлайны
Если у задачи нет четкого срока завершения, ее можно выполнять неделями или забросить вовсе. Дедлайн же заставляет вас быть более собранным и не откладывать дела слишком сильно. Если все же не получается успеть к назначенному себе сроку, его всегда можно чуть перенести.
Разберитесь, куда уходит время
По опросу salary.com, 89% американцев признаются, что отвлекаются на рабочем месте каждый день. Больше всего времени отнимает Интернет (26%), на втором месте бесполезные рабочие собрания и болтовня с коллегами (по 24%).
Зайти в соцсеть или включить игру на минуточку, а потом очнуться через пару часов? Такое знакомо многим. Попробуйте в течение недели поминутно фиксировать свой рабочий день в таблицу. Затем проанализируйте отчет и решите, от каких бесполезных дел можно отказаться полностью, а какие — ограничить.
Шаблон таблицы для фиксирования сделанного
Грамотно делегируйте задачи сотрудникам
Знаете, каково главное правило любого руководителя? Как только появляется новая задача, надо придумать, кому ее передать. И это не лень, это единственный способ сохранить время на решение стратегических вопросов, которые никто кроме вас не осилит.
Стивен Кови, консультант по управлению и руководству, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»:
— Правильное делегирование другим является, возможно, самым мощным и наиболее эффективным из всех имеющихся видов человеческой деятельности.
В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Кови рекомендует как можно реже «делегировать исполнение» — когда вы указываете сотруднику, что ему надо сделать на каждом этапе выполнения задачи. Этот метод требует пристального контроля с вашей стороны и не экономит время. Куда продуктивнее «делегирование руководства» — когда вы требуете от сотрудника получить определенный результат, а способы его достижения он выбирает сам. Кажется сложным, но гуру тайм-менеджмента утверждают, что такое управление временем куда эффективнее, ведь во-первых, вам не придется контролировать каждый шаг сотрудника, а во-вторых, он научится самостоятельному мышлению и креативу.
Вместо заключения: рекомендуем почитать
Все, что нужно сделать, чтобы улучшить тайм-менеджмент, — начать применять эти принципы на практике. А чтобы продолжить знакомство с темой, советуем вам полезную литературу:
- Брайан Трейси «Результативный тайм-менеджмент».
- Стивен Кови «7 Навыков высокоэффективных людей».
- Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!».
- Франческо Чирилло «Техника Помидора».
- Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
- Алан Лакейн «Искусство успевать».
- Даниил Гранин «Эта странная жизнь».
Теперь, когда вы разобрались с тайм-менеджментом и поняли, что это значит, достижение любых целей станет проще. Возможно, вас заинтересует, как правильно поставить цели на год и все успеть. А возможно, вам будет интересно, как помогают управлять временем и задачами CRM-программы.
Автор: Любовь Аброськина
От многих знакомых слышу, что у них ни на что не хватает времени. Я уже больше года планирую свое время в соответствии с тайм-менеджментом. Теперь я точно знаю, что времени хватает на все, необходимо просто ни на что не распыляться и не тратить его впустую. Читайте литературу, и тоже сможете научиться правильно планировать свое время.
Отличный пример! Но чтобы перестать распыляться на мелочи, нужен самоконтроль.
Юрий, расскажите, как вы ему научились?
Тайм-менеджмент – это термин, который сейчас у многих на слуху. Для всех не секрет, что для того, чтобы добиться в жизни успеха, необходимо правильно планировать свое время. Только так удастся получить желаемый результат. Когда я начала расписывать каждый свой день, я поняла, как много времени тратится впустую. Только составив распорядок, можно освободить время для важных вещей.
Да, Анна, это действительно так.
Только четкое расписание и следование ему позволит концентрироваться и делать важное «здесь и сейчас» и добиваться успеха.
Читайте наш блог и узнавайте ещё больше полезного!
Давно слышал о тайм-менеджменте, но все не было времени разобраться в этом вопросе. Вот в этом и оказалась моя ошибка, так как на самом деле время есть всегда, просто я не умел им правильно распоряжаться. Уже полгода пытаюсь жить, следуя советам. На многие вещи, которые откладывал, теперь нашел время.
Олег, у вас хорошая самоорганизация! Продолжайте совершенствоваться и следите за нашими обновлениями в рубрике. Мы готовим новые статьи, которые помогут не потерять мотивацию 🙂
Уже несколько лет живу по правилам тайм-менеджмента. Лиха беда начала, но потом все пошло как по маслу. Уже давно втянулся в определенный график, и меня все устраивает. Главное, что я научился расставлять приоритеты и нахожу время для всего, что хочу.
Спасибо за комментарий! Нам очень важна обратная связь от наших читателей. Будем рады, если наш текст станет для вас одним из мотиваторов, чтобы продолжать следовать тайм-менеджменту)