Умение работать в режиме многозадачности: 7 способов перехитрить свой мозг
Исследования нейробиологов показывают: мозг просто не способен фокусироваться на нескольких вещах сразу. Но реальность диктует свои правила, и почти все мы вынуждены работать в режиме многозадачности. Мы решили разобраться, как не вступать в конфликт со своим мозгом и при этом успевать все. Оказывается, это не так сложно.
Содержание
I. Многозадачность — не вариант
[II. Творческие методы борьбы с отвлечениями](#Творческие методы)
[III. Просто отключите телефон](#Просто отключите телефон)
IV. Группируйте однотипные задачи
[V. Автоматизируйте выполнение задач](#Автоматизируйте выполнение)
VI. Поработали — восстановились
[VII. Время любит учёт](#Время любит учёт)
Да, может казаться, что вы делаете много дел одновременно: отвечаете на звонок, параллельно выставляете счёт клиенту, ещё и кому-то в мессенджере пишете… Но на самом деле вы не выполняете много задач одномоментно, вы быстро переключаетесь между ними. Вместо того чтобы закончить одно дело и начать другое, вы прыгаете между процессами, по ходу растрачивая силы: вы теряете время на попытках вновь и вновь сосредоточиться на незаконченной задаче, у вас возникает нервное напряжение и даже…. падает IQ!
Поэтому вместо того чтобы привить вам умение работать в условиях многозадачности, мы предлагаем превратить вашу многозадачность в комфортную и простую последовательность дел. Больше никаких стрессов: вы будете работать в спокойном режиме, а успеете больше. Несколько ценных советов на этот счет мы нашли в книгах «Миф о многозадачности» Дейва Креншоу и «Однозадачность» Деворы Зак.
Иногда нужно применить смекалку и творческий подход, чтобы избавить себя от лишних переключений на сторонние задачи. Вот несколько приёмов, которые вам помогут. Обращаем внимание: это не навыки многозадачности, а наоборот — методы избавления от нее:
● Повесьте на дверь офиса табличку «Я занят(а)».
● Установите программы, блокирующие социальные сети в
определённые часы.
● Применяйте техники управления временем вроде Pomodoro.
● Не переносите на потом дела, которые занимают не более 5 минут.
● Отключайте Wi-Fi и передачу данных у сотового телефона.
Назад к содержанию
По статистике ресурса TechTalk, лишь 12% людей ожидают быстрого ответа на свое рабочее письмо — в течение 15 минут. Так что не спешите, отвечайте в удобное для вас время и ограничивайте контакты с сотрудниками:
- Если вы начальник, установите для сотрудников часы посещения, чтобы они не стучались в вашу дверь каждую минуту.
- Если вы менеджер, выключайте свой основной телефон, чтобы вам не звонили, когда вы работаете. Для экстренных ситуаций заведите второй телефон или отдельную сим-карту.
- В качестве основного средства коммуникации выберите электронную почту.
Конвейерное производство применяется повсеместно не просто так: ведь выполнять одну операцию куда проще, чем переключаться между несколькими. Для тех, кого интересует способность работать в режиме многозадачности, есть простой совет: объедините однотипные мелкие задачи в одну большую и сделайте ее в один присест. Например, можно каждый день посвящать по полчаса работе в соцсетях, а можно в понедельник и за час подготовить все посты на неделю: вы ставите их на таймер и они выкладываются без вашего участия. Таким образом можно группировать почти любые дела.
Дарья Круглова, контент-маркетолог SalesapCRM:
— Когда мы создавали новый сайт компании, плотно работали с командой дизайнеров. Они каждый день по 5 раз слали мне варианты дизайна, а я каждый день отписывала им новые ТЗ и правки. Все остальные рабочие процессы практически встали, я занималась ими по остаточному принципу, постоянно переключаясь на дизайн. В итоге я придумала, как с этим бороться: я попросила дизайнеров присылать мне готовые работы один раз в неделю большой пачкой, и в этот же день отправляла им правки и давала новые ТЗ. В итоге на дизайн у меня уходил ровно 1 день в неделю, я целиком посвящала его только одному процессу, а остальные 4 дня в неделю спокойно занималась основными рабочими обязанностями.
Читать по теме
Хотите создать действительно работающий долгосрочный план? Читайте,
как правильно написать цели на год и все успеть
Назад к содержанию
Некоторые задачи можно и нужно делегировать специальным сервисам. Скажем, если вы ежедневно составляете договоры, то стоит задуматься о том, как оптимизировать этот процесс. Например, CRM-системы автоматически формируют документы по шаблону, подставляя туда данные о клиентах.
Это лишь малая доля того, на что способны CRM-системы. А что еще?
● Отправлять SMS-сообщения клиентам о статусе заказа или о времени визита,
● Давать менеджерам поручения на каждом этапе продаж,
● Захватывать заявки с сайта и сохранять в системе данные о клиенте и его запросе,
● Моментально рассчитывать стоимость услуги по формулам,
● Отслеживать сроки оплаты и напоминать о продлении договоров,
● Автоматически составлять отчеты по продажам в режиме онлайн.
Все это и даже больше может облачная программа SalesapCRM. Посмотрите, как легко в ней можно автоматизировать любые процессы — без помощи программиста, без специальных знаний, без сложных блок-схем.
Например, вы хотите, чтобы ваши клиенты получали sms о статусе заказа — просто установите несколько условий в настройках SalesapCRM. Как только сделка перешла на этап доставки, клиент получает сообщение определенного содержания:
Внедрите CRM-систему S2!
Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!
Попробовать бесплатно
Назад к содержанию
Умение работать многозадачно зависит еще и от того, умеете ли вы отдыхать. Делайте регулярные перерывы. Не работайте залпом — периодически нужно просто отдыхать и не думать о работе. Журнал Time со ссылкой на научные исследования советует без отвлечений работать 52 минуты, после чего отдыхать 17 минут. Разумеется, не нужно стараться делать всё минута в минуту — просто помните соотношение «почти час — четверть часа».
Читать по теме
О том, как эффективно управлять своим временем, читайте в нашей статье.
Чтобы качественно распределять время, нужно понимать, на что вы его тратите. Специалисты советуют записывать в течение дня все задачи, которые вы делаете, и указывать, сколько на них ушло времени. Можно использовать для этого специальные компьютерные программы или мобильные приложения.
Учёт времени на примере приложения SaveMyTime. Кажется, кому-то надо поменьше «залипать» в телефоне. Источник: Google Play
Читать по теме
Как составить план задач на день и все успеть, мы рассказали в этой статье.
Руководителю недостаточно самому прекратить работать в условиях многозадачности — надо помочь сделать это своим сотрудникам. Когда освоите эту науку, перестройте процессы подчиненных, донесите до них результаты своего опыта, расскажите, как сильно это помогло вам. Тогда вся команда станет эффективнее. И мы надеемся, что вместе с помощниками — сервисами для учета времени и CRM-программами вам удастся успевать больше.
Назад к содержанию
В S2 есть:
- _check_захват заявок с сайта, почты и соцсетей;
- _check_автоматизация процессов и аналитика;
- _check_календарь для записи клиентов;
- _check_калькулятор стоимости услуг;
- _check_шаблоны документов и писем;
- _check_IP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
- _check_бесплатный тестовый период 7 дней.
Попробовать S2
Автор: Сергей Август
