Блок «Действия»: какие события можно автоматизировать

Вы можете настроить систему так, чтобы она автоматически совершала одно или несколько действий при наступлении условия, указанного в блоке Условия.

Чтобы автоматизировать бизнес-процесс, задайте условия для его запуска и выберите событие или несколько событий, которые должны произойти. Это может быть:

• назначение ответственного;
• создание объекта: задачи, проекта, заявки, сделки;
• дублирование объекта;
• изменение данных об объектах;
• отправка сообщений сотрудникам и клиентам;
• добавление продукта в карточку объекта;
• добавление или удаление соисполнителя;
• подготовка документа по шаблону и выставление счёта;
• отправка электронного письма клиенту;
• вызов веб-хука;
• запуск сценария;
• создание начисления для сотрудника;
• копирование данных;
• архивация объекта;
• завершение заявки или сделки.

Для каждого типа действия можно задать свои настройки.

Назначение ответственного

С помощью действия Назначить ответственного вы можете: 

• Сделать так, чтобы при срабатывании условия, ответственным за объект всегда становился какой-то конкретный сотрудник;
• Установить последовательность назначения ответственного при каждом срабатывании сценария.

Чтобы сделать ответственным за объект какого-то конкретного сотрудника, нужно нажать Выбрать сотрудника и указать в поле одного пользователя.

Если вы хотите установить последовательность назначения ответственных, то можно сделать, чтобы распределение производилось между сотрудниками группы пользователей, либо между сотрудниками, которых вы укажите сами.

Очередность назначения ответственных устанавливается в соответствии с расположением сотрудников в списке пользователей, либо в списке который вы сформировали в настройках автоматизации. 

Если вы установите галочку в поле Назначать сотрудника, если у него запущена рабочая сессия, то заявки будут распределяться только между теми сотрудниками, у которых запущен учет рабочего времени.

Создание объекта: задачи, проекта, заявки, сделки

Для автоматического создания задачи укажите название, тип и описание. Установите ответственного сотрудника и создателя задачи. Выберите группу пользователей и должности, для которых задача будет доступна. Укажите длительность. Установите галочку в чекбоксе, если хотите, чтобы задача была связана с объектом из условия.

Для автоматического запуска проекта введите название, выберите шаблон, укажите длительность и назначьте ответственного. Если необходимо, поставьте галочку в чекбоксе Сделать объект автоматизации объектом проекта.

Для автоматического создания сделки или заявки введите название и сумму, выберите, какой этап присвоить, назначьте ответственного и укажите источник. При необходимости установите галочки в чекбоксах Сделать объект автоматизации объектом сделки и Связать созданный объект с объектом автоматизации (если возможно).

Чем отличаются ответственные сотрудники в сценариях автоматизации:

1. Текущий ответственный — ответственный или создатель объекта, который указан в условиях сценариях.

2. Ответственный по объекту — ответственный/создатель контакта или компании, привязанной к объекту, который указан в условии сценария.

3. Вышестоящий руководитель по текущему ответственному — ответственным будет руководитель пользователя, который являяется ответственным за объект указанный в условиях сценария.

4. Текущий пользователь — сотрудник, который запустил сценарий автоматизации. 

5. Вышестоящий руководитель текущего пользователя — ответственным будет руководитель пользователя, который запустил сценарий автоматизации.

Дублирование объекта

Действие копирует объект, который вызвал срабатывание сценария, при необходимости добавляя к его имени нужное слово/фразу.

Архивация объекта

Контакты, компании, заявки и сделки можно автоматически архивировать при наступлении определённых условий. Например, если клиент не выходит на связь или сделка была заключена уже два года назад. Чтобы настроить такой сценарий, просто укажите условия для архивации и выберите действие «Отправить в архив».

Изменение данных об объектах системы

Для изменения данных выберите поле, информацию которого нужно заменить, и укажите новое значение. Вы можете изменить статус или этап сделки, тип или профиль контакта, назначить другого ответственного для клиента или сделки.

Отправка сообщения клиенту или сотруднику

S2 можно настроить так, чтобы она автоматически отправляла уведомления вашим сотрудникам и клиентам.

Для отправки сообщения в S2 введите текст и укажите получателя. Пользователь получит уведомление способом, который указан в настройках его профиля: всплывающее окошко в системе или браузере, e-mail или Телеграм.

Для отправки SMS сотруднику вашей компании выберите провайдера рассылки sms (его необходимо подключить заранее), введите сообщение и добавьте получателей.

Для отправки SMS клиенту выберите провайдера и введите имя отправителя (например, название компании), напишите сообщение, и укажите, на какой номер отправить SMS, если к контакту или компании привязано несколько телефонов.

Чтобы при отправке sms-уведомления или сообщения система ввела данные автоматически, кликните в поле создания сообщения. Нажмите на звездочку в открывшемся меню, и выберите, значение какого поля необходимо подставить в текст.

Добавление продукта в карточку объекта

К объектам системы можно автоматически привязывать продукты. Например, вы создали новую сделку «Ремонт ванной под ключ». Система сможет сама прикрепить к карточке  необходимые продукты: керамическую плитку, маячки, сантехнику, трубы и пр.

Добавление или удаление соисполнителя

К заявке, сделке, компании или контакту можно автоматически «привязать» соисполнителя или наоборот удалить его. Например, вы получили заявку на изготовление рекламного буклета. Система сама «пригласит» верстальщика, когда менеджер переведет сделку на этап «ТЗ утверждено».

Подготовка документа по шаблону или выставление счёта

S2 можно настроить так, чтобы она автоматически заполняла документы. Вы только перевели сделку на этап «Подготовка и согласование документов», а заполненный договор и рассчитанная смета уже ждут вас в карточке!

Таким же образом можно настроить автоматическое выставление счета.

Отправка электронного письма клиенту

После создания или изменения заявки, сделки, контакта или компании система может автоматически отправить клиенту e-mail. Чтобы настроить такой сценарий:

• заранее добавьте нужный шаблон электронного письма;
• на вкладке Действие в сценарии укажите Отправить e-mail;
• поставьте галочку в чекбоксе Ответственный по объекту — отправитель, чтобы отправлять письма с адреса ответственного за объект;
• выберите стандартный электронный адрес, с которого письма будут отправляться по-умолчанию (например, если у ответственного не указана почта или чекбокс Ответственный по объекту — отправитель неактивен);
• в разделе Получатель укажите e-mail сотрудника, если хотите отправить письмо коллеге, или отметьте галочкой Отправить на основной e-mail объекта, если хотите отправить письмо клиенту;
• выберите шаблон письма и, если это необходимо, отметьте пункты Прикрепить сгенерированные документы (чтобы сгенерировать их, в эту же автоматизацию нужно добавить соответствующие действия) и Прикрепить все загруженные файлы по объекту (все файлы, загруженные в карточку объекта).

Вызов веб-хука

Веб-хук — это информация, которую посылает S2 на сторонний сервер когда наступает событие, описанное в автоматизации (создаётся или меняется сделка, заявка, почтовое сообщение, компания или контакт).

Например, у вас есть интернет-магазин. Когда менеджер изменит статус заказа в S2, в идеале статус заказа должен сразу же поменяться и у клиента в личном кабинете магазина.

Это легко реализуется через веб-хуки. Вы настраиваете автоматизацию: если статус сделки был изменён, то отправить веб-хук на определенный адрес на вашем сервере. S2 передаст всю информацию: какой заказ поменял статус, какой статус актуален теперь — вам останется только обработать данные на своей стороне.

Если сценарий автоматизации с вызовом веб-хука по какой-либо причине не сработал, то система будет повторять его исполнение с интервалами 10 сек, 30 сек, 60 сек, 2 минуты, 3 минуты, 4 минуты, 10 минут, 1 час, 2 часа, 5 часов.

Запуск сценария

Это действие прямо из текущего сценария вызывает ещё один сценарий по объекту, вызвавшему автоматизацию, или связанному с ним объекту.

Создание начисления сотруднику

Действие позволяет автоматически начислять сотрудникам бонусы. Например, проценты за успешную сделку или каждый выставленный клиенту счёт.

Копирование значений

Действие копирует значение из поля объекта, вызвавшего автоматизацию, в поле связанного с ним объекта.  Например, менеджер указывает источник контакта «Сайт», а система автоматически подставляет это значение в поле «Источник» сделки этого контакта.

Завершение заявки или сделки

Заявку или сделку можно завершать (отмечать выигранной или проигранной) автоматически. Например, если менеджер загрузил документ в поле «Скан договора» и фактически это означает выигрыш заявки.

Чтобы настроить такой сценарий, просто укажите условия для завершения заявки или сделки, выберите действие «Завершить» и укажите результат заявки/сделки.

Обратите внимание: действие «Завершить заявку» доступно в сценариях, объектом которых является заявка, а действие «Завершить сделку» — только в сценариях с объектом-сделкой.