Решения
По размеру

Малый бизнес

Собирайте больше лидов, быстрее работайте с клиентами и принимайте решения

Средний бизнес

Организуйте работу любых отделов, автоматизируйте аналитику и контроль

Крупный бизнес

Управление любыми ресурсами, неограниченная гибкость, решение в закрытом контуре

По отрасли

CRM для продаж

Решение для компаний, ключевым процессом которых являются прямые продажи

CRM для производства

Решение для компаний, производящих любые виды товаров

CRM для B2B

Решение для компаний, работающих в сфере B2B

CRM для B2C

Решение для компаний, работающих в сфере B2C

CRM для образования

Решение для компаний, оказывающих услуги в сфере доп. образования

CRM для рекрутинга

Решение для компаний, для которых ключевыми являются процессы набора персонала

CRM для клиник

Решение для компаний, предоставляющих медицинские услуги

CRM для логистики

Решение для компаний, оказывающих любые виды транспортно-логистических услуг

Все отрасли

+7 499 490-71-05
Вход

Как создать шаблон документа

Вы можете создать шаблоны документов с помощью удобного конструктора.  

В нужный момент просто нажмите на кнопку — и система сама сгенерирует документ на основе шаблона, автоматически подставив в него переменные значения из карточки контакта, компании заявки или сделки. Вам останется только распечатать и подписать бумаги.

Читайте подробнее: Как создать документ по готовому шаблону

Как создать новую категорию документов и добавить шаблон

Чтобы добавить новый шаблон документа, перейдите в Настройки — Шаблоны — Документы. Если необходимо, создайте новую категорию документов (например, «Шаблоны договоров») и нажмите Добавить. Перейдите в нужную категорию и создайте новый шаблон.

Обратите внимание на поле Назначение шаблона при настройке категории. Шаблоны из категории с назначением Документы доступны из карточки объектов для формирования документа. Почтовые и sms сообщения — только из почтового модуля и модуля отправки sms.

Как подставить в шаблон пользовательские значения

Поставьте курсор на место, куда необходимо подставить значение. Нажмите значок Шаблонные значения на панели инструментов и из списка выберите нужное поле. В тексте документа появится специальная метка. Кроме стандартных полей вы можете использовать собственные поля, которые добавили ранее.

Обратите внимание: для фамилии, имени и отчества доступен вывод значения в родительном падеже.

Читайте подробнее: как добавить в CRM пользовательские поля

Как оформить текст

Оформите текст, используя панель инструментов над рабочей областью: выберите шрифт и размер, задайте отступы и выравнивание абзацев и заголовков, добавьте списки, таблицы и изображения.

Работа с конструктором похожа на работу в любом текстовом редакторе.

Читайте такжекак создать шаблон электронного письма

Как добавить таблицу с объектами в шаблон документа

Вы можете вставить в документ шаблонную таблицу, которая выведет все связанные с объектом сущности в удобном формате. Например, если вы формируете документ из сделки, вы можете отобразить связанные с ней счета в виде таблицы с нужными столбцами.

Чтобы вставить таблицу, выберите значок Шаблонные таблицы на панели задач и выберите тип объектов, которые хотите вывести. Добавьте и скройте необходимые колонки. Для фамилии, имени и отчества при необходимости выберите опцию Родительный падеж. Для числовых значений вы можете указать опции Прописью (выведет число прописью) и Итого (добавить в таблицу столбец с суммой значений в ячейках).

Вы можете форматировать таблицу, например, установить нужный шрифт, установить стили для границ и ячеек.

Сформированная таблица будет оформлена так, как вы задали в шаблоне. Обратите внимание на строку Итого — она была добавлена автоматически для столбца, в котором выбрана соответствующая опция.

Будьте внимательны: если вы удалили шаблон документа, то восстановить его уже нельзя.

Обратите внимание: таблица с контактами выведет все привязанные к объекту контакты, таблица со сделками — все связанные с объектом сделки. Если вы хотите сформировать таблицу контактов из объекта, для которого не указаны связанные контакты, она будет пустой!Ещё один пример — формирование таблицы с контактами из карточки контакта. В таблицу попадут связанные контакты, но не контакт, из карточки которого вы формируете документ.

Если вы хотите, чтобы в документ попали не все привязанные к объекту сущности, а только некоторые из них то:

1. Откройте карточку объекта, вложенные сущности которого вы хотите отразить в шаблонной таблице;

2. Перейдите во вкладку с нужными объектами;

3. Отметьте галочкой объекты, которые вы хотите отразить в шаблонной таблице;

4. Нажмите Выбрать действие — Создать документ.

5. Выберите нужный шаблон документа и нажмите Создать.

Готово, в шаблонную таблицу попали только отмеченные вложенные объекты.

Как загрузить в CRM документ с форматом DOCX и использовать его в качестве шаблона

Теперь вы можете загружать в S2 документы с форматом DOCX. Это может потребоваться, если на вашем компьютере есть документ, созданный в Word, и вы хотите использовать его в качестве шаблона.

Существует 2 способа добавления DOCX документа. Какой подойдет в вашей ситуации зависит от того планируете ли вы использовать в документе шаблонные значения или нет. Рассмотрим оба варианта.

Как добавить DOCX документ, в котором нет шаблонных значений:

Зайдите в Настройки — Шаблоны — Документы. Нажмите + — Загрузить DOCX шаблон — Выбрать файл. Загрузите ваш документ. Установите название шаблона и имя документа. Нажмите Сохранить. Шаблон добавлен и готов к использованию.

Как добавить в систему DOCX документ и вставить в него шаблонные значения:

Зайдите в Настройки — Шаблоны — Документы. Нажмите + — Загрузить DOCX шаблон Перейдите во вкладку Переменные. Выберите из списка нужное шаблонное значение. Чтобы оно скопировалось, просто нажмите на него.

После этого откройте ваш документ и вставьте шаблонное значение в нужное место. Чтобы сделать это, нажмите CTRL+V. Затем отключите проверку правописания. Для этого перейдите во вкладку Рецензирование, выберите пункт Правописание. Перед вами откроется меню. Нажимайте Пропустить все, пока не увидите уведомление «Проверка правописания и грамматики завершена». Нажмите ОК. Сохраните файл.

Обратите внимание: если не отключить проверку правописания, то шаблонные значения заполняться не будут.

Вернитесь в браузер. Перейдите во вкладку Параметры, нажмите Выбрать файл и загрузите документ. Установите название шаблона и имя документа. Нажмите Сохранить. Шаблон добавлен и готов к использованию.

Обратите внимание:

1. Для шаблонов документов можно использовать только DOCX-файлы.

2. Шаблон DOCX нельзя использовать для электронных писем и СМС — только для документов.

3. В DOCX шаблоны нельзя через шаблонные значения вставить обложку продукта или объекта недвижимости.

Как добавить в DOCX документ шаблонную таблицу

Зайдите в Настройки — Шаблоны — Документы. Выберите свой DOCX шаблон или, если вы еще не добавили шаблон, нажмите + — Загрузить DOCX шаблон. Перейдите во вкладку Переменные и выберите объект, для которого вы будете создавать шаблонную таблицу. Например, Вложенные продукты. Скопируйте значение из первого поля Таблица:Начало. Для этого просто нажмите на значение.

Откройте ваш DOCX шаблон в Microsoft Word и перед тем, как создавать в нем таблицу, обязательно вставьте скопированное значение из поля Таблица:Начало.

Создайте таблицу, установите нужное количество столбцов и оставьте одну пустую строку. Задайте столбцам название в соответствии с данными, которые будут подставляться в таблицу. Например, если вы создаете таблицу для вложенных продуктов, то в названии столбцов может указываться название продукта, цена продажи, цена закупки, затраты и т.д.

Заполните пустую строку шаблонными значениями в соответствии с названиями столбцов. Для этого скопируйте значения из вкладки Переменные и вставьте их в ячейки таблицы. Отключите проверку правописания: Рецензирование — Правописание — Пропустить все. Сохраните документ.

Удалите из системы старый шаблон и загрузите новый. Если вы ранее не добавляли в CRM шаблон, то просто выполните загрузку.

Добавьте документ в карточку нужного объекта. В нашем случае мы использовали пример с вложенными продуктами, поэтому добавим документ карточку Сделки.

Что делать, если документ не загружается в карточку объекта

При попытке добавить документ в карточку объекта вы можете увидеть сообщение «Ошибка(“Название вашего документа”) Файл: не может быть пустым».

Это происходит из-за того, что в Microsoft Word включен режим ограниченной функциональности. Чтобы исправить проблему, перейдите во вкладку Файл и в разделе Сведения нажмите Преобразовать. Подтвердите преобразование и сохраните документ.

После этого откройте S2 CRM. Перейдите в Настройки — Шаблоны — Документы. Удалите старый шаблон документа и загрузите новый. Теперь документ успешно добавится в карточку нужного объекта.