Как создать шаблон документа

Вы можете создать шаблоны документов с помощью удобного конструктора.  

В нужный момент просто нажмите на кнопку — и система сама сгенерирует документ на основе шаблона, автоматически подставив в него переменные значения из карточки контакта, компании заявки или сделки. Вам останется только распечатать и подписать бумаги.

Читайте подробнее: Как создать документ по готовому шаблону

Как создать новую категорию документов и добавить шаблон

Чтобы добавить новый шаблон документа, перейдите в Настройки — Шаблоны — Документы. Если необходимо, создайте новую категорию документов (например, «Шаблоны договоров») и нажмите Добавить. Перейдите в нужную категорию и создайте новый шаблон.

Обратите внимание на поле Назначение шаблона при настройке категории. Шаблоны из категории с назначением Документы доступны из карточки объектов для формирования документа. Почтовые и sms сообщения — только из почтового модуля и модуля отправки sms.

Как подставить в шаблон пользовательские значения

Поставьте курсор на место, куда необходимо подставить значение. Нажмите значок Шаблонные значения на панели инструментов и из списка выберите нужное поле. В тексте документа появится специальная метка. Кроме стандартных полей вы можете использовать собственные поля, которые добавили ранее.

Обратите внимание: для фамилии, имени и отчества доступен вывод значения в родительном падеже.

Читайте подробнее: как добавить в CRM пользовательские поля

Как оформить текст

Оформите текст, используя панель инструментов над рабочей областью: выберите шрифт и размер, задайте отступы и выравнивание абзацев и заголовков, добавьте списки, таблицы и изображения.

Работа с конструктором похожа на работу в любом текстовом редакторе.

Читайте также: как создать шаблон электронного письма

Как добавить таблицу с объектами в шаблон документа

Вы можете вставить в документ шаблонную таблицу, которая выведет все связанные с объектом сущности в удобном формате. Например, если вы формируете документ из сделки, вы можете отобразить связанные с ней счета в виде таблицы с нужными столбцами.

Чтобы вставить таблицу, выберите значок Шаблонные таблицы на панели задач и выберите тип объектов, которые хотите вывести. Добавьте и скройте необходимые колонки. Для фамилии, имени и отчества при необходимости выберите опцию Родительный падеж. Для числовых значений вы можете указать опции Прописью (выведет число прописью) и Итого (добавить в таблицу столбец с суммой значений в ячейках).

Вы можете форматировать таблицу, например, установить нужный шрифт, установить стили для границ и ячеек.

Сформированная таблица будет оформлена так, как вы задали в шаблоне. Обратите внимание на строку Итого — она была добавлена автоматически для столбца, в котором выбрана соответствующая опция.

Будьте внимательны: если вы удалили шаблон документа, то восстановить его уже нельзя.

Обратите внимание: таблица с контактами выведет все привязанные к объекту контакты, таблица со сделками — все связанные с объектом сделки. Если вы хотите сформировать таблицу контактов из объекта, для которого не указаны связанные контакты, она будет пустой!Ещё один пример — формирование таблицы с контактами из карточки контакта. В таблицу попадут связанные контакты, но не контакт, из карточки которого вы формируете документ.

Если вы хотите, чтобы в документ попали не все привязанные к объекту сущности, а только некоторые из них то:

1. Откройте карточку объекта, вложенные сущности которого вы хотите отразить в шаблонной таблице;

2. Перейдите во вкладку с нужными объектами;

3. Отметьте галочкой объекты, которые вы хотите отразить в шаблонной таблице;

4. Нажмите Выбрать действие — Создать документ.

5. Выберите нужный шаблон документа и нажмите Создать.

Готово, в шаблонную таблицу попали только отмеченные вложенные объекты.

Как загрузить в CRM документ с форматом DOCX и использовать его в качестве шаблона

Теперь вы можете загружать в S2 документы с форматом DOCX. Это может потребоваться, если на вашем компьютере есть документ, созданный в Word, и вы хотите использовать его в качестве шаблона.

Существует 2 способа добавления DOCX документа. Какой подойдет в вашей ситуации зависит от того планируете ли вы использовать в документе шаблонные значения или нет. Рассмотрим оба варианта.

Как добавить DOCX документ, в котором нет шаблонных значений:

Зайдите в Настройки — Шаблоны — Документы. Нажмите + — Загрузить DOCX шаблон — Выбрать файл. Загрузите ваш документ. Установите название шаблона и имя документа. Нажмите Сохранить. Шаблон добавлен и готов к использованию.

Как добавить в систему DOCX документ и вставить в него шаблонные значения:

Зайдите в Настройки — Шаблоны — Документы. Нажмите + — Загрузить DOCX шаблон Перейдите во вкладку Переменные. Выберите из списка нужное шаблонное значение. Чтобы оно скопировалось, просто нажмите на него.

После этого откройте ваш документ и вставьте шаблонное значение в нужное место. Чтобы сделать это, нажмите CTRL+V. Затем отключите проверку правописания. Для этого перейдите во вкладку Рецензирование, выберите пункт Правописание. Перед вами откроется меню. Нажимайте Пропустить все, пока не увидите уведомление «Проверка правописания и грамматики завершена». Нажмите ОК. Сохраните файл.

Обратите внимание: если не отключить проверку правописания, то шаблонные значения заполняться не будут.

Вернитесь в браузер. Перейдите во вкладку Параметры, нажмите Выбрать файл и загрузите документ. Установите название шаблона и имя документа. Нажмите Сохранить. Шаблон добавлен и готов к использованию.

Обратите внимание:

1. Для шаблонов документов можно использовать только DOCX-файлы.

2. Шаблон DOCX нельзя использовать для электронных писем и СМС — только для документов.

3. В DOCX шаблоны нельзя через шаблонные значения вставить обложку продукта или объекта недвижимости.

Как добавить в DOCX документ шаблонную таблицу

Зайдите в Настройки — Шаблоны — Документы. Выберите свой DOCX шаблон или, если вы еще не добавили шаблон, нажмите + — Загрузить DOCX шаблон. Перейдите во вкладку Переменные и выберите объект, для которого вы будете создавать шаблонную таблицу. Например, Вложенные продукты. Скопируйте значение из первого поля Таблица:Начало. Для этого просто нажмите на значение.

Откройте ваш DOCX шаблон в Microsoft Word и перед тем, как создавать в нем таблицу, обязательно вставьте скопированное значение из поля Таблица:Начало.

Создайте таблицу, установите нужное количество столбцов и оставьте одну пустую строку. Задайте столбцам название в соответствии с данными, которые будут подставляться в таблицу. Например, если вы создаете таблицу для вложенных продуктов, то в названии столбцов может указываться название продукта, цена продажи, цена закупки, затраты и т.д.

Заполните пустую строку шаблонными значениями в соответствии с названиями столбцов. Для этого скопируйте значения из вкладки Переменные и вставьте их в ячейки таблицы. Отключите проверку правописания: Рецензирование — Правописание — Пропустить все. Сохраните документ.

Удалите из системы старый шаблон и загрузите новый. Если вы ранее не добавляли в CRM шаблон, то просто выполните загрузку.

Добавьте документ в карточку нужного объекта. В нашем случае мы использовали пример с вложенными продуктами, поэтому добавим документ карточку Сделки.

Что делать, если документ не загружается в карточку объекта

При попытке добавить документ в карточку объекта вы можете увидеть сообщение «Ошибка(“Название вашего документа”) Файл: не может быть пустым».

Это происходит из-за того, что в Microsoft Word включен режим ограниченной функциональности. Чтобы исправить проблему, перейдите во вкладку Файл и в разделе Сведения нажмите Преобразовать. Подтвердите преобразование и сохраните документ.

После этого откройте S2 CRM. Перейдите в Настройки — Шаблоны — Документы. Удалите старый шаблон документа и загрузите новый. Теперь документ успешно добавится в карточку нужного объекта.