Вы можете настроить систему так, чтобы она автоматически совершала одно или несколько действий при наступлении условия, указанного в блоке Условия.
Читайте подробнее: какие условия можно использовать для запуска автосценария
Чтобы автоматизировать бизнес-процесс, задайте условия для его запуска и выберите событие или несколько событий, которые должны произойти. Это может быть:
Для каждого типа действия можно задать свои настройки.
С помощью действия Назначить ответственного вы можете:
- Сделать так, чтобы при срабатывании условия, ответственным за объект всегда становился какой-то конкретный сотрудник;
- Установить последовательность назначения ответственного при каждом срабатывании сценария.
Чтобы сделать ответственным за объект какого-то конкретного сотрудника, нужно нажать Выбрать сотрудника и указать в поле одного пользователя.
Если вы хотите установить последовательность назначения ответственных, то можно сделать, чтобы распределение производилось между сотрудниками группы пользователей, либо между сотрудниками, которых вы укажите сами.
Очередность назначения ответственных устанавливается в соответствии с расположением сотрудников в списке пользователей, либо в списке который вы сформировали в настройках автоматизации.
Очередность назначения ответственных, если в настройках автоматизации была выбрана группа пользователей
Очередность назначения ответственных, если в настройках автоматизации вы самостоятельно выбрали сотрудников, между которыми будут распределяться объекты
Если вы установите галочку в поле Назначать сотрудника, если у него запущена рабочая сессия, то заявки будут распределяться только между теми сотрудниками, у которых запущен учет рабочего времени.
Для автоматического создания задачи укажите название, тип и описание. Установите ответственного сотрудника и создателя задачи. Выберите группу пользователей и должности, для которых задача будет доступна. Укажите длительность. Установите галочку в чекбоксе, если хотите, чтобы задача была связана с объектом из условия.
Для автоматического запуска проекта введите название, выберите шаблон, укажите длительность и назначьте ответственного. Если необходимо, поставьте галочку в чекбоксе Сделать объект автоматизации объектом проекта.
**Для автоматического создания сделки или заявки введите название и сумму, выберите, какой этап присвоить, назначьте ответственного и укажите источник. При необходимости установите галочки в чекбоксах Сделать объект автоматизации объектом сделки и Связать созданный объект с объектом автоматизации (если возможно).
**
Чем отличаются ответственные сотрудники в сценариях автоматизации:
1. Текущий ответственный — ответственный или создатель объекта, который указан в условиях сценариях.
**Пример.**Условие: «Если заявка была создана».
Действие: «Создать задачу».
Кто будет ответственным за задачу: пользователь, который указан ответственным в заявке.
2. Ответственный по объекту — ответственный/создатель контакта или компании, привязанной к объекту, который указан в условии сценария.
Пример.
Условие: «Если заявка была создана».Действие: «Создать задачу».Кто будет ответственным за задачу: пользователь, который указан ответственным в контакте или компании, привязанной к заявке.
3. Вышестоящий руководитель по текущему ответственному — ответственным будет руководитель пользователя, который являяется ответственным за объект указанный в условиях сценария.
Пример. Условие: «Если заявка была создана».
Действие: «Создать задачу».
Кто будет ответственным за задачу: руководитель пользователя, который является ответственным за заявку.
4. Текущий пользователь — сотрудник, который запустил сценарий автоматизации.
Пример. Условие: «Если заявка была создана».
Действие: «Создать задачу».
Кто будет ответственным за задачу: пользователь, который создал заявку.
5. Вышестоящий руководитель текущего пользователя — ответственным будет руководитель пользователя, который запустил сценарий автоматизации.
Пример. Условие: «Если заявка была создана».
Действие: «Создать задачу».
Кто будет ответственным за задачу: руководитель пользователя, который создал заявку.
Действие копирует объект, который вызвал срабатывание сценария, при необходимости добавляя к его имени нужное слово/фразу.
Контакты, компании, заявки и сделки можно автоматически архивировать при наступлении определённых условий. Например, если клиент не выходит на связь или сделка была заключена уже два года назад. Чтобы настроить такой сценарий, просто укажите условия для архивации и выберите действие «Отправить в архив».
Для изменения данных выберите поле, информацию которого нужно заменить, и укажите новое значение. Вы можете изменить статус или этап сделки, тип или профиль контакта, назначить другого ответственного для клиента или сделки.
Обратите внимание: изменить данные можно только в объекте, который вызвал автоматизацию. Например, если вы выбрали в условиях «Контакт был изменён», то изменить данные получится только для контакта!
S2 можно настроить так, чтобы она автоматически отправляла уведомления вашим сотрудникам и клиентам.
Для отправки сообщения в S2 введите текст и укажите получателя. Пользователь получит уведомление способом, который указан в настройках его профиля: всплывающее окошко в системе или браузере, e-mail или Телеграм.
Для отправки SMS сотруднику вашей компании выберите провайдера рассылки sms (его необходимо подключить заранее), введите сообщение и добавьте получателей.
Для отправки SMS клиенту выберите провайдера и введите имя отправителя (например, название компании), напишите сообщение, и укажите, на какой номер отправить SMS, если к контакту или компании привязано несколько телефонов.
Обратите внимание: система может автоматически подставлять в сообщения данные из карточки указанного объекта. Используйте эту функцию, чтобы персонализировать и конкретизировать сообщения.
| Сообщение | Персонализированное сообщение |
|---|
| Ваш заказ готов! | [Имя], ваш заказ от [Дата заказа] готов! |
| Светлана, ваш заказ от 05.07.2015 готов! | |
|
| Приготовьте отчет по сделке. | [Ответственный], подготовьте отчет по сделке [Название], объект [Объект].
Михаил, подготовьте отчет по сделке «Установка окон», объект «Элит-Пласт».
|
Чтобы при отправке sms-уведомления или сообщения система ввела данные автоматически, кликните в поле создания сообщения. Нажмите на звездочку в открывшемся меню, и выберите, значение какого поля необходимо подставить в текст.
К объектам системы можно автоматически привязывать продукты. Например, вы создали новую сделку «Ремонт ванной под ключ». Система сможет сама прикрепить к карточке необходимые продукты: керамическую плитку, маячки, сантехнику, трубы и пр.
Обратите внимание: количество продуктов система может брать из любого поля объекта. Например, вы указали, что площадь ванной — 5 кв.м, поэтому CRM сразу добавить нужное количество плитки.
К заявке, сделке, компании или контакту можно автоматически «привязать» соисполнителя или наоборот удалить его. Например, вы получили заявку на изготовление рекламного буклета. Система сама «пригласит» верстальщика, когда менеджер переведет сделку на этап «ТЗ утверждено».
S2 можно настроить так, чтобы она автоматически заполняла документы. Вы только перевели сделку на этап «Подготовка и согласование документов», а заполненный договор и рассчитанная смета уже ждут вас в карточке!
Таким же образом можно настроить автоматическое выставление счета.
После создания или изменения заявки, сделки, контакта или компании система может автоматически отправить клиенту e-mail. Чтобы настроить такой сценарий:
- заранее добавьте нужный шаблон электронного письма;
- на вкладке Действие в сценарии укажите Отправить e-mail;
- поставьте галочку в чекбоксе Ответственный по объекту — отправитель, чтобы отправлять письма с адреса ответственного за объект;
- выберите стандартный электронный адрес, с которого письма будут отправляться по-умолчанию (например, если у ответственного не указана почта или чекбокс Ответственный по объекту — отправитель неактивен);
- в разделе Получатель укажите e-mail сотрудника, если хотите отправить письмо коллеге, или отметьте галочкой Отправить на основной e-mail объекта, если хотите отправить письмо клиенту;
- выберите шаблон письма и, если это необходимо, отметьте пункты Прикрепить сгенерированные документы (чтобы сгенерировать их, в эту же автоматизацию нужно добавить соответствующие действия) и Прикрепить все загруженные файлы по объекту (все файлы, загруженные в карточку объекта).
Веб-хук — это информация, которую посылает S2 на сторонний сервер когда наступает событие, описанное в автоматизации (создаётся или меняется сделка, заявка, почтовое сообщение, компания или контакт).
Например, у вас есть интернет-магазин. Когда менеджер изменит статус заказа в S2, в идеале статус заказа должен сразу же поменяться и у клиента в личном кабинете магазина.
Это легко реализуется через веб-хуки. Вы настраиваете автоматизацию: если статус сделки был изменён, то отправить веб-хук на определенный адрес на вашем сервере. S2 передаст всю информацию: какой заказ поменял статус, какой статус актуален теперь — вам останется только обработать данные на своей стороне.
Если сценарий автоматизации с вызовом веб-хука по какой-либо причине не сработал, то система будет повторять его исполнение с интервалами 10 сек, 30 сек, 60 сек, 2 минуты, 3 минуты, 4 минуты, 10 минут, 1 час, 2 часа, 5 часов.
Обработка данных на вашей стороне — работа программиста Передайте ему эту ссылку — наши разработчики уже подготовили всю необходимую информацию.
Это действие прямо из текущего сценария вызывает ещё один сценарий по объекту, вызвавшему автоматизацию, или связанному с ним объекту.
Читайте подробнее: как использовать «Запуск сценария по объекту»
Действие позволяет автоматически начислять сотрудникам бонусы. Например, проценты за успешную сделку или каждый выставленный клиенту счёт.
Читайте подробнее: как автоматизировать начисление бонусов сотрудникам
Действие копирует значение из поля объекта, вызвавшего автоматизацию, в поле связанного с ним объекта. Например, менеджер указывает источник контакта «Сайт», а система автоматически подставляет это значение в поле «Источник» сделки этого контакта.
Чтобы значение скопировалось корректно, необходимо соблюдение ряда условий:
- объекты должны быть связаны (в примере контакт является источником сделки);
- тип полей должен быть одинаковым (поле Список копируется в поле Список, Текст в Текст и пр.);
- также тип полей может быть разным, но копироваться значение должно из сложного в более простое поле (например, из поля Формула в поле Текст или из поля Список в Текст).
Заявку или сделку можно завершать (отмечать выигранной или проигранной) автоматически. Например, если менеджер загрузил документ в поле «Скан договора» и фактически это означает выигрыш заявки.
Чтобы настроить такой сценарий, просто укажите условия для завершения заявки или сделки, выберите действие «Завершить» и укажите результат заявки/сделки.
Обратите внимание: действие «Завершить заявку» доступно в сценариях, объектом которых является заявка, а действие «Завершить сделку» — только в сценариях с объектом-сделкой.
